Путевой лист представляет собой важный документ для организаций и ИП, в деятельности которых используются транспортные средства. Поэтому важно понимать, что это за документ, в каких случаях его использование обязательно, и какое наказание за отсутствие путевых листов.
Что такое путевой лист и сроки его хранения
Так как путевой лист напрямую связан с вождением транспортных средств, многие пытаются искать информацию о нем в правилах дорожного движения. Однако в этом нормативно-правовом акте он упоминается только один раз и то вскользь. В ПДД о путевых листах говорится лишь то, что водитель обязан иметь его при себе в установленном случае и по первому требованию передавать полицейскому.
Важно понимать, что этот документ требуется, прежде всего, для целей правильного ведения учета расходов. Путевой лист – документ, который необходим в первую очередь бухгалтерии и ИФНС. Именно он в первичной документации позволяет подтвердить понесенные организацией расходы.
Сроки хранения путевого листа, установленные в различных законодательных актах, представлены в таблице ниже.
| Законодательный акт | Срок хранения |
| Приказ Министерства транспорта | Не менее 5 лет (может быть увеличен по желанию организации) |
| Приказ Министерства культуры | — 5 лет, если в этот период была проверка контролирующего органа;
— если путевой лист – единственный документ, подтверждающий опасные, вредные и тяжелые условия труда – не менее 75 лет |
| Налоговый кодекс | Не меньше 4 лет |
| ФЗ о Бухучете | Не меньше 5 лет |
Когда путевой лист не нужен?
Следует понимать, что оформление путевого листа обязательно только в оговоренных законом случаях. Оно не требуется, если:
- транспортное средство находится в собственности физического лица, используется им в личных целях либо передано другому человеку по доверенности;
- когда машина принадлежит ИП либо организации, которым учет расхода топлива непринципиален.
При этом в процессе перевозок не должны присутствовать случаи, оговоренные ниже, когда наличие путевого листа является обязательным.
Когда путевой лист обязателен
Нормы заполнения путевых листов регламентируются 8 ноября 2007
- при использовании автобуса, трамвая либо троллейбуса;
- при перевозке грузов;
- при транспортировке пассажиров и их багажа.
При этом перевозка груза, пассажира и багажа должны быть оформлены в установленном порядке. Иными словами, обязательно наличие необходимых документов.
Пример #1. Ответственность за отсутствие путевых листов автомобиля не перевозящего грузы и людей
Организации (ООО) принадлежит транспортное средство, не задействованное в перевозке грузов и пассажиров. При этом для расчета налогов используется упрощенная система налогообложения, за налоговую базу принимаются доходы компании. Требуется понять, является ли обязательным оформление путевого листа в этом случае?
Представленная ситуация не подпадает под требования обязательного оформления путевых листов. Более того, подтверждение расхода топлива не требуется. Таким образом, оформление путевого листа в данном случае является необязательным.
Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. В данном случае инспектор не прав, т.к. вы не перевозили пассажиров, грузы и т.д. (Статья 6. Устава автомобильного транспорта )
Правила оформления путевого листа
Путевой лист должен быть оформлен в соответствии с определенными правилами.
- Такой первичный документ должен быть оформлен на 1 день или одну поездку (если она длится больше одного дня), но не больше чем на месяц.
- Для транспортных средств, используемых в несколько смен, следует заполнять отдельные путевые листы на каждую смену.
- Оформлением занимается диспетчер, либо при его отсутствии бухгалтер, водитель только проставляет свою подпись.
- Путевые листы заполняются по установленным формам. Организация, основной деятельностью которой не являются грузоперевозки, имеет право разработать свой бланк. При этом он должен содержать обязательные реквизиты, установленные законодательно.
- На обратной стороне бланка путевого листа заполняется маршрут следования транспортного средства.
Водитель перед выходом в рейс в обязательном порядке должен пройти медицинский осмотр. В ходе него проверяются отсутствие алкогольного и наркотического опьянения, общее состояние здоровья, готовность к управлению транспортным средством. Об этом обязательно должен проставляться отметка медицинского работника в путевом листе.
В 2015 году правила прохождения предрейсовых медосмотров были ужесточены. Теперь это является обязательством не только наемных работников, но и индивидуальных предпринимателей. При этом ИП могут заключить соответствующее соглашение со специализированным медицинским учреждением.
→ Путевой лист легкового автомобиля (форма 3). Образец заполнения, бланк,
→ Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения, бланк,
→ Путевой лист автобуса (скачать заполненную форму 6)
Наказание при нарушении требований о наличии и оформлении путевых листов (штрафы)
В законе предусмотрено наказание, как за отсутствие путевого листа, так и за неправильное его оформление. При этом наказание предусмотрено не только для организации, но и для водителя.
| Нарушение | Последствия для водителя | Последствия для организации |
| Отсутствие путевого листа | Штраф 500 рублей | Штраф для должностного лица – 20 000 рублей, для организации – 100 000 рублей |
| Отсутствие штампа медицинского работника | Отстранение от управления транспортным средством | Автомобиль направляется на штрафстоянку |
| Штраф для должностных лиц – 5 000 рублей, для организации – 30 000 рублей |
Важно также знать, что в соответствии с Кодексом административных правонарушений ИП за нарушение ведения путевого листа наказывается таким же образом, как организация.
Таким образом, существуют определенные требования о наличии и оформлении путевых листов, закрепленные законодательно. Знание и соблюдение их позволит ИП и организациям избежать серьезных последствий.
Загрузка...