Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде

Документы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и прохождении инструктажей по охране труда «выведены» из кадрового ЭДО.

Статьи 22.1 — 22.3 Трудового кодекса РФ, регулирующие ведение кадрового ЭДО «не работают» в части оформления ряда документов, которые по ТК РФ должны быть подписаны работником лично.

Кодекс ограничивает ведение электронного документооборота для:

• акта о несчастном случае на производстве,
• приказа об увольнении работника,
• документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Все вышеназванные документы можно оформлять только на бумаге. Работник должен подписывать их лично, «живой» подписью.

Разъяснения на этот счет вышли в письме Минтруда Письмо Минтруда РФ от 12 января 2024 г. № 14-6/ООГ-97.

Такие ограничения Минтруд объясняет защитой интересов работника, который вправе оспорить увольнение или нарушение его трудовых прав через суд.

Согласно статье 392 ТК РФ работник может обратиться в суд:

• с иском о нарушении его трудовых прав в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении,
• по спорам об увольнении — в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки, либо СТД-Р.

Что касается актов о несчастном случае и прохождении инструктажей по охране труда, эти документы нужно оформлять на бумаге, так как они имеют принципиальное значение для расследования несчастных случаев на производстве.

Вывод этих документов из системы электронного документооборота не даст возможности недобросовестным работодателям неправомерно и в одностороннем порядке внести изменения в электронный документ, в том числе «задним числом».

Какие документы можно вести в кадровом ЭДО

В перечень кадровых документов, которые можно вести в электронном виде, включены:

1. коллективный договор;
2. трудовой договор;
3. приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу;
4. соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
5. локальный нормативный акт;
6. график отпусков;
7. график сменности;
8. график работы на вахте;
9. отдельное соглашение к трудовому договору;
10. ученический договор и др.