Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина: пошаговая инструкция

В современном мире люди дорого ценят свое время и вместо походов в магазины предпочитают совершать покупки онлайн. Со стремительным развитием виртуальных покупок и ростом количества интернет-магазинов, предлагающих различные товары и услуги возник вопрос их перехода на онлайн-кассы. В статье изучим как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина: пошаговая инструкция и на что пользователю обратить внимание при выборе.

Законодательные нормы работы интернет-магазина с онлайн-кассой

Согласно 54-ФЗ субъекты хозяйственной деятельности сферы торговли или услуг вновь зарегистрированную контрольно-кассовую технику (ККТ) обязаны использовать онлайн-кассы, в том числе и при торговле в сети интернет. Но владельцы интернет-магазинов нашли способы обойти использование в своей деятельности онлайн-кассу:

• использование платежных агрегаторов, например (Webmoney, QiWi и прочие подобные сервисы);
• оплата через банковские квитанции.

С учетом этого пробела в законе была внесена поправка об использовании онлайн-касс независимо от способа расчета: наличный, безналичный или электронными деньгами. Каждый проданный товар или услуга интернет-магазина подлежит оформлению через онлайн-кассу. ОФД передает данные о продаже в ФНС, которая контролирует правильность их передачи и проводит проверку ведения бизнеса.

Кто обязан использовать онлайн-кассы

Ниже рассмотрим кто исключается для применения онлайн-кассы:

1. Предприматели, которые не торгуют с физлицами, а ведут деятельность только с юрлицами и получают денежные средства на расчетный счет.
2. Освобождаются от использования онлайн-касс точки, осуществляющие доставку товара Почтой России наложенным платежом. Оплата происходит по факту получения покупателем товара на расчетный счет. Для этого по закону интернет-магазин заключает договор с почтовой организацией, которая и выбивает чек при оплате на отделении.
3. Курьерская доставка товара аутсорсинговой компанией.
4. Продажа религиозной организацией предметов культа и специальной литературы через собственный интернет-магазин.
5. Собственное изготовление и продажа художественных промыслов и изделий. Принадлежность товара к художественному промыслу определяет спецкомитет.
6. Разносная торговля также может не применять онлайн-кассы при продаже товаров. Однако эту норму закона могут использовать интернет-магазины при доставке товара курьером, который отказывает в выдаче чека при получении средств клиента. Если ФНС докажет в данных действиях несоответствие норме закона, то налагается штраф либо торговля в принципе приостанавливается.

Читайте также статью ⇒ «Онлайн-кассы для вендинга в 2024 году«.

Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина: пошаговая инструкция

На рынке очень много предложений от операторов фискальных данных (ОФД) по обслуживанию онлайн-касс. На сайте ФНС размещен официальный реестр операторов фискальных данных и свой выбор нужно сделать на одном из них. Ниже приведем основные критерии, на которые нужно ориентироваться читателю при выборе ОФД для интернет-магазина.

Этап № 1. Правомерность предоставляемых услуг и их стоимость

Как говорилось выше, начать нужно с проверки наличия организации-ОФД в реестре налоговой службы. Только ОФД из этого списка вправе предоставлять услуги отправки чеков в ФНС через финансовый накопитель (ФН). Экономия затрат на приобретение ОФД должна быть разумной. Владелец интернет-магазина должен выбрать преимущества онлайн-кассы различных ОФД, которые важны и будут подходить именно для его бизнеса и  какими недостатками он готов мириться. Многие организации предоставляют поквартальный либо ежемесячный вариант оплаты.

Читайте также статью ⇒ «Онлайн-кассы для аптек в 2024 году».

Этап № 2. Взаимодействие с платежными агрегаторами

Многие владельцы интернет-магазинов используют платежные агрегаторы с целью перевода денег от покупателя на счет интернет-магазина. Попросту, услуга представляет собой перевод электронных и безналичных средств между покупателем и онлайн-магазином. Платежный агрегатор может принимать различные виды оплаты, в том числе редко встречающиеся виды электронных денег. Это очень удобно владельцам онлайн-бизнеса, так как нет необходимости заключать договор и настраивать работу с каждым отдельным провайдером. Если не используется интернет-кошелек, то подключается услуга эквайринга любого банка на выбор.

Этап № 3. Подключение к сети интернет

При выборе онлайн-кассы нужно учитывать различные варианты ее подключения к сети интернет и автономная работа ККТ без подключения к компьютеру. Очень удобным будет иметь подключение через мобильного оператора, если интернет-магазин осуществляет курьерскую доставку клиенту с оплатой при получении товара.

Этап № 4. Техобслуживание ОФД.

Для бесперебойного проведения оплат важно знать сможет ли ОФД обеспечить круглосуточную техническую поддержку работы онлайн-кассы, своевременно устранять сбои. ОФД при возникновении сбоя могут уведомлять об этом клиента путем отправки смс-сообщения на указанный им номер. Располагает ли ОФД надлежащим оборудованием для передачи чеков в ФНС при большой нагрузке поступающих оплат. Это предотвратит риски начисления штрафов налоговой службой. Также стоит обратить внимание на скорость работы ОФД и простоту использования.

Образец договора с ОФД можно скачать здесь ⇒ Образец договора с ОФД.

Этап № 5. Отправка чеков покупателю

Для интернет-магазина нужно, чтобы ОФД умел отправлять электронные чеки на электронную почту и с помощью смс-сообщения на телефон покупателя без дублирования чека на бумажном носителе. Также нововведением является распечатка чеков с QR-кодом.

Этап № 6. Анализ рынка.

Любой бизнес, в том числе и продажи через интернет, должен быстро реагировать на изменения рынка и покупательской способности клиентов. Чтобы «оставаться в струе» нужно постоянно мониторить рынок, какой товар является наиболее продаваемым, на какой продукт упал спрос, как влияет сезонность или праздники на совершаемые клиентами покупки. Всю эту информацию можно поучить из различных отчетов по чекам, которые формируются в формате эксель из ОФД. Наиболее развернутая база отчетов может обеспечить владельца интернет-магазина необходимыми данными и благодаря этому не нужно иметь дополнительные программные продукты для аккумулирования подобной информации. Очень удобно брать данные из личного кабинета, доступ в который можно настроить и ограничить для различных категорий пользователей для сохранения конфиденциальности данных.

Читайте также статью ⇒ «Применение ККТ при предоставлении займов«.

Варианты онлайн-касс

Владельцы интернет-магазинов при выборе онлайн-касс должны в первую очередь учитывать размеры своего бизнеса и способ доставки товаров клиентам. Существует несколько вариантов интернет-магазинов, от которых зависит выбор ККТ:

Вариант 1. Точка не принимает платежи через сайт. Если товар выдается только в пункте выдачи заказов, то онлайн-касса не требуется вовсе. Оплата происходит по факту получения товара и выдается бумажный чек. При оплате за товар курьеру бумажный чек выдается с помощью мобильной онлайн-кассы. Если интернет-магазин использует оба варианта доставки товара, то нужны обе ККТ.

Вариант 2. Точка принимает платежи через сайт. Если посылки отправляются исключительно Почтой России либо аутсорсинговой курьерской компанией, то нужна онлайн-касса с выдачей электронных чеков и связью с платежным агрегатором. В случае, когда интернет-магазин может получать средства через оплату на сайте или в своем пункте выдачи заказов, то можно выбрать онлайн-кассу, работающую в этом пункте и отправляющую электронные чеки.

Вариант 3. Точка принимает платежи через сайт и своего курьера. Здесь нужны две онлайн-кассы: одна для работы через сайт, другая выдается курьеру. Возможно использование одного аппарата и настроить его на оба режима работы, но при большом количестве транзакций его работа будет некорректной со сбоями.

Вариант 4. Точка принимает платежи через сайт, своего курьера и пункт выдачи заказов. В такой ситуации  приобретают 2 онлайн-кассы: ККТ размещается в пункте выдачи заказов и подключается к сайту, а вторую выдают курьеру для выдачи чеков на месте клиенту.