Ежегодно руководитель предприятия утверждает документ, в соответствии с которым определяется очередность отпусков сотрудников на следующий рабочий год. При составлении этого документа руководство предприятия исходит из необходимости по выполнению производственных задач предприятия и личных пожеланий работников (ст.. 123 ТК РФ).
Какими документами можно пользоваться для ведения учета по очередности ухода в отпуск сотрудников предприятия
Для организации учета последовательности ухода в отпуск сотрудников предприятия сотрудники кадровой службы могут использовать:
— утвержденный бланк формы Т-7 (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1);
— самостоятельно разработанную форму (ФЗ от 06.12.20011г. № 402-ФЗ).
Последовательность ухода в отпуска во всех подразделения (при их наличии) предприятия особая.
Время начала отпуска предварительно согласовывается администрацией организации с каждым из работников. Но, не смотря на это, со временем в течение рабочего года возникают обстоятельства, которые требуют изменить ранее принятую договоренность.
Возможные причины изменения времени ухода в отпуск сотрудников
- Обстоятельства личной жизни сотрудника
- просьба сотрудника о переносе ухода в отпуск на другое время по семейным обстоятельствам;
- наличие листа временной нетрудоспособности;
- изменение должности сотрудника;
- увольнение наемного работника предприятия.
Если во время отпуска сотрудник заболел и получил лист нетрудоспособности, в связи с чем ему должен быть продлен отпуск, выполнять корректировку в графике отпусков не требуется.
Если в течение календарного года у сотрудника изменилась должность, то изменения в графике отпусков осуществляются согласно принятому приказу руководителей организации, предварительно согласовав данные обстоятельства непосредственно с самим работником.
Если сотрудник после того, как получил положенный отпуск, далее увольняется, это должно быть отражено в утвержденном графике отпусков предприятия.
Если работник увольняется до ухода в очередной отпуск, то ему должна быть предоставлена денежная сумма в качестве компенсации за неиспользованные дни отпуска.
Для того, чтобы сотруднику предприятия возникает потребность изменить время ухода в отпуск, он должен обязательно обговорить эту ситуацию с руководителем предприятия.
2. Обстоятельства производственной необходимости
— проведение срочной реорганизации фирмы;
— временная нетрудоспособность руководителя подразделения, в котором работает сотрудник и который должен был заменить желающего уйти в отпуск работника;
— срочная внеплановая проверка контролирующими организациями;
— возникновение потребности в срочных командировках;
— появление срочной работы, с которой может справиться только работник определенной специализации;
— не соблюдение сроков по выплате отпускных работнику;
— иные обстоятельства производственной необходимости.
Какие документы необходимо подготовить для того, чтобы правильно отозвать работника из отпуска
Для того, чтобы отозвать сотрудника из ежегодного отпуска, необходимо составить несколько документов:
1) Обоснование в письменной форме необходимости отзыва сотрудника из отпуска, например, это может быть служебная записка руководителя подразделения, в котором трудиться работник, вышедший в отпуск.
2) Подготовить уведомление для сотрудника об отзыве его из оплачиваемого отпуска для того, чтобы он приступил к своим трудовым обязанностям.
3) От сотрудника получить письменное согласие, которое может быть оформлено как подпись на уведомлении в специально отведенной для этого строке на согласие.
4) Подготовить приказ по предприятию о том, что сотрудник отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью, подробно описать в чем заключается эта потребность в работнике. В приказе также следует указать распоряжение в отдел бухгалтерии о пересчете отпускных и времени на которое будет в дальнейшем перенесен отпуск.
Пример служебной записки о необходимости присутствия сотрудника на рабочем месте
Директору ООО «Авангард»
Потапову С.А
Начальника отдела
экономической безопасности
Григорьева Т.В.
Служебная записка
В связи с фиксированием оборудованием следов взлома базы данных предприятия, произошедшего 17-18 марта 2024 года, и необходимости устранения последствий, в срочном порядке предлагаю вызвать из очередного отпуска ведущего сотрудника службы экономической безопасности Кравцова Станислава Петровича с 19 марта 2024 года.
Начальник отдела
экономической безопасности Григорьев Т.В.
18.03.2024г.
Пример письменного согласия сотрудника на преждевременный выход из отпуска в связи с производственной необходимостью
Директору ООО «Авангард»
Потапову С.А.
Ведущего сотрудника службы
экономической безопасности
Кравцова С.П.
Заявление
Я, Кравцов Станислав Петрович, не возражаю против досрочного выхода из ежегодного отпуска 19 марта 2024 года. Часть оплачиваемого отпуска, которая не была использована в количестве девяти календарных дней прошу перенести на период с 20 по 29 июня 2024 года.
18.03.2024г. Кравцов / Кравцов С.П.
Важно! Изменение времени выхода в отпуск сотрудника, закрепленного в графике отпусков по инициативе работодателя, в обязательном порядке должно быть согласовано с сотрудником.
В ситуации, когда на работу принят новый сотрудник уже после того, как был утвержден график отпусков на предприятии, то его не обязательно менять. Можно будет создать приложение к утвержденному графику отпусков и в графе с примечаниями показать время, когда новый сотрудник был принят на работу на данное предприятие.
Следует помнить, что отдельные категории сотрудников имеют право уйти в отпуск в то время, которое удобно для них. Это такие категории сотрудников, как:
- работники, работающие по совместительству, они берут отпуск в одно и тоже время на основном месте работе и на работе, где они трудятся по совместительству;
- сотрудники, возраст которых не достиг 18 лет;
- работники женщины, которые планируют уход в декретный отпуск;
- сотрудники мужчины, жены которых уже получили отпуск в связи с наступлением беременности или находятся в отпуске по уходу за маленьким ребенком;
- работники, которые являются почетными донорами;
- сотрудники, у которые есть двое и более детей, возраст каждого из которых менее 12 лет;
- если сотрудник – жена военнослужащего, она имеет право на отпуск в одно и тоже время что и ее муж военный;
- сотрудники, которые усыновили грудного ребенка, возраст которого менее 3-х месяцев;
- иные категории сотрудников согласно ТК РФ.
При переносе даты ухода в отпуск сотрудника, который относится к одной из вышеперечисленной категории, в график отпусков не вносят изменения по инициативе работника. В подобных ситуациях вносится дополнительная информация в утвержденный график отпусков, а именно:
- графа 10 графика отпусков – указывают категорию сотрудника, который правомочен на уход в отпуск в любое удобное для него время;
- графа 9 графика отпусков – вносят желаемую для работника дату отпуска;
- графа 8 графика отпусков – вписывают информацию о заявлении сотрудника с просьбой о переносе даты ухода в отпуск.
Как выполнить корректировку графика отпусков грамотно
Следует отметить, что для актуализации ранее утвержденного графика отпусков существует два варианта:
1-й вариант. Составление дополнительного документа к существующему графику отпусков на предприятии. Этот вариант был уже рассмотрен выше и применяется при принятии нового сотрудника в организацию.
2-й вариант. Корректировка утвержденного на предприятии графика отпусков. Этот вариант используется при изменении времени ухода в отпуск работника.
В какие сроки должны быть внесены изменения в ранее утвержденный график отпусков сотрудников предприятия
В законодательных документах нет четких ссылок на время, в течении которого должен быть перенесен отпуск, но логично, чтобы необходимые правки вносились в текущем году и не позже чем за 2 недели, до того момента , когда работник должен был бы уйти в оплачиваемый отпуск.
Каким документом следует оформить изменение времени ухода в оплачиваемый отпуск
Такой документ как приказ подтверждает изменения в графике отпусков предприятия.
В приказе необходимо указать следующие обязательные моменты:
- Название самого документа «Приказ».
- Название предприятия (организации).
- Место и дата, когда и где был сформирован приказ.
- В соответствии с внутренней системой нумерации прописать номер документа.
- Основание для создания приказа.
- В чем заключается суть самого приказа (к примеру, перенести отпуск работника на другой период времени).
- Подписи первого лица организации, а также лиц, упомянутых в приказе, с их расшифровкой.
Загрузка...