При переводе работников на удаленный формат трудовых отношений, руководителю нужно позаботиться об эффективности сотрудников на дистанционке. Советы ведущих экспертов по трансформационным изменениям компаний и личностей помогут правильно организовать онлайн-работу.
Вступление
Зачастую работники, которые переходят на удаленный формат трудовых отношений, расслабляются, а качество и эффективность их работы снижается. Чтобы этого не произошло, руководителю необходимо позаботиться об обеспечении доступной среды, коммуникации, технологическом и программном обеспечении. Самое главное, нужно поддерживать рабочий дух внутри удаленной команды. А для того чтобы дистанционная работа не превращалась в рутину, рекомендуется организовать развлекательные мероприятия в рамках рабочего дня или недели.
В чем сложности управления удаленными работниками
Экстренный перевод работников на удаленку в период всероссийского карантина вызвало у многих компаний, немало проблем. Все дело в том, что некоторые фирмы никогда не сталкивались с дистанционным форматом трудовых отношений и до конца не осознавали, как будет происходить процесс. Появились проблемы и с обеспечением работников необходимыми предметами труда. Некоторые сотрудники собственными силами организовывали рабочие места, не получая за это никакой компенсации.
Благодаря поправкам в ТК РФ, внесенным в 2020 году, теперь удаленная работа в полном объеме подлежит законодательному регулированию. Теперь работодатель обязан с юридической точки зрения обеспечить удаленному сотруднику надлежащие условия труда. В число сложностей, с которыми столкнулись руководители, управляющие удаленными сотрудниками, можно включить:
- паника, непонимание работников процесса исполнения трудовых отношений;
- некоторые сотрудники стали чувствовать себя более расковано, отказываясь от выполнения каких либо задач или перенося их решение на следующий день;
- отсутствие синхронизации в коллективе;
- отсутствие контакта между работниками и начальством.
Руководитель удаленным отделом обязан не только обеспечить выполнение задач в дистанционном формате, но и мотивировать работников к более эффективному исполнению трудовых функций.
Как меняется роль руководителя при управлении удаленной командой сотрудников
Эффективность работы удаленных сотрудников, которые недавно столкнулись с подобным форматом трудовых отношений, может снизиться. На протяжении двух недель после перевода работников на удаленку, не нужно требовать от них таких же результатов, которых они могли добиться в офисе. Смена обстановки и привычного образа жизни существенно влияют на психоэмоциональное состояние человека, что отражается на качестве исполнения им трудовых функций. Руководителю следует уделить достаточно времени на организацию удаленки и на успокоение панического состояния. Для этого нужно совершить несколько важных действий.
- Организовать рабочее место удаленного сотрудника. Нужно позаботиться о том, чтобы у сотрудника было все необходимое техническое и программное оснащение. Некоторые компании готовы взять часть бытовых забот на себя, например доставку продуктов и медикаментов.
- Настроить коммуникацию. Руководителю необходимо позаботиться о бесперебойной связи работников между собой и с начальством.
- Синхронизировать командную работу. Если на дистанционный формат трудовых отношений перешел весь отдел, а удаленные работники выполняют взаимосвязанные функции, то обеспечение синхронизации их работы можно добиться путем использования специализированных программ и мессенджеров.
Руль руководителя удаленного отдела немного меняется. Теперь он не только распределяет задачи и контролирует их выполнение, но и организует рабочий процесс, участвует в нем, а также выполняет мероприятия, связанные с повышением эффективности сотрудников.
Как подготовиться к работе на удаленке
Прежде чем переводить работников на удаленный формат работы, необходимо подготовиться к данному процессу. В перечень мероприятий, связанных с введением дистанционки, входят операции от оснащения работника нужными предметами труда до организации его питания.
| № п.п. | Наименование мероприятия по подготовке к переводу работника удаленку | Описание мероприятия по подготовке к переводу работника удаленку |
| 1 | Подготовка удаленного рабочего места | Попросите работника выбрать тихий уголок или комнату для работы. Выдайте ему технические средства для исполнения трудовых обязанностей, а также обеспечьте его канцелярией. |
| 2 | Обеспечение доступа работника к корпоративным ресурсам | Установите на рабочий компьютер удаленного работника все необходимые для исполнения трудовых функций программы, а также обеспечьте его стабильным выходом в интернет |
| 3 | Планирование времени для связи с удаленным работником | Оставьте план сеансов связи и ознакомьте с ним удаленного сотрудника. В таком случае он будет знать, в какой день и в какое время предоставить результаты своей работы |
| 4 | Разработка плана задач | Разработайте первоначальный план работ на 1 – 2 недели. Распределите между работниками обязанности, расскажите о нюансах выполнения той или иной задачи в удаленном формате |
| 4 | Обозначение списка проблем | Подумайте, с какими проблемами могут столкнуться сотрудники при выполнении трудовых функций в дистанционном формате. Рекомендуется заранее продумать пути их решения. |
| 5 | Организация питания работников | Нужно увеличить обед удаленного работника. Все дело в том, что на приготовление пищи человеку потребуется немного больше времени, чем просто на ее поглощение. Альтернативный вариант – доставка готовых обедов из ресторанов. |
Важно! Подготовка к организации удаленной работы потребует дополнительных финансовых затрат.
Полноценное рабочее место в стенах квартиры
Чтобы организовать полноценное рабочее места в квартире, усилия должен приложить не только руководитель, но и сотрудник. Нужно рекомендовать работнику найти удобный уголок или свободную комнату, где ему не будут мешать домочадцы. Необходимо обозначить рабочее время и периоды отдыха. Домашние должны знать о том, когда сотрудника можно беспокоить, а когда нельзя.
Эксперты советуют использовать маркировку. Весить на рабочее место специальные обозначения, например красный круг означает то, что человек занят и отвлекать его крайне не рекомендуется, синий – работник отдыхает, желтый – работает, но может отвлечься. Руководитель обязан обеспечить работника техническими и программными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей.
Обеспечение доступа к рабочим ресурсам
Руководитель должен предоставить работнику доступ к рабочим ресурсам. В частности, необходимо обеспечить бесперебойный выход в интернет, установить на рабочий компьютер профессиональные программы, позаботиться о сетевой безопасности.
Важно! Согласно действующему трудовому законодательству, удаленный работник вправе потребовать компенсацию за использование электроэнергии и других ресурсов, которые он использует для работы.
Сеансы связи с подчиненными
В режиме удаленной работы, руководителю рекомендуется организовать регулярные сеансы связи. Можно проводить онлайн конференции или созваниваться с каждым из работников. Это позволит отследить этапы выполнения возложенных на сотрудников задач.
Командная группа поддержки, поддержка для самого руководителя
Организация группы поддержки – это то же самое, что и простое общение с близкими и коллегами. Работник обязан поговорить со своими родными о том, что во время исполнения им трудовых функций его беспокоить не желательно. Руководитель может связаться с сотрудником в любой момент. В это время работник должен выглядеть опрятно и находится на своем рабочем месте. Если специалист привык обедать или пить кофе в перерыв с коллегами, то в это время можно созваниваться с ними по видеосвязи.
План работ
Прежде, чем перевести работников на удаленку, нужно составить план задач. Нужно помнить о том, что первые 2 недели эффективность сотрудников снизится. Поэтому рекомендуется включать в проект вопросы, которые требуют незамедлительного выполнения.
По мере реализации работ, можно допускать работников к выполнению второстепенных функций. Через 2 недели можно переходить на привычный для компании режим, выдавая сотрудникам обычное количество заданий.
Список проблем из-за удаленки
Перед тем, как перевести работников на удаленный формат трудовых отношений, рекомендуется подготовить перечень возможных проблем и путей их решения. В дальнейшем, при реализации удаленки, данный список может пополняться. Рекомендуется уделять их разрешению не менее получаса. Если проблема сложная, то к ее решению можно подключить и других удаленных работников, например по видеосвязи.
Организация питания
Помните о том, что дома работник не сможет сходить в столовую и пообедать за полчаса. Для этого ему необходимо самостоятельно приготовить пищу. Поэтому увеличьте обеденный перерыв. Если формат работы не позволяет уделять обеду более 20 минут, организуйте доставку готовых блюд до квартиры работников.
Синхронная работа с командой
Для повышения эффективности выполнения трудовых задач, рекомендуется синхронизировать командную работу. Для этого можно использовать специализированные инструменты, такие как CRM, Outlook, TFS, Jira, Slack, Trello. Программы помогут видеть, как работникам, таки руководителю, выполнение всеми сотрудниками возложенных на них функций. Синхронная работа команды может решить ряд важных вопросов:
- риск того, что работник занят иным делом, а не работой, снижается в несколько раз;
- руководитель может видеть, сколько времени сотрудник тратит на выполнение той или иной функции;
- не нужно постоянно звонить работникам и контролировать их действия.
При помощи специализированных программ, руководитель сможет координировать сотрудников и делегировать задачи между ними.
Онлайн-встречи с командой
При переходе на удаленный формат работы, рекомендуется запланировать ежедневные онлайн встречи. Если дистанционных работников много, рекомендуется разбить их на подгруппы и общаться с каждой их них не менее 15 минут. Раз в неделю рекомендуется обзванивать каждого из работников. Разговор наедине позволит более конкретно обозначить перечень задач на неделю и рассказать о существующих нюансах их выполнения.
Мотивация удаленных сотрудников
Важно мотивировать работников к более эффективному исполнению трудовых функций. Организация данных мероприятий может быть связана с финансовыми влияниями или использованием психологических приемов.
В первую очередь, при общении с конкретным работником стоит интересоваться о его самочувствии, о здоровье родных, о настроении сотрудника. Эксперты рекомендуют использовать модель Дрекслера-Сиббета, когда работник должен ответить на 8 вопросов, которые помогут:
- сориентировать работника;
- создать доверительную обстановку;
- прояснить цели;
- выделить приверженность к компании;
- настроить человека на реализацию планов;
- рассказать о том, как можно организовать максимальную производительность;
- определить, нужно ли продолжать работу с данным сотрудником.
Для мотивации работника рекомендуется связываться с ним по любым каналам ежедневно. Можно звонить, писать сообщения в мессенджере, отправлять забавные картинки, выкладывать посты в социальных сетях. Главное, общаться с сотрудником не только о работе, но и о других вещах.
Типичные ошибки
В процессе подготовки и организации удаленной работы, руководители могут совершать ошибки.
Ошибка 1. Руководитель перевел работников на удаленный формат трудовых отношений, но не обеспечил их бесперебойным выходом в интернет. В связи с этим некоторые сотрудники не смогли во время выполнить поставленные задачи.
Решение 1. Эффективность исполнения удаленным работником трудовых функций зависит не только от него, но и от руководителя. Начальник обязан организовать удаленное рабочее место, путем предоставления технического и программного обеспечения.
Ошибка 2. После перевода работников на удаленный формат трудовых отношений, руководитель начал через каждые два часа интересоваться у сотрудников процессом выполнения задач путем направления сообщений, по видеосвязи и по телефону.
Решение 2. Руководитель удаленного отдела может следить за процессом выполнения трудовых функций при помощи специализированных программ. Беспрестанные звонки, связь по смс или видеообщение не приведут к положительному результату, а только отвлекут работника от выполнения им поставленных задач.
Ответы на часто задаваемые вопросы
В процессе подготовки и организации удаленной работы, у руководителя могут возникнуть вопросы.
Вопрос 1. Можно ли перевести работников на удаленку без получения от них согласия.
Ответ 1. Нет. Изменение формы трудовых отношений возможно только с письменного согласия сотрудника.
Вопрос 2. Можно ли перевести работника на удаленный формат трудовых отношений частично?
Ответ 2. Подобная форма с юридической точки зрения называется комбинированной удаленной работой. Она регламентирована на законодательном уровне и доступна для введения.
Загрузка...