Как составить справку о зарплате: для центра занятости, для кредита, для налогового вычета

Составление справок о зарплате является одной из основных обязанностей бухгалтера. В статье разберем, как составить справку о зарплате для центра занятости, для кредита, для налогового вычета, а также выясним, какие бланки используются для справок каждого вида.

Как составить справку о зарплате для центра занятости

Для получения справки о доходах могут обратиться не только работающие лица, но и уволенные граждане в случае, если речь идет о справке для центра занятости.

★ Книга-бестселлер "Расчет больничного и страховые взносы в 2018" для чайников (пойми как рассчитывать страховые взносы за 72 часа) куплено 3000+ книг

Когда необходимо составлять справку для ЦЗН

Основанием для составления справки является обращение бывшего работника либо сотрудника, который в ближайшее время планирует увольняться с предприятия.

Справка для центра занятости предоставляется последним работодателем безработного и является основанием для расчета суммы пособия по безработице. Таким образом, бухгалтер предоставляет работнику справку для ЦЗН только в случае, если данная организация является последним местом трудоустройства гражданина.

Бланк справки и порядок заполнения

Справка для центра занятости составляется на бланке установленного образца, который можно скачать здесь ⇒ Справка о среднем заработке для ЦЗН (бланк).

Бухгалтер отражает в документе следующую информацию:

• ИНН и ОКВЭД организации;
• полное наименование организации.
• ФИО сотрудника (бывшего сотрудника), которому выдается справка;
• период работы сотрудника в организации (с_____ г. по _______г.);
• количество недель работы сотрудника в организации в течение последних 12-ти месяцев;
• режим рабочего времени (полная/неполная рабочая неделя, количество рабочих часов в дне/смене, рабочих дней в неделе).

Кроме того, бухгалтер указывает в справке периоды, исключаемые их расчета среднего заработка, а именно:

• отпуск по уходу за ребенком до достижения им 1,5 или 3-х лет;
• отпуск без сохранения заработной платы;
• время простоя;
• время вынужденного прогула по вине работника;
• временная нетрудоспособность, в том числе отпуск по беременности и родам;
• другие периоды, когда заработная плата не выплачивалась.

Информация об исключаемых периодах отражается в справке с указанием периодов (с_____ г. по _______г.) и причин отсутствия на работе (отпуск без сохранения зарплаты).

Расчет среднего заработка для справки в ЦЗН

Основной информацией в справке является сумма среднего заработка, рассчитанного за период 3 месяца, предшествующих дню увольнения.

В расчете среднего заработка учитывается весь доход, полученных работником в течение расчетного периода. Исключаемые периоды и суммы выплаченного в эти периоды дохода в расчете среднего заработка не учитываются.

Если сотрудник отработал весь расчетный период (3 месяца) полностью, то среднемесячный доход, отражаемый в справке для ЦЗН, рассчитывается по формуле:

СрЗар_цзн = Доход / 3,

где Доход – сумма денежного вознаграждения, выплаченная работнику за расчетный период (оклад, премии, надбавки, отпускные, материальная помощь).

В случае, если в течение расчетного периода сотрудник отсутствовал по причине болезни, был в отпуске за свой счет, т.п., то средний заработок для ЦЗН определяется по формуле:

СрЗар_цзн = Доход / КолДн₁  * КолДн₂ / 3 мес.,

где Доход – доход работника за расчетный период без учета больничного и прочих выплат, начисленных за исключаемые периоды;
КолДн₁ – количество рабочих дней, в течение которых сотрудник находился на работе;
КолДн₂ – общее количество рабочих дней в 3-х месяцах расчетного периода.

Читайте также статью ⇒ «Как рассчитать средний заработок для пособия по безработице».

Подписание справки

Справка для ЦЗН составляется в 2-х экземплярах, подписывается главным бухгалтером и руководителем организации, после чего скрепляется печатью.

Если у организации есть угловая печать с реквизитами, то ее следует проставить в левом верхнем углу справки. В случае, если печать отсутствует, то документ необходимо оформить на фирменном бланке и зарегистрировать (присвоить исходящий номер, указать дату).

Справка для кредита (КР-1)

Работник может обратиться к работодателю для получения справки о доходах в случае, если он планирует приобрести товар в кредит. В таком случае бухгалтеру необходимо составить справку по форме КР-1 с указанием суммы среднемесячного заработка работника за расчетный период.

Расчет среднего заработка для справки

Средний заработок для кредита определяется за период 3 месяца, предшествующих месяцу обращения работника за справкой. К примеру, сотрудник, обратившийся в бухгалтерию 11.10.2024 года, получит справку о среднем заработке за расчетный период с 01.07.2024 по 30.09.2024.

Какие суммы и периоды учитываются в расчете, а какие – нет, описано в таблице ниже.

Средний заработок для кредита сотруднику, который отработал расчетный период полностью, рассчитывается так:

СрЗар_кредит = Доход_{расчетный период} / 3 мес.

При наличии в расчетном периоде исключаемых периодов, бухгалтер рассчитывает средний заработок так:

СрЗар_кредит = Доход_{расчетный период} / КолДн₁  * КолДн₂ / 3 мес.,

где Доход – доход работника за расчетный период без учета больничного и прочих выплат, начисленных за исключаемые периоды;
КолДн₁ – количество рабочих дней, в течение которых сотрудник находился на работе;
КолДн₂ – общее количество рабочих дней в 3-х месяцах расчетного периода.

Читайте также статью ⇒ «Образец справки о заработной плате«.

Порядок заполнения справки КР-1

Заполняя справку, бухгалтер вносит в документ следующую информацию:

После заполнения документ подписывают главный бухгалтер и руководитель организации, после чего справку скрепляют печатью (на подпись директора) и угловым штампом (в левом верхнем углу справки).

Бланк справки можно скачать здесь ⇒ Форма КР-1.

Оригинал справки бухгалтер вручает работнику, который, в свою очередь, передает документ в магазин, где планирует приобрести товар в кредит. Получив справку, администрация магазина составляет поручение-обязательство и отправляет его на почтовый адрес работодателя. На основании поручения-обязательства работодатель обязан удерживать из зарплаты сотрудника  ежемесячные платежи по кредиту в установленной сумме.

Заполняем справку для налогового вычета (2-НДФЛ)

Сотрудники, оформляющие налоговый вычет при покупке/продаже недвижимости, транспортных средств, на лечение, обучение, а также по прочим основаниям, предусмотренных НК РФ, запрашивают у работодателя справку по форме 2-НДФЛ.

Документ составляется по форме КНД 1151078 ⇒ Бланк-формы-2-НДФЛ.

Отчетным периодом для составления справки 2-НДФЛ является календарный год, в течение которого произошло событие, дающее право на вычет (оплата за лечение, обучение, продажа имущества, т.п.).

Справка 2-НДФЛ состоит из 5 разделов, порядок заполнения которых описан в таблице ниже:

Справку 2-НДФЛ подписывает главный бухгалтер или лицо, которое имеет полномочия на подписание подобных документов, после чего справку скрепляют печатью.

Читайте также статью ⇒ «Зачем нужна справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы«.