Как составить график отпусков на год для чайников

Право отдыхать имеют все. Для любого предприятия важно, чтобы во время отпускного периода оно не остановилось. Поэтому важно планомерно распределять время отдыха людей и отпускать их в отпуск последовательно в течение года. Это поможет не сорвать выполнение намеченных работ, грамотного перераспределить нагрузку на работающих, зарезервировать денежные средства на отпускные.
Все члены трудового коллектива заинтересованы в заблаговременном планировании предстоящего отпуска.
Упорядочение режима труда и отдыха важный аспект в работе любого предприятия. В данной статье мы рассмотрим как составить график отпусков в организации.

Планирование графика отпусков в организации

Трудовой кодекс прямо прописывает обязанность предприятия планировать отпуска на предстоящий год:

• его нужно согласовывать с профсоюзным органом, если такой есть;
• с знакомят всех работников компании. При чем все это нужно сделать за 2 недели до окончания текущего года;
• график отдыха сотрудников обязателен для всего коллектива, включая его руководителя. Поэтому индивидуально с ним знакомят всех работающих.

Для этого можно либо составить специальную ведомость, либо предусмотреть дополнительную графу в графике, где работник заверит своей подписью факт ознакомления с документом. Законодательство нарушать нельзя. Если при проверке выяснится, что графика отпусков нет, то на организацию будет наложен от 1 до 5 тысяч рублей административный штраф.

Помимо планирования отпусков, каждый сотрудник должен быть еще раз уведомлен о начале отдыха, но уже за 14 дней до момента наступления отпуска. Для этого нужно составить уведомление с указанием периода начала и окончания отпускного периода.
Любые изменения, которые необходимо внести в утвержденный документ, должны согласованы заинтересованными сторонами и внесены в него на основании подписанных директором приказов.

Специализированная форма отпускного графика

Для формирования графика планируемых уходов в отпуск имеется специальная унифицированная форма (№ Т-7), утвержденная 5 января 2004 года Постановлением Госкомстата России № 1.

В ней предусмотрено проставление номера составленного документа и его даты. Там же указывается год, на который он принимается. План для отпусков подписывается главой компании и заверяется кадровиками.

Сотрудник, ответственный за составление отпускного графика, должен проставить против фамилии работающих обязательные к заполнению на момент его утверждения даты ухода в отпуск и количество дней запланированного отдыха.

Пример #1 расчета отпуска сотрудников

В нашей стране положенный ежегодно отпуск измеряется в календарных днях. Его продолжительность должна составлять не менее 28 дней с учетом рабочих и выходных дней. Праздничные дни, которые признаны в соответствии с российским законодательством нерабочими, не должны включаться в отпуск.

Рассмотрим пример #1.
Работник уходит в отпуск с 1 по 15 марта. Продолжительность отпуска, которая будет указана в отпускном графике составит 14 календарных дней, так как 8 марта – праздничный день и он не будет включен в отпуск. А сотрудник будет иметь возможность отдохнуть без перерыва 15, а не 14 дней подряд.

При планировании отпусков кадровики должны будут проверить личные дела сотрудников на предмет их работы на вредном или опасном производстве, в режиме ненормированного рабочего времени. Если такие лица есть в штате, то первым отдых должен быть увеличен на 7 дней, а вторым – на 3 дня.

Если сотрудник не желает отгуливать к отпуску дни, положенные сверх 28 дней по закону или принятым в организации локальным нормативным документам, то он имеет право вместо отдыха воспользоваться компенсацией за неотгуленные дни.

Разрешено трудовым кодексом разделять отпуск на несколько частей. Главное, чтобы одна из его частей предусматривала продолжительность отдыха отпускника не менее 14 дней подряд. Оставшиеся дни могут разбиваться в любой пропорции.
Опытные кадровики строго следят за тем, чтобы сотрудник не пропускал сроки ухода в отпуск, и тем более не игнорировал положенный ему отдых свыше 2-х лет подряд. Трудоголиков нужно отправлять отдыхать в приказном порядке, чтобы не нарваться на неприятности со стороны проверяющих трудовых инспекций.

Для лиц моложе 18 лет и лиц, работающих с вредными веществами или в опасных условиях, ежегодный отпуск обязателен и переносу на последующий рабочий период не допускается.

Как составить график отпусков на год для новичков

Новые сотрудники имеют право на ежегодный отпуск после того, как отработают без перерыва 6 месяцев со дня зачисления в штат. Досрочно воспользоваться своим правом на отдых они могут только с разрешения начальства.

Для соблюдения трудовых норм следует грамотно запланировать отпуск нового сотрудника. Для этого нужно поставить его в план по отпускам не ранее чем через шесть месяцев после приема его в коллектив, но не менее чем за 28 дней до окончания первого отработанного в данной компании года.

Рассмотрим пример #2
Сотрудник был оформлен в организацию «А» 10 октября. Так как до завершения календарного года остается более 6 месяцев, то включать его в план отпусков на текущий год не надо. В график ежегодных отпусков на следующий год ему можно запланировать отдых в любое время с 10 апреля по 12 сентября 2016 года.

И даже если у работодателя нет возможности отпустить новичка в этот период отдыхать, он все равно обязан будет это сделать.
Вывод: сотрудники, заключившие трудовые договора и приступившие к выполнению своих трудовых обязанностей в период с 3 июня текущего года должны быть включены в отпускной график только на следующий год. При этом работник может, заручившись согласием своего нанимателя уйти в отпуск до истечения 6-месячного срока, положенного для получения такого права.

Исключения из правил

Законодателями не предусмотрено право выбора времени для отпуска, но закреплено несколько ситуаций, предусматривающих возможность получения работающими оплаченного отпуска вне графика и без выработанного для этого стажа при имеющихся на то особых обстоятельств.
Таблица 1. Категории работников, которым положен внеочередной отдых

Перенос отпуска

Если работник не ушел вовремя в отпуск, то его отдых может быть перенесен. Законом предусмотрена такая возможность в случаях:

• если срок отпускного периода пропущен из-за болезни, что должно быть подтверждено листком нетрудоспособности;
• когда на работающего было возложены государственные обязанности, во время выполнения которых он был освобожден от основной работы;
• если работодатель не исполнил свои обязанности и не уведомил своего сотрудника вовсе или уведомил его с опозданием;
• если отпускные не были своевременно выплачены или их перечисление было задержано.

Но есть обстоятельства, которые вынуждают работодателя отсрочить уход работающего в отпуск, либо отозвать его с отдыха. Это происходит, когда без отозванного из отпуска работника предприятие может остановиться или понести большие убытки. На такие меры руководители идет крайне редко и только с согласия самого работника.

Отражение данных в графике

Работнику запланирован отпуск в количестве 31 календарный день, в том числе дополнительный отпуск в связи с ненормированным режимом работы 3 календарных дня. Отпуск планируется разбить на 3 части: 14 календарных дней, 10 и 7. Работник в период с 10 по 18 марта болел. В связи с этим начало отпуска было отодвинуто с 12 числа на 19 марта.

Значит в плане отпусков нужно заполнить дату фактического ухода в отпуск с 19 марта, а в примечании необходимо отметить причину, по которой сотрудник должен будет отгулять в общей сложности не 28, а на 3 дня больше — 31 календарный день.

Все отпуска кадровые работники фиксируют не только в составленном и утвержденном плане, но и в личных карточках работников.

Резюме:
1. Составление графика — обязанность работодателя.
2. Его соблюдение обязательно для всех.
3. Срок окончательного согласования — за 2 недели до нового года.
4. Все изменения в него утверждаются приказами руководителя.