Применение техники ККМ при расчетах с наличными денежными средствами – обязательное условие ведения деятельности организаций или ИП (см. → Особенности применения контрольно-кассовых машин). В расчетах с населением и предприятиями применяются кассовые машины после постановки в ИФНС и регистрации блока памяти – ЭКЛЗ. При использовании техники у кассира-операциониста имеется возможность снять итоговые показатели. Одним из основных форм документооборота ККТ является Z-отчет. В статье мы рассмотрим как снять Z отчет по кассе, какой порядок и санкции, штрафы при ошибке.
Периодичность погашения отчета
Z-отчет представляет собой суточный отчет, закрывающий кассовую смену. По техническим требованиям обращения с кассовой техникой длительность смены не может превышать 24 часа. Число гашений в сутки предприятие определяет на основании необходимости, вызванной потребностями производственного процесса. При круглосуточной работе кассы с участием нескольких операторов открытие и закрытие смены производится каждым кассиром.
Количество раз гашения Z-отчетов не ограничивается законодательством и устанавливается документами внутреннего распорядка в зависимости от числа смен.
Основные принципы снятия Z-отчетов
| Показатели | Пояснение |
| Снятие отчета при поступлении выручки | Не реже 1 раза в сутки |
| Периодичность гашения | Определяется потребностью |
| Когда производится гашение | В конце кассовой смены при ее закрытии |
| Снятие при отсутствии выручки | При открытии смены – обязательно при возможности техники |
| Снятие при отсутствии включения кассы | Не производится, в отношении рабочих дней уточняется позиция инспекторов отдела ККМ контролирующего отделения ИФНС |
| Кто производит гашение | Кассир-операционист |
| Сколько раз за смену можно снимать отчет | Без ограничения количества при условии обязательной записи данных об отчете в журнал кассира-операциониста |
Теоретически снятие отчета должно производится только по окончании смены. На практике возникают случаи внепланового снятия отчетности, что не является нарушением правил использования ККТ. Читайте также: → Порядок применения контрольно-кассовой техники: для ИП, аптек, оптовой и розничной торговли.
Формирование отчета при отсутствии выручки
Снятие Z-отчетов производится ежедневно, вне зависимости от поступления выручки («Типовые правила эксплуатации ККМ ..»). При отсутствии нулевых отчетов налоговые органы не наказывают предприятия и кассиров. ИФНС допускает, что Z-отчет не требуется распечатывать, если кассовая смена не была открыта. Позицию конкретного территориального отделения ИФНС по данному вопросу необходимо уточнять.
Ряд видов техники не позволяет распечатать нулевой отчет. При использовании модификации техники, не позволяющей гашения при нулевых оборотах, на предприятии издается приказ об открытии смены при наличии выручки. Основанием для приказа и подтверждающим документом может служить справка из обслуживающего кассовый аппарат центра – ЦТО.
Потребность в гашении отчета по кассе
На основании данных отчета производится запись показателей в книгу учета кассира-операциониста. Для каждого отчета отводится отдельная строка в журнале.Запись ведется в строгой хронологии согласно датам и нумерации отчетности. При снятии отчета происходит:
- Гашение сумм суточных оборотов дневной выручки. Обеспечивается оперативность учета и контроля выручки.
- Закрытие оборотов смены по отделам (сведения используют при определении оборачиваемости и эффективности работы сегментов).
- Перенос данных в фискальную память. Данные используются при проверках отделами ККМ органов контроля и при техническом сбое работы техники.
- Обнуление накопленного за кассовую смену результата.
- Закрытие продаж по категориям товаров для контроля остатков. Техническая возможность имеется при условии подключения к ККМ базы товаров.
Печать Z-отчета производится один раз, возможность повторного получения документа отсутствует.
Технические накладки. Пример технического сбоя
В процессе гашения и снятия отчета могут произойти накладки объективного характера, усложняющие получение полноценного отчета.
| Причина | Действия |
| В процессе печати отчета закончилась чековая лента, данные не обнулились | Производится установка новой ленты в аппарат, недостающая часть допечатывается и склеивается с первой половиной отчета |
| При внезапном окончании ленты при печати итоги были обнулены | Дубликат отчета произвести невозможно, данные берутся из блока ЭКЛЗ |
| Произошел технический сбой (например, при скачке в электросети), в результате которого изменилась дата отчета | Потребуется составить служебную записку, взять справку у специалиста ЦТО и сделать запись датой, полученной в отчете. |
Все случаи нестыковок сумм, дат, нумерации, включения налога НДС и прочие накладки устраняются специалистами ЦТО, на обслуживании которого находится техника.
Рассмотрим пример технического сбоя. Предприятие ООО «Рубин» использует ККМ при расчетах. В процессе работы произошел скачок напряжения, в результате которого изменилась хронология в отчетности. Кассовый день, открытый 18 мая 2016 года, был погашен Z-отчетов в конце смены с датой 19 мая 2016 года. Действия администратора ООО «Рубин»: составить служебную записку и вызвать специалиста ЦТО. Действия кассира: произвести инкассацию выручки, а запись в журнал внести от 19 мая. Дополнительно необходимо получить справку (техническое заключение) из ЦТО о факте произошедшего сбоя.
Ошибки кассира при снятии Z-отчета
При ведении расчетов с использованием ККМ часто вмешивается субъективный фактор. Кассир может отклонится от инструкции порядка действий, что в результате влечет возникновение ошибки. Среди ситуаций встречаются:
- Отсутствие записи в журнале по каждому из отчетов, снятых за смену.
- Прием за основу записи в журнал не данные отчета, а показатели собственных расчетов.
- Запись в строку журнала при отсутствии Z-отчета в день, когда операции по кассе не производились. Распространенной записью является указание в строке на выходной день.
- Снятие смены, приходящейся на 2 календарных дня, производится один раз (требуется двукратное снятие для получения записи в хронологическом порядке).
Ряд ошибок кассира не являются нарушением, при котором следует наложение штрафа. Рассмотри распространенные примеры с ошибками кассиров
| Действие | Разрешение проблемы | Последствия |
| Ошибочно снят отчет на следующий, после проведения кассовой смены, день
|
Запись производится в день снятия отчета, кассир представляет объяснительную | Последует наложение административного штрафа при проверке, инициированной в течение 2 месяцев после несвоевременного снятия отчета |
| Ошибочно снят отчет 2 раза в течение кассовой смены | Запись в журнал вносится по каждому отчету отдельно | Нарушение отсутствует |
| Утерян своевременно погашенный Z-отчет | Необходимо снять данные по ЭКЛЗ с помощью специалиста из ЦТО, кассиру составить акт или представить объяснительную и заполнить журнал с приложением копий отчетов за предыдущий и последующий дни | Нарушение отсутствует |
Нарушение срока снятия отчета
Основной ошибкой кассира-операциониста является несвоевременное снятие отчета, произведенное не в день открытия смены. В зависимости от времени обнаружения ошибки:
- До открытия новой кассовой смены запись данных в журнал производится по отчету, снятому в начале дня. Денежные средства сдаются в кассу организации.
- Если отсутствие отчета предыдущего дня выявлено только после открытия смены, показатели для заполнения журнала принимаются из блока ЭКЛЗ специалистом ЦТО и принимаются меры по соблюдению учета кассовых операций.
При несвоевременном снятии Z-отчета важно сдать наличность после закрытия смены в операционную кассу. Действие производится для предотвращения штрафа, налагаемого на организациюпри выявлении нарушения в размере до 50 тысяч рублей.
Предприятие ООО «Маяк» ведет расчеты за торговые поставки с использованием ККТ. Кассир-операционист после окончания работы 21 ноября 20ХХ года своевременно не закрыла опердень, не сняла Z-отчет и не сделала запись в журнале. Отчет был снят днем позже, утром 22 ноября. Небрежное отношение к обязанностям требует исправления ситуации. Кассир должен: внести запись в журнал на основании отчета от 22 ноября, представить объяснительную руководителю. При проверке органов контроля может быть наложен штраф на кассира и(или) организацию ООО «Маяк».
Движение документа Z-отчета
После снятия отчета и заполнения журнала на основании данных документа производится его передача в место хранения – бухгалтерию. Z-отчет традиционно скрепляется степлеромсо справкой-отчетом кассира-операциониста и совместно подшиваются в дело. Документы могут хранится:
- В течение 5 лет с последующим уничтожением по акту.
- До получения акта проверки ККМ.
- До получения данных инвентаризации, проводимой, например, по окончании годового налогового периода или после составления годового баланса. Отчеты утилизируются по истечении 15 дней от даты утверждения результатов инвентаризации.
Допускается установить срок хранения документов самостоятельно с учетом потребности и необходимости предъявления органу контроля.
Срок хранения Z-отчетов в течение 5 лет соблюдать не обязательно. Форма не относится к документам первичного учета.
Сложным моментом хранения является нестойкость краски на чековой ленте. Для печати используется термочувствительная бумага, не обеспечивающая четкость изображения с течением времени. Контрастность печати редко обеспечивается в течение 5 лет. При необходимости длительного использования данных отчетов хранятся заверенные копии. Журналы и ЭКЛЗ подлежат хранению в течение 5 лет.
Санкции за нарушения при ведении кассы
Наложение административного наказания ограничивается двухмесячным периодом исковой давности. Проверка данных кассы и выявление ошибки в периоде, превышающем 2 месяца, позволяет лицу избежать штрафа по КоАП.
За отсутствие Z-отчетов наказание может быть наложено по ст. 19.7 или ст. 15.6 КоАП как за непредставление документов. Штраф налагается в размере от 300 до 500 рублей на руководителя предприятия и от 3000 до 5000 на организацию.
Ответы эксперт ов на актуальные вопросы
Рассмотрим актуальные вопросы с ответами специалистов
Вопрос № 1. Нужно ли вести учет и распечатывать отчеты по ККМ, если срок замены ЭКЛЗ пропущен?
Работа на ККМ с просроченным ЭКЛЗ не допускается. Кроме предупредительных надписей Работа будет заблокирована по истечении 13 месяцев и пробить чек или снять отчетыне получится.На замену фискальной памяти специалистами ЦТО требуется разрешение ИФНС.
Вопрос № 2. Можно ли снять Z-отчет, обнулить сумму в кассе, но сдать в операционную кассу не всю сумму для использования разменной монеты?
По окончании смены и после сдачи наличных средств в денежном ящике ККМ не должна оставаться наличность. Сумма для размена поступает в ККМ в начале смены из операционной кассы по РКО и сдается по ПКО вместе после закрытия дня.
Вопрос № 3. Когда может произойти обнуление накопительной суммы Z-отчета?
Накопленная сумма по отчету может обнулиться в ряде случаев. Сумма представляет собой счетчик наличности с добавлением текущих поступлений смены после ее закрытия. Данные могут обнулиться в случаях проведения технического ремонта специалистами ЦТО, замены ЭКЛЗ или перерегистрации ККМ после приобретения техники другой организацией.
Вопрос № 4. Как отразить в журнале ККМ возврат за товар по чеку, выбитому днем ранее, до открытия текущей кассовой смены?
Возврат сумм, ранее внесенных за полученный товар, производится из кассы ККМ на основании одобренного ответственным лицом заявления в день фактического поступления суммы наличности. Ранее внесенные сумм подлежат возврату из операционной кассы предприятия.
Вопрос № 5. Как проводить суммы в журнале, если в выручке по Z-отчету отразился чек по безналичному перечислению, по которому в день платежа сделан возврат?
Возврат по платежам, произведенным с использованием карт, производится только через систему безналичных расчетов. Кассир не касается операций и учитывает сумму по отчету в полном объеме.
Загрузка...