Как рассчитать среднюю численность сотрудников

Показатель, о котором мы будем говорить в этой статье — показатель средней численности — требуется рассчитываться довольно часто. Например, когда нужно подтвердить право на налоговые льготы или указать в отчете, где такие данные требуются. Напомним, как рассчитать этот показатель.

Средняя численность персонала – это показатель, от которого зависит право компании на отдельные существенные льготы. Вот некоторые из них:

• возможность применения упрощенной системы налогообложения;
• льготы по НДС, по налогу на имущество, по земельному налогу;
• льготы для субъектов малого предпринимательства.

Кроме того, среднесписочная численность работников должна рассчитываться в следующих случаях:

• Когда требуется узнать, нужно ли сдавать отчеты во внебюджетные фонды в электронном виде. Дело в том, что среднесписочная численность лиц, в пользу которых производятся выплаты, равна среднесписочной численности работников организации.
• Когда нужно определить, утратила ли организация право на применение УСН.

Правила расчета среднесписочной численности работников содержатся в приказе Росстата от двадцать восьмого октября 2013 г. № 428. Данный отчет должны представлять все хозяйственные организации (кроме малых), среднесписочная численность работников которых не превышает пятнадцати человек (в том числе работающих по совместительству и по гражданско-правовым договорам) по итогам деятельности за последний год.

Итоговая средняя численность будет включать в себя:

• среднее количество сотрудников;
• среднюю численность внешних совместителей;
• среднесписочную численность работников, выполнявших работы по гражданско-правовым договорам.

Среднесписочную численность работников следует рассчитывать в следующих случаях:

1. Не позднее двадцатого января текущего года представить в ИФНС по месту нахождения организации сведения о среднесписочной численности за прошлый год. Делать это нужно ежегодно, даже если в организации нет сотрудников (п. 3 ст. 80 НК РФ). При несвоевременном представлении сведений ИФНС может наложить два штрафа одновременно:

• На организацию — в размере 200 руб.
• На управленца — в размере от 300 руб. до 500 руб.

2. Узнать, нужно ли сдавать налоговую отчетность в ИФНС в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ).
3. Заполнить соответствующее поле в расчете по форме РСВ-1 ПФР (п. 5.11 Порядка заполнения формы РСВ-1 ПФР).
4. Заполнить поле «Численность работников» при расчете формы 4-ФСС (п. 5.14 Порядка заполнения формы 4-ФСС).
5. Для расчета суммы налога на прибыль (авансового платежа), уплаченного по месту нахождения обособленного подразделения, в случае, если организация использует для расчета показатель средней численности (п. два ст. 288 НК РФ).

Списочная численность

Для расчета списочной численности необходимо предварительно определить численность работников за каждый календарный день отчетного периода (например, с первого по тридцатое или тридцать первое число месяца, а за февраль – до двадцать восьмого или двадцать девятого числа). Принимаются во внимание:

• работники, зарегистрированные по трудовому договору, выполняющие постоянную, временную или сезонную работу в течение одного дня и более;
• владельцы компании, которые работают и получают в ней заработную плату.

Кроме того, учитываются как реально работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам:

• Вышедшие на работу, в том числе не работавшие по причине простоя.
• Те, кто находится в командировках, если компания сохраняет им заработную плату, а также те, кто находится в краткосрочных командировках за границей.
• Не явившиеся на работу по болезни (в течение всего больничного и до выбытия по причине инвалидности).
• Те, кто не явился на работу в связи с исполнением государственных и общественных обязанностей (например, входил в состав присяжных в суде).
• Работники, работающие неполную рабочую неделю, а также работающие на половинной ставке (окладе) согласно трудовому договору или штатному расписанию. В начислении заработной платы эти работники учитываются каждый календарный день целыми единицами, включая нерабочие дни недели, по причине занятости. В эту группу не входят работники, которым в соответствии с законодательством установлен неполный рабочий день: лицам до восемнадцати лет; работникам на работах с вредными и опасными условиями труда; женщинам, которые получают дополнительные перерывы в работе, чтобы покормить ребенка; женщинам, работающим в сельской местности; работникам, являющимся инвалидами I и II групп.
• Сотрудники на испытательном сроке; надомники (учитываются за каждый календарный день как целые единицы); сотрудники со специальными званиями.
• Направленные без работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), при сохранении заработной платы.
• Временно направленные на работу из других организаций, если они не удерживают заработную плату по основному месту работы.
• Студенты и выпускники образовательных учреждений, работающие в организациях в период трудового стажа, если они зачислены на рабочие места (должности).
• Студенты, обучающиеся в общеобразовательных учреждениях, аспирантуре, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полной или частичной заработной платы.
• Студенты, обучающиеся в образовательных учреждениях и находящиеся в дополнительном неоплачиваемом отпуске, а также работники, поступающие в образовательные учреждения, находящиеся в неоплачиваемом отпуске для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством.
• Лица, находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором и трудовым договором, в том числе находившиеся в отпуске с последующим увольнением.
• Имевшие выходной день по графику работы организации, а также по времени оформления со сводным учетом рабочего времени.
• Получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные дни (нерабочие дни).
• Лица, находившиеся в отпуске по уходу за ребенком, в отпуске в связи с усыновлением новорожденного непосредственно из роддома, а также в отпуске по уходу за ребенком.
• Нанятые для замены отсутствующих сотрудников (больничный, декретный отпуск, отпуск по уходу за ребенком).
• Лица, находившиеся в отпуске без содержания, вне зависимости от продолжительности отпуска.
• Неработающие по инициативе работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника, а также находящиеся в неоплачиваемом отпуске по инициативе работодателя.
• Участвующие в забастовках.
• Работающие вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта Российской Федерации, где осуществляется вахтовая работа, работники, выполнявшие работу вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой они работают по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам.
• Иностранные граждане, работавшие в организациях, расположенных на территории России.
• Те, кто допустил прогулы.
• Лица под следствием в ожидании решения суда.

Кого не учитывают при подсчете списочной численности

Не включаются в списочную численность:

• Взятые на работу по совместительству из других компаний (учет таких трудящихся будет вестись отдельно).
• Выполняющие работы по гражданско-правовым договорам.
• Обязанные работать по специальным договорам с государственными органами (военнослужащие или лица, отбывающие наказание в местах лишения свободы). Стоит учитывать, что их принимают во внимание при расчете среднесписочной численности.
• Написавшие заявление об увольнении и не вышедшие на работу до истечения срока предупреждения об увольнении (исключаются из штата с первого дня отсутствия на работе).
• Владельцы компании, не получающие зарплату от компании.
• Переведенные на работу в другую компанию, если за ними не сохраняется заработная плата на прежнем месте работы, а также направленные на работу за границу.
• Направленные на прохождение обучения с отрывом от трудовой деятельности и получающие стипендию от направившей их компании.
• Лица, с которыми заключен ученический договор на дальнейшее профессиональное обучение и образование (ст. 197 ТК РФ), и которые получают стипендию во время обучения.
• Юристы.
• Члены кооператива, не заключившие трудовые договоры с обществом.
• Военнослужащие при исполнении своих обязанностей военной службы.

Списочная численность приводится не только на конкретную дату (например, первое или последнее число месяца), но и за отчетный период (например, по месяцам, кварталам).

Начисление заработной платы определяется по табелю учета рабочего времени, в котором фиксируется появление или отсутствие работника на работе, а также на основании приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении работника.

Порядок расчета среднесписочной численности

Среднесписочная численность за месяц рассчитывается следующим образом: складывается численность за каждый календарный день месяца (по табелю) и делится на количество календарных дней в месяце. В свою очередь, за выходные или праздничные дни начисление заработной платы такое же, как и за предыдущий рабочий день.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность за квартал, вы складываете среднесписочную численность за все месяцы квартала и делите на 3.

Если некоторые сотрудники компании работают неполный рабочий день, показатель рассчитывается по-другому. При этом количество совместителей учитывается пропорционально отработанному времени.

Обратите внимание: не все работники, получающие заработную плату, включены в расчет. Например:

• женщины, находящиеся в декретном отпуске;
• находящиеся в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
• находящиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного из родильного дома;
• работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находящиеся в дополнительном отпуске за свой счет;
• работники, поступающие в образовательные учреждения и на время сдачи вступительных экзаменов, находящиеся в отпуске за свой счет.

Однако работники, привлекаемые на работу по специальным договорам с государственными органами (военнослужащие или отбывающие наказание в местах лишения свободы), не учитываемые в фонде заработной платы, должны учитываться в среднем фонде заработной платы за дни, в которые они были на работе.

Среднее количество внешних совместителей (т.е тех, кто работает в разных компаниях) рассчитывается так же, как и среднее количество работников, которые работали неполный рабочий день.

Работники, взятые по гражданско-правовым договорам (договорам об оказании услуг, авторским договорам), учитываются за каждый календарный день целыми единицами на протяжении всего срока действия договора. Кроме того, не учитывается время выплаты вознаграждения.

При расчете среднесписочной численности работников за выходной или праздничный день берется показатель численности предыдущего рабочего дня. То же самое делается с индивидуальными предпринимателями, заключившими гражданско-правовые договоры с обществом и получившими по ним вознаграждение, а также с работниками, не включенными в фонд оплаты труда и с которыми такие договоры не заключались.