Как рассчитать отпускные в 1С: инструкция

Абсолютно всем работникам положен отпуск и это факт. Многие работают и ждут не дождутся, когда, наконец, поедут на отдых, а кто-то годами копит дни и трудится в поте лица. И все же отдыхать можно и даже нужно, а за бухгалтером остается обеспечить комфортное пребывание людей помимо работы на полученные ими отпускные. В статье предлагаю узнать, как рассчитать отпускные в 1С и что для этого необходимо.

Пошаговая инструкция по отпускным

Сейчас, наверное, уже практически не осталось бизнеса, который вручную ведет свой учет. Существует огромное разнообразие программных продуктов, помогающих в этом деле бухгалтерам. Наиболее распространенной среди них является 1 С и я поведаю Вам об основных шагах работы в ней при начислении отпускных и как рассчитать отпускные в 1 С.

Шаг 1 – На вкладке «Зарплата и кадры» в разделе «Все начисления» происходит данный процесс. Сюда и зайдите.

Шаг 2 – Здесь же стоит аккумулировать всевозможные расчеты по сотрудникам. Вверху справа Вы увидите функцию «Создать», нажмите на эту кнопку и Вам выпадет список с такими вариантами дальнейшей работы:

1. Заработная плата.
2. Больничные.
3. Отпускные.

Понятно, что стоит выбрать последнее.

Шаг 3 – Вам стоит выбрать того сотрудника, что отправляется отдыхать, не забудьте указать срок его отсутствия в выпавшем окне. Дальнейшие действия берет на себя машина, и она рассчитает, что в итоге получит человек и сколько налогов нужно с него снять. Когда Вы нажмете на «Основание, период работы», становятся доступными дополнительные строки. Тут Вы вправе перечислить бумаги, благодаря которым человек идет в отпуск, то есть основания к данному действию. Во всех фирмах существует 3 варианта ухода в отпуск, среди них:

• заявление сотрудника;
• утвержденный в начале года график отпусков в компании;
• записка расчет.

Также Вы увидите поле «За работу с», его машина прописывает в автоматическом режиме, вытягивая информацию из «Приема на работу». 

Шаг 4 – Заполнив сведения предыдущего окна, требуется запись и проведение в программе такого документа. При отсутствии этого действия нигде не отразится сделанная проводка по начислению и налогообложению отпускных выплат.

Вам доступна функция печати приказа на отпуск согласно принятой форме и можете посмотреть средний доход сотрудника. Учетная политика компании предусматривает создание и хранение различных кадровых приказов.

Проверка проводок по отпускным

Какой бы полной и грамотной не была программа, никто не защищен от ошибки. Поэтому всегда стоит перепроверять автоматический расчет, так как это влияет на размер удержаний. Лишние проверки контролирующих органов ни к чему. Вы можете нажать на интересующую Вас сумму и появиться всплывающее окно с необходимым расчетом.

Обратите свой взгляд на правильность взятых машиной месяцев, суммы выплаты и число дней отдыха. Любую форму в 1 С можно исправить. Когда Вы заметили ошибку и внесли коррективы, отпускные заново пересчитываются в автоматическом режиме.

Нюансы расчета отпускников

Всегда нужно знать не только порядок отражения данных сумм, но и что гласит буква закона. Изменения вносятся постоянно и нужно это отслеживать, чтобы Вы могла знать, есть ли они в программе. Существуют главные постулаты, что должен знать каждый бухгалтер:

• все вопросы, связанные с кадрами, и отпускные не исключение, регламентированиы ТК РФ;
• НДФЛ стоит уплатить не позже конца месяца, в котором выплачена сумма на отпуск;
• граничный срок перевода человеку отпускных равен трем дням;
• если Вы просрочите перечисление средств на отдых или налог, та будет начислен штраф;
• страховые взносы также подлежат переводу в том месяце, в котором выплатили отпускные.

Пример выплаты средств на отпуск

Охранник отдела сбыта кондитерской фабрики «Сладкоежка» Слесарчук В.А. трудится здесь с марта 2015 года. Слесарчук В.А.  принес заявление в отдел кадров на то, чтобы ему подписали непрерывный отпуск на 14 дней. Он начинается с 07 мая 2024 года и конец его 21 мая 2024 года. Праздничный день 9 мая, выпавший на время отпуска, прибавляет еще один день отдыха 21 мая, однако его не возместят финансово. В итоге на срок отпуска выходит 4 выходных и 1 неоплачиваемый день, подлежащий переносу. Сумма заработка Слесарчука В.А.  за последние 12 месяцев равняется 240 000,00 рублей.

• Найдем среднедневной доход Слесарчука В.А.

240 000,00/(12*29,3)=682,59 рубля

• Рассчитываем для негоотпускные

682,59*14=9 556,26 рублей

• Начисляем НДФЛ

9 556,26*13%=1 242,31 рубля

• Отображаем сумму, которую получит Слесарчук В.А.

9 556,26-1 242,31=8313,95 рублей

Слесарчуку В.А. насчитаны отпускные в сумме 9 556,26 рублей, а выдано на руки за минусом налогов 8313,95 рублей. Отразим основные проводки по этой операции.

Чтобы правильно рассчитывать в какой период выгоднее брать ежегодный отпуск, необходимо учесть нюансы начисления отпускных.

Читайте также статью ⇒ «Как начислить декретные в 1С: инструкция«.

Дата написания заявления

Каждый подчиненный должен руководствоваться правилами ведения кадрового учета и вовремя сообщать руководству о своих планах на отдых. В принципе, написание заявления, по сути, формальность, предполагающая письменное сообщение директору, что сотрудник желает отдохнуть, а для бухгалтерии это основание для начисления средств. Самостоятельно не приступить к своим обязанностям без подписанной бумаги Вы не вправе. Вид отпуска, в который собираетесь, не освобождает от написания уведомления.

Но всегда есть исключения. Существуют определенные категории сотрудников, что вправе воспользоваться отдыхом до момента истечения 6 месяцев работы в компании. Четкий срок подачи заявления законодательством не установлен. Нужно всегда согласовывать с руководителем дату ухода, чтобы было время выпустить приказ и найти человека на замещение такого работающего.

Читайте также статью ⇒ «Оформление ежегодного отпуска в 1С ЗУП«.

Процесс высчитывания отпуска

Я расскажу Вам, как высчитать средства на отдых по несложному алгоритму:

СО = СредЗар * КолДнОт,

где СО — сумма к перечислению;
СредЗар — средний доход за день;
КолДнОт — число дней отдыха.

Под расчетный период при исчислении среднедневного дохода принимают последние 12 месяцев, ранее того месяца, что выпал на первый день отдыха. К исчислению идут все заработанные работником суммы, оговоренные системой оплаты труда компании, невзирая на происхождение этих выплат. Для исчисления среднедневного дохода можно использовать следующий алгоритм:

СРЗ = ЗП/(12*29,3),

где СРЗ — средний доход за день;
ЗП — доход за  время, принимаемое к исчислению;
12 — 12 месяцев по календарю;
29,3 — среднемесячное число дней периоде, что отработан в полном объеме, не беря во внимание больничные, командировки, отпуски, простои и прочее.

Не используют в расчетном времени сроки, когда человек:

• находился на больничном либо в отпуске по беременности и родам;
• не выходил на работу по причине простоя производства, но не по своим причинам;
• в компании был страйк, в котором он не был замешан, но по объективным причинам не мог работать;
• брал дополнительные дни отдыха по уходу за детьми-инвалидами;
• заработал иные перечисления в виде среднего дохода (командировки либо другой оплачиваемый отпуск);
• не был допущен к работе с сохранением заработка либо без такового (отпуск за свой счет, по уходу за ребенком).

Учтите, что Вы не должны обращать внимание при исчислении среднего дохода указанные возмещения:

• суммы социальной направленности, не имеющие отношения к оплате труда (матпомощь, оплата проезда, обучения, подарков для детей и прочие допблага);
• суммы, что были выданы человеку за срок, который не попал в расчетный период (командировки, социальные пособия, выплаты за простой);
• премии и вознаграждения, не заложенные системой оплаты труда.

Перенос отпуска

Возможно перенести или же продолжить отпуск по Вашему и работодателя обоюдному соглашению в перечисленных мною ниже ситуациях:

• наступление временной нетрудоспособности отпускника. Например, Вам требуется оформить больничный листок уже пребывая в отпуске и он переносится на то количество дней нетрудоспособности, что указано в больничном;
• в период отпуска Вам поручено осуществлять государственные обязанности, предусматривающие освобождение от Вашей постоянной работы;
• прочих ситуациях по правилам и требованиям ТК РФ.

Перенос отдыха

Каждый работающий человек имеет возможность знать свои права. Когда руководитель компании сказал ему про начало ежегодного оплачиваемого отпуска позднее 14 дней перед его стартом либо бухгалтерия невовремя выдала отпускные, руководство согласно письменной просьбе своего сотрудника обязано перенести отпуск на другое время по согласованию с работником. При вынуждении работника идти на отдых, он вправе отказаться от него и приступить к своему функционалу.

Категорически недопустимо не давать отдых несовершеннолетним работающим, занятых на вредном либо опасном производстве, ограничивать людей в отдыхе два года подряд. Когда нет возможности отпустить человека, с ним можно согласовать перенос его отдыха на следующий год, чтобы обеспечить беспрерывность бизнеса.

Читайте также статью ⇒ «Оформление отпуска по беременности и родам в 1С ЗУП«.