Как проводится инвентаризация в бюджетном учреждении

Бюджетные организации, так же, как и коммерческие, имеют на балансе разнообразные активы. Это могут быть материалы или имущество, денежные средства.

Бюджетники ведут учет и проводят инвентаризации. Все, как у коммерческих организаций. Рассмотрим более подробно, как проводятся инвентаризации в бюджетном учреждении.

Что представляет из себя инвентаризация

Бюджетные учреждения ведут деятельность и сдают отчетность как все остальные организации.

Бюджетники так же, как и все, закупают товары и материалы, которые затем используют в текущей деятельности. Мало, кто сейчас не применяет бухгалтерских программ, поэтому все данные о покупках заносятся в такие программы, там же систематизируются и анализируются.

Всем известно, что без тщательной проверки деятельности учреждения за год невозможно составить корректную бухгалтерскую отчетность.

Одним из инструментов проверки и сверки информации является инвентаризация.

Только проверив все данные можно формировать и сдавать годовую отчетность.

Когда проведение инвентаризации обязательно

Проводить инвентаризацию или нет в течение года решает руководитель. Это дело добровольное.

Однако существуют ситуации, когда инвентаризация должна быть проведена в обязательном порядке. Кроме ежегодной, в конце года, обязательная инвентаризация, касающаяся имущества или других средств учреждения проводится в ряде случаев:

1. При увольнении или уходе с должности материально – ответственного лица. Для того, чтобы не было претензий к бывшему и новому работнику, необходимо четко понимать какое количество активов передается.
2. Продажа целого комплекса объектов учета.
3. Если совершена кража. Конечно, в таком случае необходимо провести инвентаризацию для определения масштаба ущерба и перепроверки наличия ценностей.
4. Если имущество будет находиться в управлении другой организацией, при сдаче в аренду или передачу в пользование, без вознаграждения. Нужно четкое понятие что и в каком количестве передается.
5. Если произошло стихийное бедствие или чрезвычайная ситуация. В этом случае необходимо определить ущерб, выяснить какое количество активов осталось в распоряжении учреждения.
6. При ликвидации или реорганизации учреждения, перед составлением ликвидационного баланса.

Кроме того, для главного распорядителя средств федерального бюджета и подведомственных казенных учреждений каждый квартал проводится проверка дебиторской задолженности. Федеральные органы власти и учреждения проводит проверку незавершенного строительства и капитальных вложений.

Зачем проводить инвентаризацию в бюджетных учреждениях

Проведение того или иного мероприятия преследует свои определенные цели.

Такими целями для бюджетного учреждения являются:

• Определение по факту какие активы в каком количестве присутствуют в учреждении
• Сверка данных бухгалтерского учета с наличием активов по факту
• Необходимость проверить в полной ли мере отражены обязательства учреждения

Что подлежит инвентаризации в учреждении

Инвентаризации подлежат не только товары и материалы, можно проводить инвентаризацию расчетов. Что конкретно может подвергаться проверке, рассмотрим ниже.

Выделяется 4 участка, в отношении которых может быть проведена инвентаризация:

• Основные средства. Для бюджетных учреждений под основными средствами понимаются активы, срок использования которых больше 1 года.
• Материальные запасы. У таких активов срок использования меньше 1 года.
• Расчеты с поставщиками. Определение суммы задолженности помогает правильно спланировать бюджет.
• Расчеты с подотчетными лицами. Для соблюдения кассовой дисциплины необходимо иметь представление о состоянии расчетов с подотчетниками.

Каждому объекту стоимостью более 3000 рублей присваивается инвентарный номер. При инвентаризации проводится не только подсчет таких объектов, но и сверка их инвентарных номеров. Проверка проводится по каждому материально – ответственному лицу.

По контрагентам проверяются данные актов сверки с данными бухгалтерского учета за определенный отрезок времени.

Проверка расчетов с работниками позволяет выявить возможные ошибки, контролировать полноту и своевременность уплаты налогов.

При проверке расчетов с подотчетными лицами определяют правильность расходования подотчетных сумм, корректность предоставления авансового отчета и выдачи денег.

При сверке с бюджетом выявляют недоимки и переплаты по налогам.

Немного об инвентаризационной комиссии

Руководитель учреждения своим приказом создает и утверждает состав инвентаризационной комиссии, которая проводит инвентаризацию и закрепляет ее результаты на бумаге.

В составе комиссии должно быть не менее 2 человек. Обычно привлекается 3 человека. Представитель управления, бухгалтер и специалисты других отделов могут быть членами комиссии. Бухгалтер может не привлекаться, если проверяемый участок не связан с денежными средствами. Но представитель бухгалтерии обычно входит в состав комиссии, какой бы участок не проверялся. Кроме того, учреждение может привлечь для проведения инвентаризации независимого специалиста, например, аудитора.

Материально – ответственное лицо должно присутствовать в момент инвентаризации, но в состав комиссии никогда не входит.

Основные этапы проведения инвентаризации

Прежде чем начать инвентаризацию, нужно издать приказ о её проведении. Это делает руководитель учреждения.

После этого инвентаризационная комиссия собирает документы на приход и расход, отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей.

Бухгалтерия формирует описи, которые составляют по каждому материально – ответственному лицу, в 2 экземплярах.

У работников берется расписка о том, что все документы и ценности сданы, оприходованы, списаны.

После того, как подготовительный этап закончен, начинается собственно подсчет, замер, завес имущества учреждения. Если инвентаризация проводится несколько дней подряд, то помещения, где ценности уже подсчитаны, опечатываются.

Фактические данные, полученные при проверке, сравнивают с инвентаризационными описями.

После этого делается вывод о результатах проведения инвентаризации.

Окончание инвентаризации. Излишки и недостачи.

После того, как все мероприятия закончены, сформированы и закрыты описи, необходимо составить акт о результатах инвентаризации. В акте указывается, были ли выявлены излишки, недостатки или фактическое наличие активов соответствует данным бухгалтерского учета.

Идеальный вариант, когда расхождений нет. В случае выявления каких – либо отклонений составляется ведомость расхождений.

Если по результатам инвентаризации образовался излишек, он приходуется, соответственно, увеличивается доходная часть бюджета учреждения. Оприходование выявленных активов происходит по рыночной стоимости. В большинстве случаев они образуются из – за некорректного ведения учета. При проверке у контролеров возникнут вопросы по поводу появления излишков в учреждении.

Если по результатам инвентаризации выявлена недостача, то все зависит от ее величины. Недостача, не выходящая за рамки норм естественной убыли, относится на издержки учреждения. Все, что сверх норм, ложится на материально – ответственное лицо.

Основные документы при проведении инвентаризации

Как отразить в годовой отчетности излишки или недостачи, выявленные в результате инвентаризации?

Если по итогам инвентаризации выявлены излишки или недостачи, то эта информация отражается в годовой отчетности. Данные отражаются в Пояснительной записке к балансу, в таблице 6.

Может ли быть наложен штраф за отсутствие обязательной инвентаризации?

Ни налоговая инспекция, ни другой контролирующий орган не может оштрафовать за отсутствие обязательной инвентаризации. Она проводится в интересах предприятия, чтобы корректно составить годовую отчетность и избежать штрафов.

Как видим, проведение инвентаризации в бюджетных учреждениях, по сути, ничем не отличается от инвентаризации в обычной коммерческой фирме. Главное отличие в формах составляемых документов в ходе проведения инвентаризации.

Инвентаризация позволяет наглядно увидеть наличие ценностей в учреждении, отказываться от проведения инвентаризации не имеет смысла.