Как поменять фискальный накопитель, и для чего это нужно

Онлайн-касса, сравнительно новый для мира бизнеса аппарат, для стабильной работы и выполнения своих функций нуждается в регулярной замене фискального накопителя. Данное устройство не подлежит утилизации — он должен храниться в сейфе. Первые фискальные накопители, появившиеся в продаже, имели срок полезного действия 13 месяцев, и компании-налогоплательщики успели их поменять. А предприниматели на ЕНВД и патенте, вероятно, еще не сталкивались с заменой устройства. В данной статье мы рассказываем о том, для чего необходимо производить замену фискального накопителя, и как поменять фискальный накопитель.

Как поменять фискальный накопитель правильно

Важно! Замена фискального накопителя в онлайн-кассе не означает, что использованное устройство можно выбросить — оно подлежит пятилетнему хранению в надежном месте. Необходимо предотвратить всеми возможными способами несанкционированный доступ к фискальной информации третьих лиц.

Прежде чем производить замену устаревшего фискального накопителя, нужно посмотреть в паспорт аппарата для проверки ограничений, установленных производителем в отношении срока полезного действия устройства. К примеру, срок службы может быть снижен из-за работы кассового аппарата в автономном режиме (то есть без отправки сведений в налоговую службу через оператора фискальных данных) или при применении его для реализации подакцизных товаров.

Перед тем, как открывать кассу для изъятия фискального накопителя, нужно сформировать отчет «О закрытии смены». Это требуется для того, чтобы убедиться в отсутствии сообщений в поле «Количество не переданных ФД» (поскольку важно, чтобы касса успела передать информацию обо всех фискальных операциях в налоговую службу).

Далее нужно отыскать инструкцию производителя кассы по формированию отчета «О закрытии смены». Ничего делать не следует, пока не придет сообщение от оператора фискальных данных о том, что он осведомлен о закрытии смены. Потом лучше убедиться в том, что самостоятельное вскрытие корпуса кассового аппарата не приведет к прекращению гарантийного срока.

Извлечение устаревшего ФН и установка нового устройства не вызовет трудностей даже у новичка. После завершения замены следует сформировать отчет «Об изменении параметров регистрации/фискализации». В нем нужно вручную вписать параметры оператора фискальных данных (из договора с ОФД), а именно адрес сайта ОФД для проверки чеков клиентами предприятия, название, ИНН, номер порта, адрес сервера.

Последним этапом в замене фискального накопителя станет повторная регистрация онлайн-кассы на официальном сайте налоговой службы. Более ничего делать не нужно, пока не истечет срок действия нового фискального накопителя.

Как поменять фискальный накопитель — алгоритм действий

Итак, напомним — чтобы произвести замену старого фискального накопителя на новый, нужно действовать по следующей схеме:

1. Сформировать отчет «О закрытии смены», обратить внимание на поле под названием «Количество не переданных фискальных данных» — оно должно быть пустым.
2. Сформировать отчет «О закрытии фискального накопителя».
3. Ожидать, пока не придет подтверждение от оператора фискальных данных (ОФД) о получении им отчета о закрытии фискального накопителя.
4. Произвести замену фискального накопителя.
5. Изъять просроченный ФН в сейф или иное место хранения, к которому у третьих лиц нет доступа (хранить устройство надлежит не менее 5 лет).
6. Сформировать отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)».
7. Произвести повторную регистрацию кассового аппарата на официальном сайте налоговой службы.

Читайте также статью ⇒ «Онлайн-касса для УСН в 2024 году. Регистрация онлайн-кассы для УСН и порядок перехода».

Экспертное мнение к вопросу о том, для чего необходимо менять фискальный накопитель

Фискальные накопители должны меняться каждым российским налогоплательщиком в плановом режиме, то есть по истечении срока годности старого устройства. Несмотря на то, что на аппарате будет указан срок полезного действия, дополнительно о необходимости произвести замену сообщит сама онлайн-касса. Смотреть нужно в отчет «О закрытии смены» — именно здесь за 30 дней до истечения срока годности фискального накопителя появится надпись «Ресурс фискального накопителя менее 30 дней». В том случае, если остается менее 1% памяти строка будет содержать иное сообщение: «Память фискального накопителя заполнена».

Если должностное лицо или руководитель фирмы вовремя не отреагирует на предупреждение или пропустит сообщение, фискальный накопитель будет заблокирован на следующий же день после окончания срока использования. С этого момента чеки печататься не будут — документ будет содержать только код ошибки (234, 219 или 215). В такой ситуации необходимо сформировать отчет о закрытии фискального накопителя, после чего немедленно произвести его замену. Эксперты Федеральной налоговой службы настоятельно рекомендуют купить запасной фискальный накопитель заранее, поскольку имеется вероятность повторения прошлогоднего дефицита устройств на рынке.

Помимо замены ФН в плановом режиме, установка нового устройства может понадобиться и в других случаях. Так, согласно тексту Письма Минфина от 12.02.2024 № ЕД-4-20/2631, предприниматели и юридические лица, применяющие в качестве режима налогообложения УСНО (упрощенную систему), ЕНВД (единый налог на вмененный доход), ЕСХН (единый сельскохозяйственный налог) или ПСН (патент), должны пользоваться исключительно фискальными накопителями со сроком действия, равным 36 месяцам. Если в онлайн-кассе по-прежнему установлен ФН, рассчитанный на 13 месяцев работы, компания будет вынуждена уплатить штраф (если дело не ограничится предупреждением):

• от 1,5 до 3 тысяч рублей ИП и должностным лицам;
• от 5 до 10 тысяч рублей юридическим лицам.

В 2017 году наблюдалась острая нехватка на рынке фискальных накопителей сроком действия 36 месяцев, в связи с чем нередко на фирме в онлайн-кассе были установлены 13-месячные ФН. Однако, ввиду дефицита, Министерство финансов пошло на уступки и в своем Письме от 23.05.2017 № ЕД-4-20/9679@ заявило о том, что фирмы могут не опасаться штрафов, если нужный 36-месячный фискальный накопитель отсутствует в продаже. Однако, в текущем году недостатка в устройствах не наблюдается, и сомнений в том, что нарушитель будет привлечен к административной ответственности, нет. Поэтому следует немедленно заменить фискальный накопитель, если у предпринимателя на «особом» режиме по-прежнему установлен ФН с коротким сроком действия.

Читайте также статью ⇒ «Онлайн-касса для ЕНВД в 2024 году. Порядок использования».

Законодательное регулирование

Типичные ошибки

Ошибка: Предприниматель на ЕСХН пользуется онлайн-кассой со встроенным фискальным накопителем сроком действия 13 месяцев.

Комментарий: Все юридические лица и ИП на специальных режимах налогообложения (УСНО, ЕСХН, ПСН, ЕНВД) обязаны применять фискальные накопители со сроком службы 36 месяцев.

Ошибка: Предприниматель, который произвел замену фискального накопителя, утилизировал использованный изъятый фискальный накопитель.

Комментарий: Просроченный фискальный накопитель после изъятия их онлайн-кассы подлежит хранению в недоступном посторонним людям месте на протяжении 5 лет.

Ответы на распространенные вопросы о том, как поменять фискальный накопитель

Вопрос №1: Я являюсь индивидуальным предпринимателем и осуществляю сезонные работы, могу ли я установить в онлайн-кассу фискальный накопитель сроком действия 13 месяцев?

Ответ: Да, можете. Пункт 6 статьи 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ позволяет использованиям фискальные накопители со сроком службы 13 месяцев предприятиям, занимающимся сезонными работами, совмещающим общую систему налогообложения со специальным режимом, продавцам подакцизного товара, платежным агентам, предпринимателям и ООО на ОСНО пользовать 13-месячными фискальными накопителями.

Вопрос №2: Что такое «формат фискального документа», и стоит ли обращать на него внимание?

Ответ: На онлайн-кассе может быть создан фискальный документ формата ФФД 1.0, ФФД 1.05, ФФД 1.1. Первый из перечисленных форматов (ФФД 1.0) перестанет действовать с 1 января 2024 года. Значит, если в настоящее время возникла необходимость заменить фискальный накопитель, можно заодно обновить прошивку Вашей кассы и ПО для работы с форматом (актуальными останутся ФФД 1.05 и ФФД 1.1). Обновления Вы можете отыскать на официальном сайте производителя Вашей кассовой машины.