В январе 2024 года Минфин выпустил письмо, в котором напомнил налогоплательщикам об обязательном условии признания командировочных расходов, а именно о наличии их документального подтверждения. В статье разберем, как подтвердить расходы в командировке, а также рассмотрим перечень подтверждающих документов по каждому виду затрат.
Какие расходы в командировке подлежат возмещению
Положениями ст. 265 НК РФ расходы, понесенные сотрудником в период служебной командировки, включены в перечень прочих расходов. Перечень таких расходов включает затраты на проезд, проживание, питание (суточные), а также прочие расходы, связанные с командировкой (оформление загранпаспортов, виз, консульские и аэродромные сборы, пр.).
Каждый из видов возмещаемых командировочных расходов рассмотрим в таблице ниже:
| № п/п | Расходы в командировке | Описание |
| 1 | Суточные | Направляя сотрудника в командировку, работодатель выплачивает ему суточные, которые являются компенсацией расходов на питание. Размер суточных устанавливается локальными нормативными актами компании (например, Положением о командировках). При этом в соответствие с абц. 12 п.3 ст. 217 НК РФ, в налоговом учете отражаются суточные в пределах 700 руб./сут. (для командировок по России) и 2.500 руб./сут. (для загранкомандировок). Суммы, выплаченные работодатель сверх установленной величины, в расчете налогооблагаемой прибыли не учитываются. |
| 2 | Расходы на проезд
|
Затраты на проезд до места командировки и обратно подлежат возмещению в общем порядке. Компенсации подлежат расходы на ж/д, авиабилеты, а также затраты на проезд водным и автотранспортом. |
| 3 | Расходы на проживание | В состав возмещаемых расходов включаются расходы на наем жилья в период командировки. Работодатель обязан оплатить как стоимость номера в гостинице, так и расходы на аренду квартиры (комнаты) у физлица. |
| 4 | Прочие расходы | К прочим расходам, возмещаемым в период командировки, включаются суммы, уплаченные при оформлении визы, загранпаспорта, а также консульские и прочие дипломатические сборы. |
Экономическая обоснованность командировочных расходов
В письме №03-03-06/3/1456 от 15.01.2024 года Минфин напомним, что командировочные расходы подлежат возмещению при одновременном соблюдении следующих условий:
- расходы экономические обоснованы;
- понесенные расходы непосредственно связаны с производственной (коммерческой деятельностью);
- имеется документальное подтверждение затрат.
Что касается экономической обоснованности командировочных расходов, то требование считается выполненным при условии, что суммы, затраченные сотрудником на проживание, не превышают среднерыночные, а проезд осуществлялся транспортом эконом-класса с учетом выбора оптимального маршрута.
Как правило, контроль за расходами на проживание осуществляется посредством локальных нормативных актов (Положение о командировках), в которых фиксируются лимиты расходов (в разрезе городов, регионов, категорий сотрудников).
Расходы на проезд в командировке признаются экономически обоснованными при условии, что сотрудник добирался до места назначения наиболее дешевым видом транспорта. К примеру, для сотрудника, которые направляется в командировку из Краснодара в Ростов-на-Дону, экономически обоснованными будут расходы на проезд ж/д транспортом или автобусом. Если же сотрудник направляется из Краснодара в Тюмень, то целесообразно использовать авиатранспорт. Несмотря на то, что стоимость авиабилета будет выше цены ж/д билета, расходы на авиаперелет будет признаны экономически обоснованными с учетом времени, потраченного на то, чтобы добраться до места назначения.
Читайте также статью ⇒ «Возмещение командировочных расходов в 1С ЗУП: инструкция».
Как подтвердить расходы в командировке
Согласно законодательству, командировочные затраты подлежат возмещению и отражаются в составе расходов на основании авансового отчета и документов, подтверждающих такие расходы.
Авансовый отчет подается сотрудником в течение 3-х рабочих дней, следующих за последним днем командировки (на основании приказа). К примеру, сотрудник, который вернулся из командировки 09.04.2024, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позже 12.04.2024 года.
Ниже рассмотрим, какие документы необходимы для подтверждения командировочных расходов
Как подтвердить суточные
Сумма суточных подлежит возмещению на основании следующих документов:
- приказ;
- авансовый отчет.
Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке согласно приказу (как рабочие, так и выходные). Таким образом, работодатель выплачивает сотруднику суточные не только за дни пребывания в другом населенном пункте, но и за дни в дороге.
Размер суточных определяется в соответствие с внутренними положениями компании. При этом сумма суточных, включаемая в налогооблагаемую базу, не должна превышать 700 руб. (для РФ) и 2.500 руб. (для загранкомандировок) за каждый день пребывания сотрудника в командировке. Если локальным нормативным актом компании предусмотрены суточные свыше установленного лимита, то разница между фактической выплатой и предельной величиной суточных:
- не учитывается при расчете налога на прибыль;
- облагается НДФЛ по установленной ставке (13% для резидентов РФ, 15% для сотрудников-нерезидентов).
Читайте также статью ⇒ «Выплата дивидендов нерезиденту: расчет, налоги».
Подтверждение расходов на проезд
Расходы на проезд в командировке подтверждаются оригиналами проездных документов.
Если для того, чтобы добраться до места назначения, сотрудник использовал ж/д транспорт, то подтверждающим документом является оригинал ж/д билета, в котором указана следующая информация:
- ФИО сотрудника;
- населенный пункт отбытия/прибытия (место работы/место командировки);
- дата отъезда/приезда (в соответствие с приказом о командировке).
Работодатель возмещает сотруднику стоимость билета в соответствие с суммой, указанной на проездном документе, с учетом дополнительных расходов (постель, страхование, налоги, сборы, т.п.).
Рассмотрим пример. Сотрудник ООО «Эверест» (г. Краснодар) Никаноров направлен в служебную командировку в г. Ростов-на-Дону. Период командировки согласно приказу – с 8 по 12 апреля 2024 года.
Для проезда в Ростов-на-Дону и обратно Никаноров приобрел 2 ж/д билета:
- билет Краснодар – Ростов, отъезд 08.04.2024 в 08:22 прибытие 08.04.2024 в 13:01;
- билет Ростов – Краснодар, отъезд 11.04.2024 в 23:14 прибытие 12.04.2024 в 04:54.
Так как даты приезда и отъезда, а также направление движения соответствует приказу о командировке, данные билеты являются подтверждением расходов на проезд.
Аналогичным образом возмещаются расходы на проезд водным и автотранспортом. В случае приобретения авиабилета, его стоимость подлежит возмещению при наличии посадочного талона.
Документы о расходах на проживание
В общем порядке подтверждение расходов на проживание в командировке осуществляется на основании квитанции об оплате услуг проживания. В квитанции должна быть указана следующая обязательная информация:
- ФИО проживающего (сотрудник);
- период проживания (с «_» ____ __г. по «_» ____ __г.) с указанием количества суток («_» сут.);
- цена проживания за сутки и общая сумма к оплате.
Период проживания, указанный в квитанции, должен соответствовать периоду командировки по приказу, а также дате приезда и отъезда, отраженных в проездных документах.
Действующие нормы НК РФ не содержат ограничений относительно размера расходов на проживание, подлежащих возмещению в связи с командировкой. В связи с этим цена проживания контролируется работодателем на основании лимитов, установленных локальными нормативными актами компании.
Следует помнить о наличии на квитанции обязательных реквизитов:
- информации о юрлице/ИП, предоставляющем услуги проживания (полное наименование, адрес регистрации, ИНН, контактные телефоны);
- печать организации (гостиницы, отеля), подпись ответственного должностного лица.
Во избежание возможных споров с налоговыми органами, для подтверждения расходов, помимо квитанции, также необходимо иметь счет на оплату услуг проживания, договор с гостиницей, а также копии выписки из ЕГРИП (если на время командировки жилье арендовано у ИП). Указанные документы не являются обязательными, но они с большой вероятностью застрахуют работодателя от возможных претензий со стороны налоговиков.
Читайте также статью ⇒ «Как купить валюту для загранкомандировки: проводки, примеры».
Загрузка...