Если вы тяжело поднимаетесь по будильнику каждый день и с неохотой отправляетесь в офис, подумайте о тех, кому вместо привычного рабочего места по заданию начальства приходится отправляться в другой город, на другой конец страны или даже за рубеж. Многие работники, в силу специфики своей работы, вынуждены время от времени, а то и постоянно, бывать в командировках. Что это такое, как рассчитывается и как оплачивается такая поездка, а также другие вопросы, с ней связанные, рассмотрим в данной статье.
Что такое командировка
Рассматриваемое понятие, как и сами отношения работника и его работодателя в процессе командирования, регламентируются Трудовым кодексом (ст. 166 ТК РФ). Что в законе понимается под командировками? Это, прежде всего, отправка работника в другое место, отличное от места его постоянной работы, с какой-либо рабочей задачей, которую он может решить, только находясь в том месте, куда его отправляют.
Таким образом, исходя из указанного выше описания, под рассматриваемый термин не подпадают случаи, когда сотрудник, в силу специфики своей профессии и работы, непосредственно исполняет свои трудовые функции не в офисе, а в пути, или, например, в каком-либо транспорте. То есть, не будут считаться командированными работниками, например, стюардессы, кондукторы, дальнобойщики, курьеры и представители тому подобных профессий.
При этом не запрещается направлять в служебные поездки работников, которые постоянно или временно работают из дома. Однако работник всегда должен состоять в штате. Внештатных специалистов командировать запрещается.
Вместе с тем, к таким служебным поездкам относится перемещение сотрудника на работу не только в чужую организацию, но и в филиал своей собственной конторы, который расположен в другом населенном пункте.
Признаки командировки
Чтобы поездка считалась командировкой, у нее должна быть четко установленная, определенная руководителем цель. А также определенные и понятные работнику способы ее достижения.
Кроме того, чтобы работник считался отправленным именно в командировку, он должен провести в месте отправки определенное и ограниченное время. Время, которое необходимо потратить на перемещение до места работы, непосредственное исполнение поставленной перед работников задачи и возврат работника на постоянное место его работы, должно быть заранее известно работодателю и сообщено работнику до его направления.
Немаловажен и тот факт, что все то время, пока сотрудник перемещается к месту командировки и возвращается обратно, а также пока он выполняет данное ему задание, он не считается прогульщиком. Этот период полностью приравнивается к его основной работе и не несет никаких негативных последствий для его карьеры — также засчитывается стаж, начисляются отпускные и премиальные, как будто он все это время находится на своем рабочем месте.
И один из самых значимых для работников вопросов, касающихся командировок, это вопрос компенсации расходов и оплаты. А расходов и неудобств, конечно, значительно больше, чем при работе в офисе на своем постоянном и привычном рабочем месте. Тут и затраты на приобретение билетов на транспорт, и траты на жилье, и, конечно, на питание на месте и в пути. Все эти расходы по закону ложатся на работодателя. Рассмотрим этот вопрос подробнее.
Что входит в командировочные расходы
Работодатель, решивший отправить своего сотрудника исполнять свои рабочие функции вдали от постоянного офиса, несет немало издержек, связанных с таким решением. Рассмотрим основные расходы при командировании работника:
1. Непосредственная выплата заработной платы сотруднику
При отправке сотрудника в командировку затраты на зарплату значительно возрастают, так как такому сотруднику оплачивается не только тот период, когда он непосредственно работал на новом месте, но и весь тот период, когда он находился в пути до того места, где должен был выполнять свое рабочее задание, и весь период его возвращения обратно. То есть, закон приравнивает все время передвижения к месту осуществления непосредственных трудовых обязанностей сотрудника.
2. Траты на оплату проезда до места работы
В данном случае работодатель должен оплатить полностью все расходы по доставке своего сотрудника до того места, где он должен выполнять свое служебное задание. Сюда включается полностью цена билетов на тот вид транспорта, которым работник будет добираться до места, например, билеты на самолет, поезд, междугородний автобус и так далее.
Кроме этих расходов, работник освобождается от оплаты перемещений внутри города, например, поездки трамваем или автобусом от гостиницы до места работы и обратно. Все такие перемещения оплачивает работодатель.
3. Расходы на съем жилья для работника
К таким расходам относятся средства на бронирование и оплату номера в гостинице, где командированный сотрудник планирует проживать, пока исполняет свое рабочее поручение. Если пользоваться услугами гостиницы по каким-то причинам невыгодно или невозможно, рассматривается вариант аренды квартиры или комнаты. Такую аренду также оплачивает организация.
4. Оплата издержек работника на питание вне дома
Естественно, работник, оказавшийся вне привычных условий работы, вынужден искать иные источники удовлетворения собственных потребностей организма, таких как питание во время работы и в пути. Все это предполагает дополнительные издержки, которые должен восполнить его работодатель, по чьей инициативе сотрудник и оказался в таком не комфортном положении. Такие издержки принято называть “суточные”.
5. Иные понесенные затраты работника, связанные с целями командировки
Зачастую сотруднику для исполнения своих трудовых обязанностей требуется потратиться дополнительно. Для того, чтобы возложить дополнительные траты работника на организацию, такие издержки должны быть известны и одобрены работодателем. К таким тратам можно отнести, например:
- оплату при оформлении необходимых для работы документов,
- расходы на организацию различных мероприятий,
- услуги почты,
- оплату связи,
- расходы на топливо,
- затраты на ремонт ТС и тому подобные.
Чем регулируется оплата расходов
Сама процедура возмещения издержек работника, связанных с отправкой его в командировку, в соответствии с требованиями закона, должна быть предусмотрена во внутренних документах самой организации. То же относится и к суммам затрат, которые подлежат возмещению.
Закон определяет лишь такие суммы возмещения командировочных затрат, с которых организация не должна уплачивать налоги. Однако для отдельных категорий сотрудников государство регламентирует такие выплаты самостоятельно в своих нормативных документах. В таких случаях указанные нормативно требования не подлежат самовольному изменению руководством органов и организаций. Такие императивные правила установлены для государственных служащих. Для них предусмотрены более жесткие правила отчета за потраченные во время поездки средства. После возвращения работник должен отчитаться в отдельном документе о всех произведенных тратах и предъявить доказательства в виде подтверждающих оплату различных товаров и услуг документов. После такого отчета бухгалтерия окончательно рассчитывает служащего.
Как считаются издержки
Затраты на питание и иные траты сотрудника, который отправился в иное место работы для выполнения служебного поручения работодателя, должны быть возмещены работнику за каждый проведенный в командировке день как на месте работы, так и в пути до места и обратно. При этом не имеет значения, окажутся эти дни рабочими по календарю или выходными и праздничными.
Единственное исключение возможно в случае, если работник отправляется в такую поездку на один день. Считается, что, если он должен вернуться домой в тот же день, то и оплата суточных за 1 день такому сотруднику не положена. Однако внутренними документами могут быть учтены и такие варианты затрат.
Важно! При этом работодателю необходимо понимать, что с той суммы, которая превышает установленные законом семьсот рублей, он вынужден будет заплатить налог.
Для заграничных командировок суммы, естественно, выше. Такие выплаты могут быть не только в российской валюте, но и в соответствующей иностранной. Для рабочих поездок в страны СНГ законодательно установлены несколько иные правила, например, при переезде через границу не будут делать отметку в паспорте.
Как оформляется поездка
Алгоритм оформления командировки следующий:
- Для начала, работодатель должен принять решение о командировке и издать соответствующий внутренний документ в виде приказа или распоряжения.
- Далее, готовится задание для сотрудника, где определяются основные цели его поездки. Издавать официальное удостоверение не требуется.
- После того, как работника ознакомили с решением руководства, все отчеты о сроках и суммах затрат будут производиться по транспортным билетам и квитанциям об оплате. Там же будут указаны и соответствующие сроки выезда и возвращения.
- В том случае, если сотрудник предполагает использовать собственный транспорт, отчитываться о прибытии придется служебной запиской. Кроме того, в этом смысле может пригодиться договор на аренду жилья.
- В соответствующих табелях, в которых организация учитывает рабочее время, указывается, что работник находится в командировке.
- Зарплата за время, пока работник выполнят задание на выезде, считается не как обычная оплата, а исходя из средней начисленной сотруднику оплаты за предшествующий командировке год.
- В организации могут быть приняты локальные документы, которые требуют от вернувшегося командированного сотрудника подготовить отчет о проделанной в командировке работе и выполнении задания руководителя.
Загрузка...