Физическое лицо, зарегистрированное в установленном порядке как индивидуальный предприниматель в процессе развития своей деятельности, сталкивается с необходимостью приема на работу сотрудников. Главными вопросом для него является: как оформить сотрудника на работу в ИП, согласно действующего законодательства. На этот и другие вопросы мы ответим в данной статье, предоставив пошаговую инструкцию для индивидуального предпринимателя.

Как оформить сотрудника на работу в ИП

Если ИП необходимо принять на работу сотрудника, то ему необходимо четко знать этапы осуществления данного процесса. То есть определить очередность действий и сроки их выполнения:

• Во-первых, сопровождение приема сотрудников подразумевает под собой договорные отношения, то есть заключение гражданско-правового либо трудового договора;
• При заключении трудового договора, необходимо будет составить и подписать все кадровые документы. Их количество и перечень зависит от деятельности ИП и должности, на которую нанимается сотрудник;
• И последний, но не менее важный этап, это необходимость зарегистрировать себя как работодателя в ФСС, то есть ИП обязан платить взносы для страхования сотрудников от травм полученных на производстве и несчастных случаев.

Общий порядок трудоустройства сотрудника у ИП — в инфографике ниже:

Читайте также статью ⇒ «Налоговые льготы для ИП-инвалида 3 группы«.

Заключения договора найма

Итак, для того, чтобы принять на работу сотрудника, необходимо определиться с договором и правомерностью его заключения. Для начала ИП должен ознакомиться с законодательной базой, а именно со ст. 421 ГК РФ, которая регулирует гражданско-правовые отношения и сост. 56 ТК РФ, регулирующей трудовые отношения.

Для сравнения приведем некоторые характеристики двух вариантов договоров:

Проанализировав данные таблицы можем сделать вывод, что гражданско-правовые отношения более предпочтительны для ИП, за счет упрощенного оформления и минимальных выплат за работника. Но существует одно, но. В случае выявления проверяющими некорректности заключенного договора к ИП будут применены штрафные санкции, так что лучше сразу проводить наем персонала в рамках законодательства.

Читайте также статью ⇒ «Как ИП на УСН перейти на самозанятость: инструкция, документы«.

Документальное оформление трудовых отношений

Останавливаясь на заключении трудового договора рассмотрим порядок предоставления и подписания кадровых документов между работодателем и его сотрудником:

• Сотрудник должен предоставить список таких документов, как паспорт гражданина РФ, трудовую книжку, если он не совместитель, диплом об образовании, СНИЛС (свидетельство о государственном пенсионном страховании) и бумаги воинского учета. Также работодатель может потребовать список таких документов, как документ о прохождении медкомиссии, справка о сумме доходов у соискателя, справка о доходе на предыдущем месте работы, справка о составе семьи, справка о беременности женщины, которую берут на работу, копии документов о рождении детей. Также, существует перечень документов, которые потребовать работодатель не может, это такие документы как ИНН и документ устанавливающий регистрацию будущего сотрудника.
• Далее кандидат пишет заявление о приеме на работу, это не обязательный документ, но чаще всего работодатель требует его. Установленного шаблона нет, написать можно в свободной форме;
• Следующим шагом является составление и подписание договора, в котором должны быть прописаны все нюансы договорных отношений. В случае, если сотрудник приступил к своим рабочим обязанностям, и договор не был подписан, то соглашение является заключенным, но только в ненадлежащей форме. Подписывается договор в двух экземплярах. После подписания данного договора ИП должен его зарегистрировать в органе местного управления;
• Далее сотрудник должен ознакомиться и подписать все внутренние документы, такие как должностная инструкция, положение об охране труда и другие, их перечень зависит от деятельности ИП;
• После подписания всех сопроводительных документов работодатель должен издать приказ о приеме сотрудника на работу и ознакомившись с ним, сотрудник должен его подписать. Дата приказа не должна быть ранее даты составления трудового договора;
• Создание личной карточки сотрудника. Личная карточка заведенная на сотрудника – это обязательный документ, который запрашивают проверяющие в первую очередь. Установленного образца бланка нет, но информация и обязательные реквизиты должны в ней присутствовать;
• ИП вносит запись в трудовую книжку вновь принятого сотрудника. Согласно действующего законодательства РФ, запись в трудовой книжке делается, если сотрудник проработал на новом месте более пяти дней. Заполнение предусматривает собой запись черной или синей ручкой разборчивым почерком без употребления сокращений. В случае, если это первое место работы сотрудника, то он предоставляет работодателю новую трудовую книжку и ИП занимается заполнением титульного листа и указания всей персональной информации сотрудника. Вся информация о месте работе и должности наемного рабочего должна быть заполнена согласно данным приказа о приеме на работу.

Читайте также статью ⇒ «Заявление о продлении патента ИП«.

Регистрация ИП в ФСС в 2024 году

Фонд социального страхования – это государственный орган, который занимается дополнительными выплатами и социальными льготами гражданам Российской Федерации, такими как выплаты на матерей и детей (на рождение ребенка, декретных, первого триместра беременности, уход за ребенком до полутора лет, при усыновлении и других), выплаты по больничным листам, компенсации по нетрудоспособности и производственного травматизма, а также выплат на погребение. Все эти выплаты происходят не на прямую от ФСС гражданам, а через работодателя, но только в том случае, если он стоит на учете в фонде.

Таким образом, индивидуальный предприниматель при первом приеме на работу сотрудника должен обязательно пройти регистрацию в ФСС. Для этого необходимо:

• Ознакомиться с порядком регистрации и снятия с регистрации юридических и физических лиц. Данная информация указана в Приказе МинздравСоцразвития России от 07.12.2009г. № 959н.;
• Далее, необходимо обратиться в орган Фонда социального страхования по месту регистрации и предоставить список таких документов как заявление, паспорт ИП, свидетельство подтверждающее, что работодатель является ИП, ИНН, выписка из ЕГРИП, трудовые книжки нанимаемых сотрудников.

Данную процедуру ИП должен пройти в тридцатидневный срок после приема на работу сотрудника. Невыполнение данного обязательства влечет за собой административную ответственность.

Ранее ИП должен был стать на учет еще и в Пенсионный фонд, но после 2017 года данная процедура упростилась, так как теперь этими взносами занимается налоговый орган. Т.е. Пенсионный фонд больше не регистрирует ИП, как работодателей. То есть единственной задачей работодателя является страхование сотрудников от травматизма, именно для этих целей ИП регистрируется в ФСС.

Другие обязательства ИП перед наемными рабочими

В момент приема на работу первого сотрудника ИП обязан заниматься еще рядом новых обязанностей. Такими как:

• Оценка условий труда на рабочем месте. Условия труда в первую очередь влияют на производительность персонала, поэтому они должны регулярно контролироваться и соответствовать действующему законодательству;
• Своевременное проведение расчетов с персоналом, зарплата, отпуск, больничный;
• Ведение табеля учета рабочего времени. Это документ, который составлен на каждого сотрудника и отражает использование рабочего времени, в рамках отчетного периода. Его ведение является обязательным и для ИП, в том числе. Ведется он и в бумажном и в электронном виде. Каждому сотруднику присваивается табельный номер, который будет фигурировать во всех отчетных документах;
• Ведение графика отпусков. Данный документ хотя и составляется в произвольной форме, но является обязательным для ведения у ИП. В нем отражается информация по отпускам каждого сотрудника по месяцам ухода в отпуск.