Изменились правила получения и использования электронной подписи

С помощью электронной подписи (ЭП) можно обеспечивать конфиденциальность документов, определять адресанта, а также проверять целостность документации. Использовать ее могут как физические, так и юридические лица. ЭП позволяет отказаться от необходимости распечатывать, подписывать и вновь сканировать документ для его отправки в электронном формате. Документ, на котором есть ЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, подписанный вручную.

Плюсы использования электронной подписи

Использование ЭП помогает:

• упростить процедуру учета, подготовки и хранения документов;
• сократить время, которое тратится на оформление документов, обмен ими;
• обеспечить гарантию подлинности бумаг;
• повысить конфиденциальность обмена информацией.

Риск подделки электронной подписи минимален, поскольку для этого нужно провести массу вычислений. Реализовать это сложно даже опытным в программировании людям. К тому же дополнительная защита обеспечивается наличием сертификата. Благодаря электронной подписи можно избавиться от многих бюрократических проволочек: не придется несколько раз распечатывать, сканировать документы и прочее.

Виды электронной подписи

Законодательно разделяется несколько видов ЭП:

Простые и неквалифицированные варианты могут быть равны по значимости подписанному бумажному документу, если обе стороны не против такого. 

Пример. Гражданину нужно отправить сообщение в органы власти. Он имеет только усиленную неквалифицированную подпись. Используя ее, гражданин может подписать документ, и таким образом будет подтверждена его личность.

Важно! Используя уже квалифицированную ЭП, гражданам можно получать госуслуги в электронном виде. Если говорить об организациях и органах госвласти, они могут отправлять сообщения гражданам и другим компаниям.

Изменения, связанные с электронной подписью

В феврале 2024 года Президент РФ подписал закон, связанные с изменениями в выдаче и использовании электронной подписи. Изменения положительные и обеспечивающие большее удобство использования ЭП. Всего новшества два: одно связано с заверением документов, другое — с усилением требований к центрам, которые удостоверяют ЭП (Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Что изменилось в заверении отчетности

Сейчас, если отчетность в электронном формате отправляется бухгалтером или другим сотрудником, а не руководителем, требуется прикрепить к ней и электронную доверенность. Она должна быть заверена директором.

Изначально предполагалось, что руководители организаций должны будут подписывать отчеты ЭП компании и личной, но такое условие решили не вводить. С вступлением закона в силу, если директор самостоятельно отправляет отчетность и визирует ее, ему достаточно использовать только одну электронную подпись.

Где заказывать электронные подписи

Раньше предполагалось, что выдавать ЭП будет только налоговая, но в окончательной редакции закона указано, что заниматься этим могут и некоторые удостоверяющие центры, которые имеют аккредитацию. Специалисты налоговой службы самостоятельно определят, каким центрам можно доверить такую задачу.

Омбудсмен по вопросам развития цифровой экономики Илия Димитров: «Мы планируем сделать процедуру выдачи электронной подписи более простой, но при этом защищенной. Наличие большого количества центров, которые имеют право выдавать электронные подписи, подвергает сомнениям их достоверность. С июля их станет меньше, и их деятельность будет строго контролироваться ФНС».

Пока этот закон не работает — он станет актуальным лишь с 1.07.2024 года. При этом важно брать во внимание такие положения:

• если получить электронную подпись до этой даты, она будет работать до тех пор, пока ее срок действия не истечет;
• если срок аккредитации центра подойдет к концу, пользоваться ЭП, которая в нем получена, нельзя.