Когда работодатель нанимает сотрудника на работу, он предполагает, что подчиненный будет выполнять поставленные перед ним задачи за установленное руководством время. Но зачастую определенного для выполнения поручения времени недостаточно из-за устаревшего оборудования, излишней нагрузки, недостаточной квалификации и по иным причинам. Но иногда работник не справляется просто потому, что тратит время не на то, что нужно. Именно поэтому целесообразно проводить исследования и выяснять реальную причину медленного выполнения работы. В этом работодателям помогает так называемая фотография рабочего времени.
Что такое фотография рабочего времени
Фотография рабочего времени представляет собой инструмент, применяемый работодателями для исследования продуктивности работников и помогающий выяснить, куда уходит время конкретного специалиста. Также можно сказать, что фотография рабочего времени — это средство для установления временных затрат на выполнение поставленной задачи, производственных мощностей и интеллектуальных ресурсов. Благодаря данному инструменту у работодателя появляется возможность увеличить продуктивность с минимальными вложениями.
Важно! Фотография рабочего времени по факту не является привычной всем фотографией — это одноименный документ. Название свое такой документ получил по той причине, что он дает возможность запечатлеть во всех деталях выполнение работы сотрудником. В документе содержится информация о поручении начальства и начале/окончании работы над его выполнением, какие-либо пояснения.
Разновидности фотографий рабочего времени
Различают 3 разновидности фотографии рабочего времени, каждая из которых характеризуется своими особенностями:
| Вид фотографии рабочего времени | Описание |
| Индивидуальная | Разновидность фотографии рабочего времени, отличающаяся тем, что фотография заводится исключительно в отношении одного подчиненного с целью отслеживания эффективности его работы. За трудовым процессом сотрудника наблюдает специальная комиссия, а данные исследования переносятся в наблюдательный лист. |
| Групповая | Фотография рабочего времени, оформляемая сразу на группу работников. Комиссия наблюдает за трудовой деятельностью всего коллектива и вносит данные в форму. Цель оформления документа — получение сведений об эффективности каждого специалиста внутри рабочей группы. Если наблюдение производится за группой, состоящей более чем из 3 сотрудников, анализ представляет собой множество мгновенных наблюдений, в ходе которых фиксируются сведения о действиях каждого из работников. Члены комиссии:
|
| Бригадная | Данный метод оценки применяется на производствах и практически ничем не отличается от группового способа получения фотографии рабочего времени. Только вместо группы работников анализируется производительность рабочей бригады. |
Чем фотография рабочего времени отличается от хронометража
Фотографию рабочего времени не стоит путать с понятием хронометража — это совершенно разные инструменты исследований:
| Фотография рабочего времени | Хронометраж |
| Назначенное директором фирмы официальное мероприятие.
Фотография формируется в соответствии с документацией, утвержденной руководством компании. По итогам проведения мероприятия оформляется бланк установленной внутри компании формы. |
Инструмент, необходимый для отслеживания временных затрат на выполнение поставленных задач.
Хронометраж используется самим работником предприятия. Сотрудник самостоятельно решает, как и куда записывать полученную в ходе исследования информацию. |
Кем может быть получена фотография рабочего времени
Проводить наблюдение за работой сотрудников имеют право лица, уполномоченные на это руководством фирмы. Так, в состав специальной комиссии могут быть включены:
- специалисты по охране труда или работники, ответственные за охрану труда на предприятии;
- главный инженер или рядовые инженеры;
- представители бухгалтерии;
- сотрудники отдела кадров, менеджеры.
Кому может понадобиться фотография рабочего времени
Разберемся, кто может использовать в работе сведения, полученные благодаря фотографии рабочего времени. Вообще, полученной информацией могут пользоваться любые заинтересованные лица. На практике, фотография чаще всего используется:
- Владельцами компаний и директорами предприятий. При помощи данного инструмента становится возможным определить степень загруженности работников, производительность каждого из них.
- Сотрудниками отдела кадров и менеджерами по персоналу. Фотография позволяет составлять эффективные должностные инструкции, нанимать оптимальное число работников в штат, организовывать исследования.
- Самим персоналом. Сотрудники, заинтересованные в эффективном сотрудничестве с работодателем, в повышении по должности и в получении высокой зарплаты, смогут при помощи фотографии рабочего времени повышать свою производительность и оптимизировать рабочее время.
Какие цели и задачи выполняет фотография рабочего времени
Фотография рабочего времени используется для достижения следующих целей:
- Обнаружение «утечки» рабочего времени на протяжении трудовой смены.
- Организация обучения персонала для повышения эффективности работы.
- Определение проблем, из-за которых появляется «утечка» времени.
- Изучение опыта наиболее успешных в плане производительности компаний.
- Планирование мероприятий, направленных на решение проблемы «утечки» времени.
- Разработка временных нормативов (так называемых «дедлайнов»).
Фотография рабочего времени применяется на производстве для решения перечисленных ниже задач:
- Принятие верных управленческих решений при формировании штата сотрудников, разработке должностных инструкций, составлении плана выполнения работ.
- Анализ расхода времени у передовых сотрудников производства.
- Изучение возможного объема работ для отдельно взятого работника.
- Оценка условий работы и влияния таких условий на производительность.
- Формирование фактического баланса времени путем группировки временных затрат по разным категориям.
- Определение действенных методов повышения эффективности.
- Точное определение структуры рабочего времени.
- Проведение сравнительного анализа работы сотрудников со схожим профилем.
- Выявление причин «утечки» времени вовремя.
- Установление причин несвоевременного выполнения рабочего плана.
Этапы проведения исследований с целью создания фотографии рабочего времени
Процедура оформления фотографии рабочего времени подразделяется специальной комиссией на 3 этапа:
- Подготовка. Члены собранной комиссии изучают специфику работы подчиненного, в отношении которого проводится проверка. Необходимо проанализировать технические особенности, подготовить наблюдательные листы для внесения базовых параметров, подлежащих изучению.
- Наблюдение. Члены комиссии фиксируют длительность рабочих процессов. Например, если работнику поручили выполнить 3 задачи, в наблюдательных листах должны присутствовать эти 3 задачи — возле них указывается время начала и окончания выполнения задания с учетом перерывов (в том числе несанкционированных). Наблюдение проводятся на протяжении трудовой смены.
- Обработка результатов. Данный этап подразумевает выполнение следующих действий:
-
- Подсчет общей длительности времени, потраченного на выполнение задания (установление времени, которое понадобилось для выполнения конкретных поручений, для перерывов).
- Оценка результатов исследования (следует иметь в виду, что, если работа выполняется во вредных или опасных условиях, длительное выполнение поставленных задач становится невозможным в силу закона).
- Сравнение полученных результатов с приблизительными нормативами.
- Выявление слабых мест, обнаружение «утечек» времени, поиск способов повышения коэффициента полезного действия каждого сотрудника и коллектива в целом.
Как оформить результаты наблюдений
Как уже было сказано, при проведении исследований члены комиссии заполняют специальные бланки, содержащие следующие сведения:
- наименование документа;
- название предприятия, структурного подразделения;
- сведения о сотруднике, эффективность работы которого изучалась;
- образование работника, степень подготовки;
- должность, которую занимает подчиненный;
- вид порученной ему работы;
- поставленные перед сотрудником задачи.
Содержимое бланка может выглядеть следующим образом (пример):
| Номер | Наименование поставленной задачи | Начало работы над заданием | Завершение работы | Продолжительность | Примечания |
| 1 | Работа с поступающей информацией | 09:00 | 17:30 | 8 ч. 30 мин. | Разбор электронной почты, подготовка ответов |
| На обслуживание рабочего места (включение компьютера, наведение порядка на столе) потрачено 15 минут. | |||||
| На перерывы между выполнением задач потрачено 10 минут. Всего перерывов — 5. Итого — 50 минут. | |||||
| Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00. | |||||
| На завершение работы (выключение компьютера) потрачено 10 минут. | |||||
| На оперативное выполнение задач фактически потрачено: 6 ч. 15 мин. | |||||
Важно! После окончания работы над заполнением бланка его передают на подпись руководителя структурного подразделения, в котором проводились исследования. Далее документ направляется на подпись к работодателю.
Как фотография рабочего времени позволяет судить о тяжести труда
Поскольку на производительность труда оказывают влияние не только усилия работника, но и условия, созданные на рабочем месте, а также особенности функционирования оборудования на предприятии, в целях улучшения и ускорения рабочих процессов целесообразно выявить проблемы, мешающие работать, и вовремя устранить их.
С этой целью организуется анализ тяжести труда. Для составления фотографии в такой ситуации привлекают специалистов по охране труда, поскольку они осведомлены о процессе работы лучше всех. В ходе проведения проверки анализируются, к примеру, временные затраты на запуск оборудования.
Как действовать после того, как оформлена фотография рабочего времени
Фотография рабочего времени может подсказать руководству о необходимости проведения одной или нескольких мероприятий из списка ниже:
- Перераспределение нагрузки (необходимость в перераспределении задач возникает в случае, когда одно структурное подразделение компании нагружается больше другого).
- Изменение обязанностей (если сотрудник не соответствует должности, ему можно поручить выполнение других задач либо провести обучение).
- Увеличение штата работников (если усилий всех подчиненных недостаточно для оперативного выполнения заданий).
- Увеличение или уменьшение заработной платы (если один сотрудник отличается высокой производительностью труда, а другой тратит много времени на перерывы и отвлечения, целесообразно повысить зарплату эффективному работнику и понизить — малоэффективному).
Карта фотографии (образец)
Перед вами образец карты фотографии рабочего времени (скачать бланк):
Образец карты фотографии рабочего времени
Наблюдательный лист
Скачать бланк и образец наблюдательного листа вы можете по следующей — ссылке.
Читайте также статью ⇒ «Специальная оценка условий труда в 2024 году: пошаговая инструкция«.
Пример фотографии рабочего времени
Перейдите по ссылке, чтобы скачать пример фотографии рабочего времени сотрудника бухгалтерии.
Читайте также статью ⇒ «Возложение дополнительных обязанностей на работника«.
Типичные ошибки
Ошибка: Комиссия, задачей которой является составление как можно более точной фотографии рабочего времени, проводят наблюдения единожды и вносят значения показателей в карту.
Комментарий: Чтобы уточнить фотографию рабочего времени, требуется проводить аттестацию несколько раз. В бланк формы следует вносить усредненные значения.
Ответы на распространенные вопросы о том, что такое фотография рабочего времени
Вопрос №1: Руководитель приказал сформировать индивидуальную фотографию рабочего времени. Из скольких человек должна быть собрана комиссия?
Ответ: Для получения индивидуальной фотографии достаточно одного члена комиссии.
Вопрос №2: Требуется оформить фотографию рабочего времени трудового коллектива. На фирме имеется 2 сотрудника, выполняющих аналогичные функции. Можно ли объединить информацию об их работе в одной карте?
Ответ: Да, если работа сотрудников идентичная, половина членов комиссии может наблюдать за работой одного сотрудника, а вторая половина наблюдателей — за работой второго работника. В итоге будет сформирована одна фотография рабочего времени на двоих.
Загрузка...