Девятый пункт 169 статьи НК РФ позволяет продавцу и покупателю обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. Электронные счета-фактуры полностью заменяют собой бумажную документацию, упрощая и ускоряя процедуру обмена документами.
Преимущества для участников использующих электронные счета-фактуры
Электронный счет-фактура доставляется покупателю почти моментально после выписки, отпадает необходимость доставлять его клиенту на бумаге, достаточно воспользоваться услугами специализированных компаний, обеспечивающих надежную и быструю взаимосвязь между контрагентами в вопросах передачи сформированных счетов-фактур, их изменения и исправления. Данные компании именуются Операторами электронного документооборота и связывают продавца и покупателя высокоскоростными телекоммуникационными каналами.
Счет-фактура является важным для покупателя документом, так как позволяет воспользоваться законным правом возмещения «добавленного» налога. Обязанность продавца – своевременно сформировать счет-фактуру и доставить его до клиента. Последний на основании полученного бланка выполняет проводки по учету выделенного НДС на 19 счете обособленно от остальной стоимости имущества (Читайте также статью про счет-фактуру без НДС).
В случае оформления бумажного счета-фактуры, его нужно удобным способом транспортировать до клиента, однако это не всегда удобно для сторон. Хорошо, если счет-фактура прикладывается к прочей отгрузочной документации с отправляемыми ТМЦ. Если же покупатель перечисляет аванс, в ответ на который также необходимо выставлять в 5-тидневный срок счет-фактуру, то процедура передачи бумажных документов усложняется – продавцу нужно искать способы доставить бумагу до клиента, а это дополнительные затраты денег и времени. Выгодная альтернатива бумажным счетам-фактурам – передача электронным способом через Оператора.
Изменения с апреля 2016 года
Приказ Минфина №174н от 10.11.15 определяет, как осуществляется процедура электронной взаимосвязи двух участников деловых отношений при формировании счетов-фактур. Положения этого приказа начинают действовать с начала апреля 2016 года.
Как перейти на электронные счета-фактуры?
Прежде всего, сторонам нужно согласовать этот момент между собой. Для этого лучше оформить письменное соглашение, в котором будет прописано согласие сторон на замену бумажных счетов-фактур электронными.
Электронные счета-фактуры: соглашение об обмене
Пример соглашения об обмене электронными счетами-фактуры
Если участники деловых отношений взаимно согласны на электронную передачу счетов-фактур, то следует:
- Убедиться, что обе стороны обладают требуемыми техническими возможностями для взаимной передачи и получения документации электронным способом;
- Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) обоими участниками для заверения счетов-фактур и другой документации, подлежащей оформлению в процедуре электронной взаимосвязи (извещения, уведомления);
- Выбрать надежного Оператора электронного документооборота (допускается одновременное использование нескольких операторов);
- Заключить с Оператором договор, направив ему заявление с реквизитами, прописанными в подпункте б пункта 2.1 приказа №174н;
- Получить у Оператора необходимые сведения для использования электронных каналов связи в процессе обмена счетами-фактурами (идентификатор, параметры доступа и прочие данные).
Получение УКЭП предполагает оформление сертификатов квалифицированного типа для ключей электронных подписей в специализированных компаниях, данная процедура регламентируется законом №63-ФЗ от 06.04.11. Сертификаты получаются на тех представителей компании, которые будут подписывать счета-фактуры. Право заверения счетов-фактур, передаваемое ответственным лицам, должно подтверждаться доверенностью или приказом.
Сведения о том, что два экономических субъекта будут участвовать в электронном обмене счетами-фактурами, Оператором передаются в ФНС – в отделение, где каждый субъект числится на учете. Данная процедура осуществляется в 3-хдневный срок с момента подключения клиентов к электронным каналам связи.
При изменении реквизитов компании следует в трехдневный срок проинформировать об этом Оператора посредством направления заявления. Получив документ заявительного характера, Оператор в срок до трех дней вносит указанные корректировки в реквизиты участника электронной связи.
Сторонам нужно учесть такие моменты:
- Каждый счет-фактура должен передаваться отдельно как самостоятельный документ;
- Вся формируемая в процедуре электронная документация подлежит заверению УКЭП;
- День выписки счета-фактуры – дата, отраженная в подтверждении Оператора о поступлении от продавца файла;
- День получения счета-фактуры – дата из подтверждения Оператора о передаче файла с документом покупателю;
- Недочеты технического характера исправляются в счете-фактуре путем передачи покупателем уведомления о корректировках продавцу через Оператора;
- Исправленный счет-фактура повторно отправляется покупателю через Оператора.
Процесс отправки электронного счета-фактуры покупателю с апреля 2016 г.
Последовательность действий участников:
| Субъект | Действие |
| 1. Продавец | Для передачи счета-фактуры (с/ф) клиенту:
|
| 2. Оператор | Не позднее следующих суток с момента получения с/ф от продавца:
|
| 3. Покупатель | Не позднее следующих суток с момента получения с/ф от Оператора:
Не позднее следующих суток с момента получения подтверждения с датой отправки с/ф:
|
| 4. Продавец | В ответ на подтверждение Оператора с датой получения с/ф:
|
| 5. Оператор | Проверяет и сохраняет извещение продавца.
В ответ на извещение покупателя о получении с/ф:
Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении подтверждения с датой отправки с/ф. |
| 6. Продавец | Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении с/ф. |
| 7. Покупатель | В ответ на подтверждение об отправке извещения покупателя продавцу:
|
| 8. Оператор | Проверяет и сохраняет последнее извещение покупателя. |
Важно:
- Все документы, извещения, подтверждения заверяются УКЭП;
- Все электронные форматы документов сохраняются каждым участником электронных отношений.
По факту выполненной процедуры по перемещению счета-фактуры стороны должны иметь следующую сохраненную документацию с УКЭП.
Продавец:
- Сформированный счет-фактура;
- Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем поступления файла с электронным с/ф от продавца;
- Извещение покупателя о том, что к нему доставлен файл с электронным с/ф (если стороны договорились, что этот документ необходим).
Покупатель:
- Предъявленный счет-фактура;
- Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем отправки файла с электронным с/ф покупателю;
- Подтверждение, предоставленное Оператором, о доставке извещение о получении с/ф покупателем продавцу.
Процесс исправления электронного счета-фактуры
Последовательность действий участников:
| Субъект | Действие |
| 1. Покупатель | Для информирования продавца о необходимости исправления:
|
| 2. Оператор | Передает уведомление покупателя продавцу. |
| 3. Продавец | В ответ на полученное уведомление:
|
| 4. Оператор | Передает извещение продавца покупателю. |
| 5. Продавец | Исправляет с/ф и заново проводит процедуру отправки. |
Аналогичным образом отправляются корректировочные счета-фактуры. Электронные формы стандартного и корректировочного бланков можно найти в приказе №ММВ-7-6/93@ от 04.03.15, утвержденном налоговым органом.
Приведенный процесс обмена электронной документацией закреплен в приказе №174н и действует с начала второго квартала 2016 года.
Загрузка...