Электронно-цифровая подпись в нашей жизни уже не редкость. Каждый пытается сэкономить свое время, чтобы как можно меньше бегать по инстанциям и выяснять какие-либо вопросы. Технический прогресс дошел до того, что сидя в офисе можно с помощью электронного документооборота заказать практически любую справку, сверку, сдать отчет, но для этого необходима электронная подпись на предприятии, которую требуется получить.
В чем смысл подписи для юридических лиц
Под понятием самой подписи принято понимать электронные данные, зашифрованные, удостоверяющие подпись отправителя и подтверждающие данный факт. Главным требованием к ее применению является соответствие ГОСТу, то есть установленному стандарту.
ЭЦП бывает нескольких видов. Физические лица, которые используют сайт государственных услуг либо многофункциональных центров, пользуются простой подписью, зарегистрировался, получил логин и пароль — вот уже и подпись. Или в интернет-банкинге — набрал платеж, а для отправки ввел пароль из смс — это тоже факт применения простой подписи.
А вот у юридических лиц все гораздо сложнее. Здесь мы сталкиваемся с понятием усиленной квалифицированной подписи и неквалифицированной.
| Квалифицированная | Неквалифицированная |
| Усиленная квалифицированная подпись подтверждает владельца и идентифицирует и говорит о том, что с момента оформления руководитель не менялся. | Неквалифицированная подразумевает носитель, то есть ключ — флешка, на котором находится логин и пароль. Человек получает в удостоверяющем центре два ключа электронной подписи: закрытый и открытый. Закрытый ключ хранится на специальном ключевом носителе с пин -кодом или в компьютере пользователя. С помощью закрытого ключа владелец генерирует электронные подписи, которыми подписывает документы. Открытый ключ электронной подписи связан с закрытым ключом ЭП и предназначен для проверки подлинности ЭП. Открытый ключ доступен всем, с кем его обладатель ведет электронный документооборот. Используется больше на электронных площадках, государственных закупках и тендерах. |
Что необходимо для приобретения юридическим лицом данной подписи
Читайте также статью ⇒ Доверенность на получение ЭЦП для юридических лиц.
Алгоритм действий для юридического лица прост:
1.Бухгалетер либо директор изучает перечень сертифицированных центров, которые уполномочены на выдачу данных подписей
2.Затем созванивается с сотрудником и говорит о своем желании приобрести ЭЦП, договаривается о встрече
3.Собирает пакет документов, в перечень входит:
- Устав предприятия, заверяется каждая страница печатью организации и подписью директора
- Свидетельство о государственной регистрации, если было выдано в налоговой
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе
- Лист записи, где мы можем ознакомиться с видами деятельности предприятия
- Выписку из ЕГРЮЛ, ее можно заказать в 1с бухгалтерии либо на сайте инспекции, указан ИНН, распечатать и заверить
- Доверенность, если получать будет не директор, в ней необходимо указать данные получателя, его паспорт, инициалы с фамилией, прописку, а также действия, которые он может совершать. Нотариально заверять данную форму не требуется. Достаточно указать наименование полное и сокращенное, если оно предусмотрено уставом, ИНН, КПП и юридический адрес. А также срок, на который выдаете доверенность.
- После чего физическое лицо отправляется с пакетом документов для получения подписи. Выдается она на год, после чего потребуется продление полномочий.
Важно! Заверяется каждая копия документа, с указанием даты, должности и фамилии с инициалами сотрудника.
Процесс получения подписи юридическим лицом
Законодательно не запрещено оформлять ЭЦП на само юридическое лицо, и его подтверждением была бы печать организации, однако на практике такой механизм еще не разработан и поэтому подпись получает физическое лицо, а оформляется как правило на руководителя. Записать данную подпись можно на следующие носители:
- Токен
- флэшка
Усиленная подпись изготавливается удостоверяющим центром и передается директору фирмы на носителе, посредством которого может быть реализован установленный механизм шифрования подписи — например, это может быть ключ eToken. Одновременно с носителем ЭП руководитель получает комплект ПО, необходимый для организации обмена данными с теми хозяйствующими субъектами, которым предполагается направлять документы, заверенные электронной подписью.
Если получить подпись хочет не директор, то нужно поступить следующим образом:
- Зарегистрировать ЭЦП на организацию, в принципе, может любой ее представитель. При этом внутренним распорядительным актом фирмы должен быть определен сотрудник, отвечающий за работу с электронными подписями при вступлении фирмы в правоотношения в сфере государственных и муниципальных услуг, а также в иных случаях, что предусмотрены законодательством.
- Если такой распорядительный акт принят не будет, то ответственным лицом в этом случае по умолчанию назначается директор организации. Сотруднику — не руководителю, который получает ЭЦП, выдается соответствующий разрешительный документ от руководителя (например, приказ, наделяющий правом подписи определенных документов). Такой документ обычно нужно прикладывать к пакету документов на получение ЭЦП для сотрудника.
Читайте также статью ⇒ Продление ЭЦП.
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
В чем смысл электронно-цифровой подписи и для чего необходимо оформить доверенность?
Ответ:
Электронная подпись применяется во многих сферах деятельности. Это очень удобно для получения различных справок посредством электронного документооборота, для подачи отчетности не выходя из дома или офиса, для письменного обращения в различные инстанции. Но для того, чтобы ее получить понадобиться подготовить пакет документов и если директор лично не может явиться в офис сертифицированного центра для получения усиленной подписи, а именно она является равнозначной живой подписи, то он выдает доверенность доверительному лицу, который сможет от его имени подписать необходимые документы и получить флэш носитель. Процедура эта серьезная, поэтому доверить стоит ответственному лицу.
2.Вопрос №2:
Можно ли выдать доверенность не на сотрудника организации на получение электронной подписи?
Ответ:
Подчиненность физического лица юридическому сертифицированный центр не проверяет, сотрудник сверяет лишь данные в доверенности и паспорте доверенного лица, ответственность за доставку ключа несет лицо, которое его получит, соответственно директор несет свою ответственность выдавая ему доверенность, ставя подпись и печать. Работник центра лишь удостоверяется в личности получателя. Поэтому выдавая доверенность, лучше подумать, н кого ее оформить.
3.Вопрос №3:
Что должно быть указано в доверенности на получение ЭЦП?
Ответ:
Выдавая доверенность, как правило ее составляет бухгалтер, необходимо указать наименование как полное так и кратное предприятия, его ИНН,КПП, юридический адрес. Внутри пишем данные, на кого ее оформляем с паспортом и пропиской, а также формулируем перечень действий. Если доверенность общая, то можно написать все действия, которые позволительно совершать, если же выдаете на конкретную организацию, то лучше четко сформулировать: например: получать электронно-цифровую подпись в сертифицированном центре ( наименование центра) и расписываться во всех необходимых для этого документах. Так же не забыть про срок, на который выдается доверенность, как правило до 1 года.
Загрузка...