В сегодняшней статье мы разберем тему составления доверенности на получение товара (ТМЦ), расскажем, для чего она необходима и как составляется, на что следует обратить внимание. Также в статье вы сможете найти примеры официальных бланков доверенности и образцы для их заполнения. Кроме этого, в статье мы рассмотрим ситуацию, которая не требует разработки доверенности для получения товарно-материальных ценностей для предприятия.
Что представляет собой доверенность и для чего она нужна
Доверенность на получение товара и материальных ценностей (ТМЦ) представляет собой специально разработанную бумагу, которую в организации получает определенный сотрудник. В таком документе указаны права, согласно которым выбранный сотрудник может получать ТМЦ по заказу или договору с поставщиком, от лица предприятия.
Документ, на основании которого передают права получения ТМЦ сотруднику нужен для того, чтобы не только у руководителя организации было право представления своей организации, но и у ответственного сотрудника, который выполняет поручение по получению товаров. Сделать это можно только на основании какого-либо документа, например, на основании приказа.
Какие требования к доверенности существуют
Во-первых, существуют определенные правила заполнения, которые обязательно нужно учитывать. Например, в организации применяют специальные формы, их две — М-2 и М2-а (код по ОКУД: 0315001) или же используют свободную форму, которую индивидуально разрабатывает каждая компания. Если требуется однократно получить товары ТМЦ, тогда используется бланк по форме М-2, но в случае, когда товары нужно получать с определенной периодичностью или несколько раз за определенный период времени, тогда принято использовать форму М-2а.
Во-вторых, обязательные требования к доверенностям вне зависимости от организации зафиксированы в статьях 185-186 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Обратите внимание! Доверенность оформляют только в единственном экземпляре для одного работника и при получении сотрудник в обязательном порядке должен оставить подпись. Сама доверенность закрепляется печатью предприятия и подписью руководителя компании (при наличии печати, так как во многих организациях она не используется).
Срок действия доверенности на получения товаров и материальных ценностей
В большинстве случаев, период действия доверенности не превышает пару недель или 15 дней, однако, на длительность пользования доверенности влияют прописанные в ней условия и ситуации, связанные с возможностью доставки этих товаров и материальных ценностей.
Важно! В случае если сотрудник в силу каких-либо обстоятельств не подкрепил получение товаров и материальных ценностей и не отчитался по доверенности, а время ее действия уже истекло, тогда ответственное лицо не имеет право получить новую доверенность.
Помимо окончания срока действия доверенности, она может прекратить свое функционирование из-за потери юридической силы. Далее мы перечислим основные причины, по которым это может случиться:
- Отсутствие реквизитов для получения товаров.
- Отсутствие или не состыковка дат с фактическим принятием товаров.
- Нарушение правил в заполнении доверенности, например, выбор неправильной формы.
- Наличие ошибок или исправлений в доверенности.
- Принятие товара без паспорта, который зафиксирован в доверенности.
- Истечение срока действия доверенности.
Если хотя бы один пункт реализовался в доверенности, тогда товары отпустить будет невозможно. Поэтому, важно следить за тем, чтобы все данные были заполнены корректно.
Кроме этого всегда существует вероятность, что сотрудник (ответственное лицо) откажется выполнять поручение. В таком случае следует предупредить организацию, товар которой нужно получить о том, что в данное время сотрудник не сможет его отгрузить. А сотрудник должен вернуть доверенность руководителю организации.
Правила разработки доверенности: основные данные
К основным сведениям и информации, которую необходимо указать в доверенности относят:
- Информацию об организации, которая разработала доверенность для своего сотрудника (ИНН, ОГРН, адрес, ОКВЭД).
- Наименование, ИНН, фактический адрес организации, в которой необходимо получить товар доверенному лицу.
- Местоположение и дату разработки и подписания доверенности, период ее действия.
- Контактные данные получателя товаров, например, паспортные данные.
- Список наименований и количество товаров, которые необходимо получить сотруднику.
Если же действовать по алгоритму заполнения документа, тогда он будет выглядеть так: сначала нужно указать название документа, город, в котором он составляется и дату составления, затем указать информацию о доверителе и доверенном лице (зафиксировать контактные данные, по которым можно идентифицировать человека и организацию, для этого можно написать номер ИНН). Только после этого в документ вносится информация о товаре и адресе его получения. Затем фиксируется период действия доверенности, в который сотрудник может получить товар или материальные ценности. Завершается заполнение документа тем, что руководитель организации подписывает доверенность и оставляет свою подпись. Это свидетельствует о том, что работник организации согласен выполнять поручение.
Обратите внимание! Помимо того, что доверенность дает право ответственному лицу забрать товар из другой организации, также она дает ему и обязанность подписи в накладной, которая подтверждает получение товара.
Составление доверенности на получение ТМЦ от юридического лица
Многие организации самостоятельно составляют формы бланков доверенности, так как законодательством Российской Федерации это не запрещено. К тому же, на таких бланках можно фиксировать символику организации, что является и рекламным атрибутом и атрибутом корпоративной культуры.
В содержании доверенности важно зафиксировать информацию об организации, в частности, юридический адрес предприятия, ОГРН и ИНН, данные руководителя. Следует зафиксировать и название того документа, на основании которого действует доверенность.
После этого следует зафиксировать информацию о том сотруднике, которому доверенность выдается. К данным доверителям относится ФИО, данные паспорта и место жительства, а также должность, на которой трудится работник.
Следующие шаги, в целом, такие же, как и те, что мы описывали выше – нужно расписать товары, которые сотрудник должен получить, и заверить документ.
Указывать наименования и количество товаров нужно для того, чтобы сотрудник мог понять степень ответственности и при желании отказаться от выполнения поручений.
Скачать образец документа вы можете по ⇒ ссылке
Шаблон для заполнения вы также можете открыть по ⇒ ссылке
Составление доверенности на получение ТМЦ от физического лица
Доверенность на получение товаров и материальных ценностей от физического лица практически не отличается от доверенности на получение товаров и материальных ценностей от юридического лица. В этом случае изменяется только информация о доверителе, так как физическое лицо официально не предоставляет гарантий и прав по законодательству Российской Федерации. Кроме этого, если по какой-либо причине не получилось заполнить официальный бланк, тогда можно использовать свободное оформление доверенности.
А вот о доверители следует зафиксировать следующее: ФИО и дату рождения, место прописки по паспорту, паспортные данные и наименование документа, который может подтвердить личность ответственного лица при получении товара. Это может быть не только паспорт, а, например, водительские права.
В том случае, когда человек, который выдает доверенность, зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, важно зафиксировать номер его ИНН, как предпринимателя и поставить печать, если она имеется. Это позволить определить именно того предпринимателя, с которым организация сотрудничает фактически.
Скачать образец документа вы можете по ⇒ ссылке
Шаблон для заполнения вы также можете открыть по ⇒ ссылке
В каком случае доверенность на получение ТМЦ можно не оформлять
Доверенность на получение товаров и каких-либо материальных ценностей разрешено не оформлять тогда, когда необходимый товар нужно забрать со склада заказчика, то есть, когда склад является собственностью самой организации.
Такую ситуацию можно объяснить тем, что в должностные обязанности работников склада уже входит функция приема товаров. Но, во всех остальных ситуациях игнорирование разработки доверенности грозит материальными потерями, чаще всего, денежных средств.
Заключение
Это все, что касается основных моментов оформления и подписания доверенности на получение сотрудником товарно-материальных ценностей от других предприятий.
Подводя итог, можно выделить основные критерии работы с доверенностью:
- Использовать можно как унифицированную форму, так и разработанную внутри организации в произвольной форме, но с символикой компании.
- Вне зависимости от той формы, которую решено использовать, все необходимые данные нужно указывать корректно, ведь в соответствии с ними будет выдаваться товар ответственному лицу, а в случае ошибки, доверенность будет признана недействительной.
- Ответственное лицо в любой ситуации имеет право отказаться от того, чтобы выполнять поручение. Такое право сотрудник получает в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Соблюдая все требования и правила разработки доверенности, руководитель организации сможет обезопасить не только бюджет, но и репутацию организации от непредвиденных потерь.
Загрузка...