Доверенность на подписание кадровых документов

Что какой-либо документ компании имел юридическую силу, его должен подписать руководитель. Однако, иногда руководитель в силу определенных обстоятельств сделать это не может. В таком случае он может оформить доверенность на подписание кадровых документов на одного из своих сотрудников. В статье рассмотрим, что собой представляет доверенность, порядок правильного ее оформления, а также срок действия.

Оформление кадровых документов

На протяжении хозяйственной деятельности компании постоянно возникает потребность в оформлении тех или иных документов. Практически любые действия сопровождаются документальным оформлением, например, прием нового сотрудника на работу, либо увольнение работника, выплата заработной платы, направление в командировку, оформление больничного или отпуска. Каждое из этих действий должно быть задокументировано с целью обеспечения безопасности как работника, так и работодателя. Кроме того, правильное составление документов позволит избежать ответственности, предусмотренной законодательством.

Важно! Без подписи руководителя компании или иного ответственного лица документ не имеет юридическую силу и не является действительным. Такой документ не может быть реализован, так как по своей сути он представляет собой обычную бумагу.

Когда нужна доверенность

В любой компании, как правило, ежедневно оформляется огромное число документов. Руководитель иногда просто физически не успевает все эти документы подписать. Мало того, что на это уходит очень много времени, так это еще и может затормозить процесс их реализации. Поэтому обязанность по подписанию документов руководитель может делегировать другим сотрудникам (Читайте также статью ⇒ Как отозвать удостоверенную нотариусом доверенность).

Для того, чтобы иные сотрудники могли подписывать кадровые документы за руководителя, необходимо соблюдение следующих условий:

• в уставных документах компании должно указываться, что при отсутствии руководителя, его заместитель, либо уполномоченное лицо вправе подписывать кадровые документы;
• наличие доверенности на подписание кадровых документов, составленной руководителем компании на имя заместителя, либо иного уполномоченного лица.

Важно! Доверенность представляет собой подтверждение того, что одно лицо уполномочивает другое на подписание документов с целью представительства перед третьим лицом. В определенных случаях доверенность требует нотариального заверения.

Как оформить доверенность на подписание кадровых документов

Доверенность на подписание кадровых документов может быть оформлена внутри компании. Срок действия такого документа не должен превышать 3 года. Если в доверенности срок действия не указан, то считается, что действительна она в течение 1 года с момента оформления.

После того, как на определенное лицо была оформлена доверенность, он получает право подписывать определенные документы с указанием своей должности, а также основанием для подписания документов. Если право подписи руководитель компании передает своему заместителю, то это в обязательном порядке указывается в нормативных документах. В противном случае, наличие одной доверенности не будет достаточным для передачи права подписи и для того, чтобы подписанные документы имели юридическую силу.

Передать право подписи кадровых документов по доверенности руководитель может не только своему заместителю, но и иному уполномоченному сотруднику. Но прежде должны быть соблюдены определенные процедуры, предусмотренные Трудовым кодексом РФ. К ним относят следующее:

1. Заключить допсоглашение к действующему трудовому договору сотрудника.
2. Издать приказ.
3. Получить письменное согласие сотрудника на осуществление дополнительных трудовых обязанностей.

Важно! В соглашении указываются сроки и объем работ, ее содержание, а также размер оплаты за выполнение дополнительной работы.

Образец доверенности на подписание кадровых документов

При составлении доверенности на подписание кадровых документов, указать следует следующее:

• наименование компании, ее юридический адрес и иные данные;
• наименование документа (Доверенность);
• информация о лице, передающем доверенность, а также лице, получающим доверенность (с указанием паспортных данных);
• указание перечня документов, которые доверенное лицо сможет подписывать;
• подпись руководителя и подпись лица, получившего доверенность.

Оформляют доверенность в простой письменной форме. Если по доверенности происходит подписание трудового договора, то в нем должна быть ссылка на доверенность, с указанием ее даты и номера (Читайте также статью ⇒ Доверенность в банк).

Образец доверенности

Когда доверенность прекращает свое действие

В определенных случаях доверенность прекращает свое действие. Среди таких случаев выделяют следующие:

• неспособность лица, на которого составлена доверенность, выполнять возложенные на него функции (например, смерть доверенного лица, увольнение доверенного лица, утрата его трудоспособности и др. случаи);
• отказ доверенного лица выступать представителем организации;
• руководителем было принято решение о прекращении полномочий доверенного лица;
• организация как юрлицо прекратило свое существование;
• в случае реорганизации компании;
• если окончен срок действия доверенности.

Важно! В случае наступления одного из указанных событий, доверенность прекращает свое действие, а лицо, наделенное на выполнение определенных функций, больше не имеет право ею пользоваться и подписывать документы за руководителя.

Документы, которые вправе подписывать только руководитель

Существуют определенные документы, которые вправе подписывать только руководитель. К ним относят следующие документы:

Заключение

Таким образом, доверенность на подписание кадровых документов требует правильного оформления. В противном случае документы, составленные и подписанные во время отсутствия руководителя будут признаны недействительными.