Одним из условий внедрения электронного документооборота на предприятии является заключение договора с аккредитованным оператором, предоставляющим телекоммуникационные услуги. В статье разберем, как составить договор с ОЭД (оператор электронного документооборота), а также выясним, какие основные условия необходимо предусмотреть при заключении соглашения.
Электронный документооборот (ЭДО) на предприятии
Одним из наиболее эффективных способов оптимизации внутреннего документооборота на предприятии является внедрение системы обмена электронными документами. Данная система имеет ряд преимуществ, среди которых:
- уменьшение материальных затрат на канцтовары и расходов на доставку корреспонденции;
- снижение необходимости в трудовых ресурсах;
- значительное повышение скорости документооборота (отправка и доставка электронных документов осуществляется мгновенно).
Кроме того, действующее законодательство обязывает ряд организаций подавать отчетность исключительно в электронной форме. Кто обязан отчитываться контролирующим органам только в электронном виде – в таблице ниже:
| № п/п | Куда подается электронная отчетность |
Кто обязан подавать электронную отчетность |
| 1 | ФНС |
|
| 2 | ПФР | Организации и ИП со средней численностью работников 25 человек и более |
| 3 | ФСС |
Договор с ОЭД (оператор электронного документооборота): как составить
Для внедрения электронного документооборота организация заключает договор с ОЭД, который имеет государственную аккредитацию в ФНС. Перечень аккредитованных операторов представлен на сайте ФНС → https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations.
В общем порядке договор составляется ОЭД и передается организации для ознакомления и подписания. Ниже рассмотрим обязательные реквизиты договора, а также условия, на которые следует обратиться внимание перед подписанием.
Читайте также статью ⇒ «Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2024 году: таблица, штрафы за просрочку».
Обязательные реквизиты
Договор с ОЭД составляется в письменном виде, с соблюдением основных норм ГК РФ.
Договор должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата и место составления;
- наименование сторон;
- ФИО, должности подписантов от лица организации и ОЭД, документы, на основании которых им предоставлены полномочия подписания документа (устав, доверенность);
- юридические адреса сторон;
- банковские реквизиты сторон.
Читайте также статью ⇒ «Сроки сдачи отчетности по страховым взносам в 2024 году: таблица, штрафы за просрочку».
Основные условия
Договор с ОЭД должен содержать следующие основные условия:
- Предмет договора – перечень услуг, предоставляемых ОДЭ. В общем порядке ОЭД обеспечивает обмен электронной информацией внутри предприятия, с контрагентами, с контролирующими органами (в зависимости от условий). Также услуги ОДЭ включают техническое сопровождение электронного документооборота, контроль наличия и своевременное устранение технических ошибок и сбоев. Кроме того, ОДЭ может предоставлять услуги по установке и сопровождению программного обеспечения, необходимого для внедрения электронного документооборота.
- Тарифы – стоимость услуг ОДЭ, которая включает ежемесячную плату за абонентское обслуживание, а также разовые платежи за установку ПО.
- Порядок и условия оплаты – периодичность внесения платежей (ежемесячно, ежеквартально), срок оплаты.
- Ответственность сторон – меры взыскания, применяемые к сторонам за нарушение условий договора (штрафы, пени, неустойки за несвоевременное внесение оплаты за услуги, некачественное предоставление услуг, т.п.).
- Срок действия договора. Договор с ОЭД вступает в силу с момента его подписания и действует до даты, указанной в договоре. Условия договора могут содержать условия автоматического продления договора при отсутствии заявления сторон о необходимости расторжения соглашения.
Бланк договора можно скачать здесь ⇒ Договор с ОЭД.
Как подключится к системе электронного документооборота
Заключение договора с ОЭД является одним из этапов внедрения на предприятии системы электронного документооборота. Полная процедура перехода организации на обмен электронными документами описана в таблице ниже:
| Этап | Наименование этапа | Описание |
| Этап 1 | Подготовка локальных актов |
На первом этапе организации необходимо регламентировать порядок электронного документооборота в локальном нормативном акте (например, в Порядке ЭДО). В тексте документа следует отразить:
|
| Этап 2 | Подписание договора с ОЭД | Для перехода на электронный документооборот организации необходимо заключить договор с ОЭД, выбрав оператора из перечня, утвержденного ФНС (https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations). |
| Этап 3 | Получение ЭЦП | Для подписания электронных документов организации необходимо получить ключи электронной цифровой подписи (ЭЦП). Выдачу ключей осуществляет удостоверяющий центр Минсвязи. |
| Этап 4 | Установка ПО | Последним этапом внедрения ЭДО на предприятии является установка специального программного обеспечения. При выборе ПО необходимо учитывать его техническую совместимость с аналогичным ПО контрагентов и контролирующих органов. Организация может заниматься выбором и установкой ПО самостоятельно либо передать данные полномочия Оператору электронного документооборота. |
Читайте также статью ⇒ «Отчет о предпенсионных работниках: кто сдает, куда подавать, сроки, ответственность».
Загрузка...