Большинство предприятий предпочитают проводить расчеты с работниками по заработной плате в безналичном порядке, перечисляя деньги на его счет. Поэтому понятие «депонированная заработная плата» встречается сегодня крайне редко. Но в организациях, проводящих оплату труда через кассу, ситуация, когда заработок не получен работником вовремя может встречаться. Рассмотрим в статье, как поступить бухгалтеру в этом случае, чтобы не превысить лимит кассы и не нарушить законодательство по труду и бухгалтерскому учету.
Депонированная заработная плата. Что это такое?
Под депонированной зарплатой понимаются денежные средства, предназначенные для оплаты труда работника, не полученные им своевременно. Для того чтобы не нарушать правил хранения денежной наличности в кассе и не превышать установленный лимит, такие средства депонируют.
Факт неполучения заработка в установленные сроки никак не отражается на порядке удержания, начисления и перечисления налогов по этой сумме. Все расчеты по налоговым платежам осуществляются еще на этапе начисления заработка.
Причины возникновения депонированной заработной платы могут быть разными. Чаще всего это:
- отпуск;
- пребывание в командировке;
- болезнь работника;
- смерть и т.д.
Если депонированная заработная плата возникла по вине работодателя, по причине его нежелания выдать деньги, то налицо факт нарушения трудового законодательство. Такое деяние наказуемо.
Сколько хранится зарплата в кассе?
Наличные средства, полученные для проведения расчетов с персоналом по оплате труда, могут храниться в кассе без нарушения законодательства 3 дня. По истечении этого срока неполученные деньги должны быть возвращены на расчетный счет работодателя. Зарплатная ведомость закрывается. Вместо подписи работников, которые не получили зарплату, кассир пишет слово «депонировано».
После подсчета всех итоговых сумм в ведомости остаток в кассе возвращается в банк. Работодатель обязан хранить неполученную в срок зарплату 3 года (срок давности, определенный законодательством). По завершении трехлетнего периода невостребованная зарплата может быть зачислена в его доход как прибыль по неосновной деятельности.
Депонированная зарплата отражается в отдельной книге, которую необходимо хранить на протяжение пятилетнего срока.
Как оформить документы по возврату средств
По окончании трехдневного срока депонированные суммы кассир сдает в обслуживающий банк, заполнив объявление на взнос наличными. В этом первичном документе в качестве назначения платежа указывают депонированную зарплату. На основании этого кредитная организация хранит эти денежные средства обособленно. При сдаче денег из кассы на расчетный счет кассир выписывает расходный кассовый ордер. Читайте также статью: → «Форма КО-2. Заполнение расходного кассового ордера формы».
Законодательством установлена обязанность работодателя вести реестр депонированных сумм. Аналитический учет таких операций ведется в книге аналитического учета депонированных сумм. Записи в этой книге следует проводить своевременно по мере совершения операций.
Как получить депонированную зарплату
Порядок действий бухгалтера при депонировании зарплаты и выдачи ее по требованию работника четко определен. Если в установленные сроки сотрудник не пришел за своим заработком в кассу, то ведомость закрывается. Напротив фамилии такого работника ставится запись «депонировано».
Если сумма не большая и не превышает установленный руководителем предприятия и согласованный с банком лимит, то она в зависимости от обстоятельств на усмотрение главного бухгалтера может не сдаваться в банк, а храниться в кассе до востребования.
Например, если крайний срок выдачи зарплаты пятница, но точно известно, что во вторник работник вернется из командировки. Если сумма его заработка небольшая, то можно хранить ее в кассе до того момента, как работник возвратится из командировки и приступит к своим профессиональным обязанностям.
Если депонированная заработная плата превышает установленный лимит, то кассир вносит деньги на расчетный счет.
Работодатель обязан выдать неполученный заработок депоненту по его устному или письменному заявлению. Если средства сданы в банк, то потребуется день на предварительное бронирование и получение этой суммы с расчетного счета в кассу. Работник, если его это устраивает, может получить депонированную зарплату в день получения очередного аванса.
На предприятии может быть установлен специальный день выдачи депонированных сумм. Порядок выдачи таких средств должен быть закреплен в учетной политике. Выплата депонированной зарплаты работнику оформляется расходным кассовым ордером.
Бухгалтерский учет депонированных сумм
Синтетический учет депонированных сумм ведется на счете 76. Читайте также статью: → «Учет имущественного и личного страхования (счет 76)». По отношению к предприятию депонент выступает в качестве кредитора. Учет неполученной в срок зарплаты у работодателя ведется следующим образом:
| Корреспонденция счетов | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 70 | 76/4 | Неполученная в срок зарплата депонирована |
| 51 | 50 | Возвращена депонированная зарплата на расчетный счет |
| 50 | 51 | Получено в кассу для погашения задолженности перед депонентом |
| 76/4 | 50 | Погашена задолженность депоненту |
Пример. 27 ноября на выдачу заработной платы на предприятии в кассу организации было получено 500000 рублей. Из них 300000 рублей выдали в этот же день из кассы, а 200000 выдано двум раздатчикам зарплаты в подразделениях организации. 29 ноября раздатчики вернули обратно не выданную заработную плату в размере 100000 рублей.
Бухгалтер сделал следующие записи:
| Дата | Корреспонденция счетов | Сумма | Содержание операции | |
| Дебет | Кредит | |||
| 27.11 | 50 | 51 | 500000 | Снято в кассу для выдачи зарплаты |
| 27.11 | 70 | 50 | 300000 | Выдана зарплата из кассы |
| 27.11 | 71 | 50 | 200000 | Выдана сумма для выплаты зарплаты раздатчикам |
| 29.11 | 70 | 71 | 100000 | На сумму выданной раздатчиками зарплаты |
| 29.11 | 50 | 71 | 100000 | Возвращена не выданная раздатчиками зарплата |
| 29.11 | 70 | 76/4 | 100000 | Депонирована зарплата |
| 29.11 | 51 | 50 | 100000 | Неполученная в срок зарплата сдана на расчетный счет |
Налоговый учет с депонированных сумм
НК РФ закреплена обязанность работодателя выполнить удержания налога из дохода работника при его выплате. Днем выдачи этого дохода для расчетов по НДФЛ признается последний день того месяца, за который начислена зарплата согласно трудового соглашения. Налоговый агент должен перечислить удержанные налоговые платежи по зарплате не позднее того дня, когда им сняты деньги с расчетного счета на выдачу заработка работникам предприятия.
Это означает, что по депонированной заработной плате подоходной налог перечисляется на общих основаниях в установленные сроки. Налог на доходы перечисляется по всем доходам, указанным в платежной ведомости, при получении денег в банке, независимо от того, будет вся сумма выдана или часть ее депонируется. Читайте также статью: → «Налог на доходы физических лиц (НДФЛ): плательщики, налоговые вычеты, порядок уплаты».
Таким образом, порядок начисления и перечисления НДФЛ в связи с депонированием зарплаты и выдачей ее впоследствии для налогового агента совпадает с общеустановленным.
Списание денежных средств со счета
Встречаются ситуации, когда по окончании срока исковой давности, физическое лицо так и не обратилось к работодателю с просьбой о выплате не полученного вовремя заработка. По истечении 3 лет суммы неистребованной депонированной зарплаты не могут числиться на 76 счете. Их необходимо списать на доходы или на финансовый результат деятельности экономического субъекта. Такие суммы обязательно должны быть подтверждены результатами инвентаризации.
Списание их на финансовый результат оформляется приказом руководителя организации, который издается по итогам инвентаризации. Не в каждом случае работодатель готов выплатить депонированную зарплату по требованию работника. Просьбы физического лица о выдаче причитающихся ему сумм могут быть проигнорированы. В таком случае работнику нужно обратиться в инспекцию по труду и взыскать сумму долга в принудительном порядке.
Если работодатель не пошел на встречу в этом вопросе и после обращения в инспекцию, физическое лицо вправе обратиться в суд. Воспользоваться таким правом работник может в течение 3 лет с момента депонирования его заработка. Рассмотрим списание неполученной вовремя зарплаты на примере.
По результатам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности установлено, что по депонированной зарплате в сумме 10000 рублей завершился срок исковой давности. В связи с чем, приказом директора предприятия определена необходимость списания этой суммы:
- Дт76/4 Кт91 = 10000.
Ответы на актуальные вопросы
Вопрос №1. По результатам инвентаризации в октябре установлена кредиторская задолженность по не выданной зарплате, сложившаяся более 3 лет назад. В соответствии с приказом по предприятию эта сумма просроченной задолженности была списана. В ноябре в организацию обратился бывший сотрудник с просьбой выдать ему эту зарплату. Обращения в суд с его стороны не было. Правомерна ли его просьба, если дебиторская задолженность уже списана?
Да, просьба сотрудника выдать ему депонированную более 3 лет назад зарплату находится в рамках закона. Законодательно время, когда работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему неполученный заработок, не ограничено. Такой срок установлен лишь для обращения в суд. Даже если трехлетний срок закончился, работодатель может выплатить задолженность. В таком случае нужно восстановить депонированную зарплату:
Дт91 Кт76/4.
После чего выдать в установленном на предприятии порядке:
Дт76/4 Кт50.
Вопрос №2. Как определить время, когда необходимо списать депонированный заработок по причине окончания срока исковой давности?
В первую очередь необходимо определить, от какой даты начинается отсчет срока исковой давности. Для этого нужно принимать во внимание документы, в которых установлен срок осуществления расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии. Например, Правила внутреннего трудового распорядка или трудовое соглашение. Отсчет срока начинается со следующего дня после выдачи зарплаты. В случае если работник обратился работодателю с просьбой о выплате депонированной зарплаты, и ему было отказано в этом, в течение 3 месяцев он может подать иск в суд.
Вопрос №3. В какие сроки работник может получить депонированную зарплату после обращения с просьбой о выдаче к работодателю?
Если речь идет о небольшой сумме, которая хранится в пределах установленного лимита в кассе, депонированная зарплата может быть выдана сотруднику с течение дня. Если же в кассе нет такого количества наличности, то работник может получить свой заработок:
- при получении аванса;
- или в ближайший день выдачи зарплаты на предприятии;
- или в специальный день выдачи депонированных сумм, если он установлен на предприятии.
Вопрос №4. Когда необходимо перечислить НДФЛ по депонированному заработку?
Если источником наличных денег на выдачу зарплаты на предприятии является банк, то НДФЛ придется заплатить не позднее их получения. Если же зарплата выдается за счет каких-либо прочих источников, то можно перечислить налог, когда сотрудник получит зарплату. Но для удобства бухгалтера и повышения точности расчетных операций лучше заплатить НДФЛ по всей зарплате.
Вопрос №5. В какие сроки надо отнести к расходам суммы депонированной зарплаты на предприятии, применяющем ОСН?
Включение в расходы депонированного заработка зависит от метода определения налога на прибыль, применяемого предприятием. Для целей бухучета депонированные суммы следует относить к расходам периода, когда они были образованы. А для целей налогового учета, если предприятие применяет метод начисления, депонированная зарплата относится к расходам по аналогии с бухучетом. Расхождений между налоговым и бухгалтерским учетом при этом не возникнет.
Но когда применяется кассовый метод, депонированную зарплату нельзя относить к расходам до того момента, пока она не будет выплачена работнику. Это приводит к появлению вычитаемой временной разницы и, следовательно, к образованию отложенного актива. Его можно будет списать после погашения задолженности по зарплате перед сотрудником.
Загрузка...