Сегодня мы рассмотрим, как организовать делопроизводство с нуля пошагово. Изучим, как организовать правильно работу со всеми документами организации, как грамотно вести учет документации, и как ее хранить. Также приведем пошаговую инструкцию, которая поможет вам организовать делопроизводство на начальном этапе, а также объясним, как привести в идеальное состояние кадровое производство в компании, которая существует уже давно. Давайте рассмотрим все по порядку.
Почему необходимо уделять много внимания делопроизводству?
Для начала, давайте вместе разберемся, что такое делопроизводство. В первую очередь, это определенный вид деятельности. Он помогает обеспечить появление различных официальных документов. Также именно делопроизводство определяет нормы работы с ними.
В идеале, организацией делопроизводства необходимо заниматься уже на начальных этапах создания компании. Однако большинство фирм приходит к этому лишь после того, как выясняется, что найти определенные документы достаточно быстро становится затруднительно. С одной стороны, это, безусловно, позитивный момент — он означает, что ваша организация растет, и происходит развитие. Но есть и другая сторона — у вас появляется дополнительная работа по организации документооборота. Сделать это необходимо максимально удобно и правильно.
Как организована работа в официальных учреждениях?
Что касается работы официальных государственных организаций, то здесь с делопроизводством дела обстоят гораздо проще. Здесь эти процессы регулируются с помощью определенных правовых актов:
- Приказ Минюста РФ “Об утверждении Правил нотариального делопроизводства”.
- Решение Коллегии Евразийской комиссии по экономике “О правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии”.
- Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденная судебным депортаментом.
Есть и другие более узкие нормативные документы касательно делопроизводства, например, у Избирательной комиссии, или же в работе органов исполнительной власти.
Как устроена работа с документами в частных организациях?
Что касается работы в частных компаниях, то здесь все вопросы касательно делопроизводства решают сами собственники организации. По сути, именно они поручают кому-то из специалистов создать делопроизводство с нуля. Чаще всего, этой работой занимаются кадровики или же секретари компании. И, скорее всего, если такое распоряжение появилось, в нем действительно существует необходимость.
Для чего необходимы инструкции для организации делопроизводства?
Конечно же, в первую очередь, такого рода инструкции помогут определиться с пошаговой стратегией ведения делопроизводства, с чего именно лучше начать, и к каким результатам необходимо стремиться.
В обязательном порядке в компании должен быть документ внутреннего пользования — инструкция по делопроизводству. В том случае, если речь идет о довольно крупной организации, у которой есть различные филиалы и подразделения, могут быть использованы несколько различных документов, которые регулируют данные моменты.
Пошаговая организация делопроизводства
Организацию делопроизводства фирмы лучше изложить по этапам.
Шаг 1
Для начала, вам необходимо будет определиться, на какие именно виды документов и бумаг будет распространяться действие инструкции по организации делопроизводства. Важно помнить, что, в основном, все важные документы в компании делятся на три категории:
- входящие,
- исходящие,
- а также документы локального использования.
Поскольку работа с ними организовывается по-разному, то и описывать эти моменты следует в различных разделах.
Шаг 2
Далее, конечно же, следует написание самой инструкции. Важно предусмотреть следующие моменты:
- Как осуществляется прием документов.
- Как происходит знакомство сотрудников с документами.
- У кого и где именно хранятся те или иные бумаги.
Если речь идет о входящей документации, то тут важно расписать, кто занимается приемом и регистрацией этих бумаг, в какие сроки это происходит, а также как проходят все иные процедуры, связанные с документооборотом. Тоже самое следует сделать и с исходящей документацией. В инструкции о делопроизводстве обязательно должны быть указаны:
- порядок регистрации всех необходимых внутренних документов,
- а также информация о том, как их правильно оформлять.
Шаг 3
Вы должны отметить еще один важный момент в инструкции, а именно, какие документы имеют строго утвержденную форму, а какие из них необходимо составлять, ориентируясь на ГОСТ.
Шаг 4
Также важно назначить лица, которые будут нести ответственность за следование всем указанным в инструкции разделам. Не менее важно установить, под чьей ответственностью, где именно и в каком порядке будет находиться на хранении вся документация.
Шаг 5
Необходимо понять, нужны ли будут какие-либо другие дополнительные разделы в инструкции. Это будет зависеть от рода деятельности организации. Например, в ней нужно будет указать, какой порядок работы с изготовлением копий, как происходит обмен документами между разными филиалами и подразделениями компании. Также там может быть указано, как необходимо работать с печатями и штампами.
Вы должны учитывать, что некоторые бумаги могут зависеть от других локальных актов. Так, например, это может быть порядок работы с личными данными или документы, отвечающие за сохранность коммерческой тайны организации. Важно давать ссылки на такие локальные бумаги.
Помимо этого, специальное законодательство также может регулировать работу с документами в некоторых организациях. Например, это касается работы банков и кредитных организаций. Там на федеральном уровне регулируется порядок работы с банковской тайной. Такие особенности также важно всегда учитывать при создании инструкции.
Шаг 6
После проделанных вышеуказанных шагов инструкцию необходимо утвердить и довести ее положения до сведения работников компании. Далее локальный документ вступает в силу, и теперь его исполнение и соблюдение становится обязательным абсолютно для всех сотрудников компании.
Как следует организовать в компании кадровое делопроизводство
Необходимо учитывать, что кадровое делопроизводство также является важным для организации. В принципе, этапы по его организации практически ничем не отличаются от становления этапов делопроизводства в целом. Важно определить тот список документов, который будет составляться, а также менять, копировать и в дальнейшем распространять согласно инструкции по делопроизводству касательно кадров.
Стоит учесть, что здесь у организации все гораздо строже, чем в случае с делопроизводством в целом. Все, что должно присутствовать в обязательном порядке в компании для учета кадров, уже указано в Трудовом кодексе нашей страны, а также в иных нормативных актах.
Если же отсутствует какой-либо кадровый документ, или же он неверно оформлен, за это компания может получить солидный штраф. Именно поэтому к составлению этих инструкций важно подходить со всей ответственностью и серьезностью.
Именно в инструкции по кадровому делопроизводству содержится информация обо всех типовых документах в организации. Это могут быть формы трудового договора, порядок знакомства работников с приказами и иными документами.
Безусловно, стоит отразить и все особенности, связанные с деятельностью вашей организации. Это могут быть такие специфические вещи, как срок и порядок составления графиков и предоставление их сотрудникам, порядок выдачи средств защиты и то, каким образом ведется их учет.
Важно! Также необходимо учитывать, что для того, чтобы организовать кадровое делопроизводство, можно использовать различные программные средства, специально разработанные для автоматизации этих процессов. Ими в данный момент пользуются практически все крупные организации и компании. Но при этом, они не отменяют факта необходимости создания и соблюдения инструкций по делопроизводству.
Какие существуют формы организации делопроизводства
На сегодняшний день выделяют три основные формы организации делопроизводства:
- централизованная;
- децентрализованная;
- смешанная.
Чем они отличаются между собой? Так, если речь идет о централизованной форме, в данном случае все технические операции, которые каким-либо образом связаны с обработкой документов, сосредотачиваются в одном подразделении. Чаще всего, этим занимается служба делопроизводства. В такой организации делопроизводства есть немаловажный плюс — вы можете создать единую базу по всем документам, которые находятся в организации. Это, безусловно, очень удобно, и все необходимые бумаги вы найдете гораздо быстрее. В первую очередь, именно такая форма делопроизводства будет подходящей для тех компаний, у которых структура организации построена линейно-функционально.
Если речь идет о децентрализованной форме делопроизводства, в данном случае службами ДОУ будут созданы структурные делопроизводства для каждого подразделения. Такой формат подойдет для тех компаний, у которых есть несколько подразделений, расположенных на разных территориях.
Если речь идет о смешанной форме делопроизводства, в данном случае одни операции будут выполняться в структурных подразделениях, а другие — в службе ДОУ.
Вывод
Делопроизводство необходимо для того, чтобы наладить работу с документами в организации. Важно составить инструкцию, в которой будут указаны такие моменты, как оформление, хранение и ведение всех документов в компании. Также в инструкции будут указаны лица, ответственные за это. Пошаговый алгоритм сможет помочь разработать вам такую инструкцию с нуля.
Загрузка...