Бухгалтерский учет по корпоративной карте не такой сложный, как кажется изначально. Для опытных бухгалтеров не составляет никакой сложности в отражении операций. Как правило, сложность возникает при составлении отчета по корпоративной карте самого работника, на которого она была выпушена.
Общие понятия корпоративной карты
Корпоративная карта — это расчетно банковская карта, которая принадлежит самому предприятию и привязана к его расчетному счету, но при этом выдается работнику предприятия. Корпоративная карта предназначена для оплаты расходов, которые связаны с хозяйственной или основной деятельностью предприятия. К оплате по корпоративной карте можно отнести оплату накладных, представительских расходов, а так же транспортных и командировочных, а так возможность получать наличные средства для расчета с контрагентами.
Важно!!! Корпоративная карта не может быть использована для выплаты заработной платы и иных выплат социального характера.
Их выше сказанного можно сделать вывод, то, что корпоративная карта представляет собой аналог выданных средств в подотчет.
Корпоративная карта может быть выдана как дебетовая, так кредитная.
Для выпуска корпоративной карты предприятию необходимо обратиться в обслуживающий банк и заключить договор о выпуске и обслуживания корпоративных карт, где будут отражены все сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться корпоративными картами. Вместе с договором необходимо приложить заявления сотрудников и необходимо сразу на них оформить доверенность от самой организации. В обязательном порядке в течение семи дней после открытия корпоративной карты необходимо уведомить налоговую инспекцию. За нарушение данного требования предусмотрены штрафные санкции в размере 5000 рублей согласно статьи 118 НК РФ.
Читайте также статью ⇒ Можно ли предпринимателю не вести бухгалтерский учет.
Классификация корпоративных карт
Корпоративные карты можно разделить на два вида:
- Дебетовая (расчетная) корпоративная карта – на данной карте находятся денежные средства, которые принадлежат самому предприятию и оплата производиться с расчетного счета организации или за счет овердрафта.
- Кредитная корпоративная карта — на данную карту предоставляются заемные денежные средства, которые предоставляются кредитной организацией.
Особенности операции
Поступление денежных средств на корпоративную карту производиться безналичным путем с основного расчетного счета предприятия. Для этого необходимо составить платежное поручение и направить в банк для исполнения.
Расход денежных средств производиться только с использованием корпоративной карты. Это могут быть как безналичные операции, например, оплата производиться по терминалу, или выдача в наличной форме, то есть снятие денежных средств в банкомате для оплаты расходов связанных с хозяйственной деятельностью предприятия.
На корпоративные карты не распространяются установленные лимиты ЦБ для расчетов наличными средствами. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.
Преимущество корпоративной карты
Корпоративная карта позволяет руководителю предприятия куда, когда и на что потрачены денежные средства предприятия сотрудником. Поэтому рассмотрим какие имеет корпоративная карта преимущества:
- Производиться контроль за расходованием средств сотрудниками. Во-первых все операции проводимые сотрудником отражаются на расчетном счете предприятия. И во-вторых, формируется отчет по корпоративной карте, в котором отражены все расходы, которые были проведены за конкретный период.
- Возможность воспользоваться денежными средствами предприятия в любое время не привязываясь к работе кредитной организации, в которой открыт расчетный счет. То есть доступ к денежным средствам круглосуточный.
- Возможность оперативно заблокировать корпоративную карту, если возникли какие-то проблемы.
- Имеется возможность воспользоваться денежными средствами во время заграничной командировке. В данном случае не необходимости приобретать иностранную валюту при выезде из РФ. Так же в данном случае бухгалтер может в любое время пополнить корпоративную карту, в случае если у работника закончились денежные средства во время заграничной командировки.
- Экономиться очень сильно время при бронировании билетов и оплате билетов и номеров в гостинице.
Составление внутренних документов
После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.
Для осуществления учета и контроля за движением корпоративной карты и средств на карточных счетах необходимо:
- Внести соответствующие элементы в учетную политику экономического субъекта;
- Разработать соответствующий регламент или положение в виде самостоятельного приложения к учетной политике.
Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:
- Виды расходов средств;
- Лимит по операциям, а именно безналичные расчеты, наличные расчеты, ограничения в день, месяц;
- Сроки предоставления отчета за использование средств;
- Какие документы необходимо приложить в отчету по использованию денежных средств;
- ответственность и порядок взыскания средств, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя.
Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.
Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).
Читайте также статью ⇒ Бухгалтерский учет имущества, доходов и расходов в ломбардах, особенности налогообложения и проводки.
Бухгалтерский учет операций по корпоративной карте
В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:
| Дт | Кт | Содержание | Примечание |
| 55 | 51 | Пополнение корпоративной карты | Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету |
| 55 | 66 | Использование кредитных средств банка | Для кредитной карты и овердрафта |
| 91 | 55 | Списана оплата услуг или комиссия банка по карте | |
| 71 | 55 |
|
Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк |
| 25, 26, 44, 60, 76 | 71 | Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам | Проводка делается на дату принятия отчета |
| 71 | 57 | Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов |
|
| 57 | 55 | Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника | На дату получения отчета банка |
| 91 | 66 | Начислены проценты за пользование кредитными средствами | Для кредитных карт и овердрафта |
| 66 | 55 | Погашен кредит по кредитной карте | Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте |
Часто задаваемые вопросы
Вопрос № 1 В какие сроки сотрудник должен отчитаться перед бухгалтерией за использованные денежные средства?
Ответ: Сотрудник отчитывается перед бухгалтерией в тот срок, который указан в специально разработанном положение по корпоративным картам.
Вопрос №2 Может ли руководитель предприятия потребовать с работника ущерб за нецелевое использование денежных средств?
Ответ: Да, может, только при этом необходимо соблюдать ряд условий, а именно: размер ущерба можно оценить, доказать, необходимо оформить приказ на удержание ущерба с заработной платы не позднее месяца с момента установления ущерба, размер производимого удержания соответствуют нормам согласно законодательству, а так же работник не оспаривает удержание.
Загрузка...