Стоимость воздушных передвижений обычно составляет значительную часть сметы служебных поездок.  Издержки на командировки включаются в прочие расходы и понижают облагаемую налогом на прибыль массу (ст. 264 НК РФ п. 1.12), а при использовании упрощенной схемы налогообложения входят в состав расходов (ст. 252 п.1 НК РФ). Чтобы исключить риск начисления  штрафных санкций, требуется корректно отразить в бухгалтерских регистрах движение авиабилетов и собрать фактические доказательства расходования средств.

Документы, подтверждающие расходы на авиаперелет

Произведенные налогоплательщиком траты в обязательном порядке  должны быть документально подтверждены, иначе их нельзя рассматривать при расчете налога на прибыль.

Для принятия затрат на перелет к учету командированные сотрудники предоставляют:

1) Авиационный билет.

Авиабилет — выполняет роль договора на осуществление воздушной перевозки.

При покупке бумажного авиабилета выдается чек контрольно-кассовой техники или бланк строгой отчетности. При приобретении билета в электронном виде, автоматизированной информационной системой оформления перевозочных документов  формируется  маршрут /квитанция с информацией о стоимости полета.

2) Посадочный талон.

В нем указывается:

-данные пассажира самолета

-рейс

-дата вылета

-время окончания посадки на рейс

-место выхода на посадку (буква обозначающая зону и цифра)

-номер посадочного места

По письму №03-03-06/1/35212 Минфина России посадочный талон, включая его электронную форму, выданный на электронную регистрацию должен иметь отметку, подтверждающую  факт оказания услуги воздушной перевозки. Такой отметкой является штамп о досмотре.

Если штамп отсутствует можно подтвердить авиаперелет иным документом, например справкой, выданной авиакомпанией, а также иными бумагами, косвенно удостоверяющими перелет (авансовый отчет, чеки на оплату проживания в гостинице и т.п.).

Письмом Минфина России от 18.05.2015 №03-03-06/2/28296 разъяснено, что при утрате посадочного талона,  доказать, что полет состоялся  можно справкой от авиаперевозчика.

Если и такая бумага отсутствует, то расходы на дорогу нельзя учесть для целей налогообложения прибыли.

Отражение покупки авиабилетов на счетах бухгалтерского учета.

Согласно плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94 н, оплаченные авиабилеты учитываются на счете 50-3 «Денежные документы». Приходовать билеты следует в тот день, когда они поступили в организацию. Порядок одинаково применим для билетов на бумажном бланке и для билетов в электронном виде.

Ошибкой является отнесение цены перелета на затраты в момент его покупки или выдачи. В состав затрат стоимость авиаперелета можно включить только когда  командировка  состоялась  и сотрудник представил авансовый отчет.  Приобретение билета не доказывает факт уменьшения экономической выгоды, поездка может, и не состоятся и билет придется возвращать с определенными денежными потерями.

Пример 1:  13 февраля ООО «Техносервис» были перечислены  фирме «ТД» безналичные средства за перелет до Пекина для отправляющегося в Китай для проведения переговоров директора по науке Щекоткина В.Ф.  14 февраля на электронную почту пришла маршрутная квитанция и передана Щекоткину.  25 февраля директор по науке вернулся из Китая и сдал авансовый отчет с документами.

Проводки

Пример 2:  23 сентября из кассы ООО «Техносервис»  были переданы  деньги в подотчет   сотруднице предприятия Завалиной Е.А.  для поездки в город Краснодар с целью заключения договора на поставку сырья. Завалина самостоятельно купила билет в авиакассе и после возвращения из Краснодара 26 сентября отчиталась за подотчетные деньги.

Проводки

Сервисный сбор. Особенности учета.

Распространенным заблуждением при учете оплаченного сервисного сбора является отнесение выплаты комиссионного вознаграждения фирме – посреднику к командировочным расходам.  Сервисный сбор за продажу билетов в перечне расходов на командировки согласно  ст. 264 п.1 пп. 12 НК РФ не указан.

Сервисный  (комиссионный) сбор  фирмы-посредника, не включенный в  тариф на перевозку, признается для целей исчисления налога на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 3 п.1 ст.264 НК РФ).   Сумма сбора списывается в расходы  не после  окончания командировки, а в момент покупки билета.

Пример: ООО «Техносервис» приобрело билет у посредника 24.01.19 за безналичный расчет.

Отражение в бухгалтерском учете возврата или обмена авиабилетов.

При организации служебных поездок и приобретении билетов для авиаперелета, могут возникнуть ситуации, когда необходимо сдать или обменять авиабилет.

Пример 1.

18. 02. НПП «Техносервис» оплатило дорогу до Санкт-Петербурга фирме «ТД» для менеджера по снабжению Быстрокова  за безналичный расчет. 19.02. стало известно о том, что Быстроков не может вылететь в Петербург из-за болезни. 20.02 был сделан возврат  фирме «ТД» . 21.02. получены за возврат денежные средства на расчетный счет.

Проводки

Пример 2.

Для   проведения испытаний опытных образов на литейном заводе г. Набережные Челны  был куплен  авиабилет до аэропорта г. Казани. После было принято решение лететь до аэропорта в Набережных Челнах. Билет был возвращен поставщику и затем получен от него новый билет и выдан  техническому директору Боровому.

НДС в авиабилетах

Стоимость  оказания услуг по воздушным перевозкам, включая стоимость сервисных услуг, облагается НДС по ставке 10 % (ст. 164 НК п.2 пп.6) до 31 декабря 2024 года. Услуги и комиссии, не связанные напрямую с авиаперевозкой облагаются НДС по ставке 20 % .

К вычету принимается сумма НДС, выделенная авиаперевозчиком в бумажном авиабилете или маршрутной квитанции электронного билета, счет-фактура не требуется (письмо Министерства финансов № 03-07-07/36077). Отражается вычет не во время поступления билетов, а только после оформления авансового отчета.

В электронных билетах ИНН  воздушного перевозчика или посредника не указывается, в книге покупок в графе ИНН/КПП продавца ставится прочерк (письмо МФ РФ №03-07-11/30876 от 28.05.2015)

Если авиабилет приобретался через посредника или агента НДС принимается к вычету на основании билета и в сумме,  указанной в билете.  Продавцом в книге покупок указывается авиакомпания.

НДС с услуги посредника или агента принимается к вычету на основании представленного счета-фактуры.  В книге покупок включается по дате приобретения билета, продавцом указывается посредник.

Если билет оказался по какой-либо причине невостребованным  делается возврат. В большинстве случаев сервисный сбор не возвращается, может быть удержана и часть стоимости билета в качестве штрафа.  Условия возврата прописываются в договоре с посредником. В случае возврата агентство выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру, где исключает или уменьшает стоимость билета (пункт 3 ст. 168 НК РФ).  После получения корректировочного счета-фактуры, покупатель восстанавливает суммы НДС, принятые к вычету (пп 4 п.3 ст. 170 НК РФ).

Пример:

Компания «Техносервис»  18 марта перевела  агентству «ТД» 25000 рублей  за перелет директора по производству Боголюбова в г. Челябинск и обратно  для проведения пуско-наладочных работ. Отдельно оплачен комиссионный сбор в сумме 2500 рублей, в том числе НДС 20 %.  19 марта поступили и приняты к учету авиационные билеты, сумма НДС указанная в них составляет 2272,73 рублей.  Боголюбов  сдал документы и отчет  в бухгалтерию компании 02 апреля.

Особенности внесения записей в книгу покупок

В графе 1 указывается порядковый номер записи.

В графу 2 книги покупок следует вносить код операции с символом 23 , означающий приобретение услуг, оформляемых бланками строгой отчетности, что предусматривается п. 7 ст. 171 НК РФ ( приказ федеральной налоговой службы от 14.03.2016 № ММВ -7-3/136).

В графу 3 заносятся сведения о номере документа строгой отчетности (билета) и дата его оформления.

Графы 4,5,6, 11,12 и 13 не заполняются.

В графе 7 следует указать дату и номер  документа, удостоверяющего оплату .

Графа 8 служит для внесения в нее даты  утверждения авансового отчета.

В графу 9 ставится наименование воздушного перевозчика.

В графу 10  ИНН продавца допустимо не записывать или внести инн авиакомпании (письмо ФНС № ГД-4-3/14544 от  18 августа 2015) .

В графе 14 отражается код валюты, если цена проезда указана в зарубежной валюте. Для цены в рублях графа остается не заполненной.

В графе 15 прописывается стоимость проезда с НДС.

В графе 16 отражается налог на добавленную стоимость.