Авансовый отчет: проводки, утверждение, проверка

Автор статьи

Амина С.

2 минуты на чтение
569 просмотров
Содержание Содержание

Вряд ли найдется компания, где никогда не нужно было бы покупать что-то за наличные или отправлять сотрудника в командировку. Это значит, что авансовый отчет, сообщения о нем, порядок работы с документами — это актуальные вопросы. Если вам важно их понять, прочтите статью.

Что такое авансовый отчет?

Это документ, содержащий информацию о целях, на которые был потрачен аванс, выданный сотруднику, на деловые цели. В качестве доказательства к отчету прилагаются подтверждающие документы: чеки, билеты, счета-фактуры и другие финансовые документы.

Для отчета имеется утвержденная типовая форма №АО-1. Документ относится к основной группе. Ответственность за заполнение формы несет ответственное лицо, то есть лицо, получившее деньги за выполнение задания. Задача бухгалтерии — проверить авансовый отчет, отразить проводки в бухгалтерском учете. Форма состоит из двух частей: основы, которая остается для подачи, и квитанции, которая передается сотруднику.

Как отразить отчет в бухгалтерской программе?

Для отражения данных об ответственных лицах предназначен счет 71, который относится к группе активов-пассивов. Давайте посмотрим, как вставить отчет о расходах в основные, конкретные операции этого документа.

Все начинается с выдачи средств ответственному лицу. По дебету 71 и кредиту 50 делается запись, если средства выдаются кассой предприятия. Бывает, что аванс переводится с текущего счета на кредитную карту, поэтому записью будет Дт 71 Кт 51. Документ представляет собой либо переводной вексель, подписанный стороной, сообщающей информацию, либо поручение банка на платеж, выписку из текущий профиль.

После выполнения задания и предоставления подтверждающих документов сумма первоначального взноса должна быть закрыта. В дебетовом может быть несколько счетов, это зависит от того, какие именно деньги были выпущены. Если для закупки материалов задействован счет 10, если для товаров, то 41. В авансовом отчете по учету командировок: дебетовые счета 20, 26, 44, в зависимости от того, связана ли командировка с производственной деятельностью компания или с торговлей. В целом запись будет выглядеть так: Дт 10 (41, 20, 26, 44) Кт 71.

Редко бывает, что сумма оформлена точно. Обычно денег больше, чем необходимо, или меньше. Для возврата неиспользованной суммы есть запись 71 датский тенге, если было превышение по коэффициенту аванса — запись 50 датских тенге (51).

Если работник оказался недобросовестным, совершил ненадлежащие расходы или не предоставил документы, делается запись Дт 94 Кт 71 — списание суммы в случае недостачи и убытков предприятия. Так Дт 70 Кт 94 — вычет из заработной платы работника денег, выданных за авансовый отчет. На этом основные сообщения заканчиваются.

Сроки сдачи отчета и ответственность

По закону ответственное лицо обязано предоставить подтверждающие документы в бухгалтерию в течение трех дней после выполнения служебного задания.

Если сотрудник этого не сделал, выданная сумма считается ссудой для сотрудника. Бухгалтер обязан рассчитать материальную выгоду от использования ресурсов предприятия. Кроме того, необходимо накопить и перечислить на баланс НДФЛ от суммы материального пособия, ставка в этом случае составляет 35%.

Ответственность достаточно серьезная, поэтому сроки предоставления подтверждающих документов лучше не нарушать.

Как заполнить авансовый отчет?

Форма обычно выдается в бухгалтерии предприятия. Вы также можете воспользоваться специальными услугами в Интернете.

Бухгалтер напишет порядковый номер отчета, сотрудник должен указать дату составления. Затем в блок данных об организации вносится информация: наименование, ОКПО, должность и ФИО руководителя, ФИО главного бухгалтера и бухгалтера, который непосредственно участвует в проверке взаимоотношений.

Далее заполняются данные об отчитывающемся лице: ФИО сотрудника, должность, наименование и код отдела, штатный номер.

Оба этих блока в форме, выданной бухгалтерией, обычно уже заполнены.

В специальную таблицу нужно занести все подтверждающие документы с номерами, датами и наименованиями, указать сумму по каждой. Подсчитайте сумму.

Контроль и утверждение

Представленный документ проверяется, по авансовым отчетам делаются бухгалтерские записи. Что такое контроль?

Прежде всего, необходимо убедиться, что расходы целевые. Затем проверяется наличие всех необходимых документов, правильность их оформления. Необходимо проверять заполненность отчета, особенно обращать внимание на арифметическую часть.

Выплата денег подтверждается чеками с разбивкой по позициям или прилагаемыми товарными чеками, квитанциями и другими формами строгой отчетности.

Если сотрудник рассчитывался с помощью банковской карты, должны быть квитанции с платежных терминалов, чеки.

Ответственное лицо должно выдать квитанцию ​​о том, что все необходимое доставлено и принято на проверку. Отчет заверяется подписями начальника, главного бухгалтера и ответственного специалиста. После того, как предварительные отчеты были просмотрены, утверждены и опубликованы, они отправляются в хранилище.

Можно ли принять к вычету НДС?

Если чеки служат подтверждающими документами, НДС по ним не может быть удержан, даже если он выделен в документе. Основанием является только счет-фактура, если таковой имеется, вычет является законным.

Круг подотчетных лиц

Не все сотрудники имеют право на аванс. Если организация всем раздаст деньги, это вызовет вопросы у регуляторов. Поэтому круг ответственных лиц должен быть ограничен. В него входят только те сотрудники, которые в силу характера своих обязанностей должны выполнять задачи, требующие предоплаты.

Помимо ограничения круга людей следует ввести ограничение на сумму. Это оформляется специальным постановлением, в котором прописано, кто именно имеет право на получение аванса, на какие цели и в каком размере. Заказ хранится в бухгалтерии.

Если работник не сообщил ранее заявленную сумму, он не имеет права на получение аванса до тех пор, пока не будет предоставлена ​​подтверждающая документация.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи