Аудит персонала. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда. Аудит и контроллинг персонала

Чтобы компания функционировала эффективно, в коллективе должна царить приятная и здоровая атмосфера. Владелец бизнеса не всегда может правильно оценить каждого сотрудника и понять, откуда берутся проблемы в отношениях с людьми. Для разрешения неприятных ситуаций и устранения возможных конфликтов, избавления от неэффективных сотрудников и контроля финансовых затрат на персонал необходимо организовать полноценную проверку персонала организации.

О чем идет речь?

Что обычно понимают под термином «аудит»? Персонал в организации является основным ресурсом, более важным, чем деньги. А аудит — это метод определения того, насколько эффективен персонал. В ходе аудита можно узнать, насколько хороша система контроля персонала, а также найти методы оптимизации и повышения эффективности. Основная цель такого мероприятия — оценка эффективности в разрезе каждого конкретного сотрудника, что в целом позволяет рассчитать, насколько сотрудник полезен с точки зрения прибыльности.

Выполняя специализированный анализ, можно провести аудит расчетов по заработной плате с персоналом, оценить эффективность разработанной системы и позволить контролировать взаимоотношения внутри организации:

• экономический;
• социальное;
• работа.

Система кадрового аудита незаменима в случае высокой текучести кадров в компании, так как позволяет выявить причину явления.

Задачи анализа

Основными задачами, возлагаемыми на специалистов, проводящих аудит кадровой работы, обычно являются следующие:

• определить, соответствует ли кадровый резерв стратегии роста компании;
• выявление соответствия структуры управления и рабочего процесса нормам государственного права;
• оценка эффективности сотрудников, решающих поставленные перед ними задачи;
• выявлять причины проблем взаимодействия персонала, находить пути разрешения ситуаций, а также снижать негативное влияние.

Как это проходит?

В целом кадровый аудит делится на:

• подготовка;
• сбор данных;
• анализ информации;
• резюмируя

Подготовка

Аудит и контроль персонала начинается с определения того, какие цели преследует мероприятие. Из этого готовится документальное сопровождение и устанавливаются сроки. На подготовительном этапе назначаются исполнители проекта, выбираются участники и создается план, согласно которому будут собираться и анализироваться данные. Также необходимо определиться с тем или иным видом отчета.

Работа с информацией

Сбор данных включает в себя мероприятия по мониторингу рабочего процесса выбранных сотрудников. При этом специалисты, проводящие кадровый аудит, изучают документацию, отчеты, проводят опросы и собирают анкеты, организуют интервью с работниками компании. Статистические данные, полученные в ходе такого исследования, предварительно обрабатываются, после чего подвергаются всестороннему анализу.

Третий этап аудиторской работы – обработка всех ранее собранных данных. На основании полученной информации формируются:

• таблицы;
• графика;
• диаграммы;
• схема.

Такие способы представления данных наглядны и понятны, что позволяет быстро проанализировать ситуацию. Аудит системы управления персоналом проводится с учетом алгоритма анализа заранее отобранной информации, а также оценки эффективности сотрудников. Рассчитанные показатели визуально сравниваются с аналогичными компаниями, научно обоснованными стандартами.

Завершающий шаг

На заключительном этапе проверка расчетов с персоналом (работа, их оплата) самого рабочего процесса позволяет сделать выводы. Специалисты, проводившие мероприятия, дают рекомендации по повышению эффективности рабочего процесса. Из выявленных ситуаций становится ясно, как оптимизировать человеческие ресурсы и снизить их затраты.

Что это дает?

Зачем нужен аудит? Персонал категорически опасается подобных мероприятий, заранее убеждая себя, что руководители просто хотят кого-то уволить. На самом деле пользы от аудита гораздо больше, чем может себе представить неспециалист. После завершения проверки вы можете:

• оценить, нужны ли другие работники;
• проверить, есть ли в компании персонал;
• выявить структуру менеджеров;
• определить, нуждаются ли сотрудники в обучении;
• понять, какой стиль управления применяется;
• оценить психологический и социальный климат в организации;
• определить, где начинается сопротивление инновациям;
• понять, велик ли инновационный потенциал;
• определить распределение персонала в компании.

Если проведен аудит качества, персонал и руководитель становятся единым целым. В ходе исследования выявляются опасные и непродуктивные работники и изыскиваются меры по устранению конфликтных ситуаций. Аудит позволяет сформировать такую ​​мотивационную систему. Которые будут применимы к условиям конкретной организации.

Уровни аудита

Аудит системы управления персоналом делится на три уровня:

• социально-психологический;
• финансовый;
• организационные и технологические.

Что касается денежных вопросов, то здесь внимание уделяется:

• конкурентоспособность компании, для оценки которой показатели сравниваются со средними и лучшими для данной области;
• эффективность работы отдела кадров, ее роль в повышении качества рабочего процесса;
• взаимосвязь между затратами на аудит и результатами.

Организационно-технологический: уровень, предполагающий изучение документов, анализ показателей, позволяющих говорить о законности деятельности, оперативности. В этом аспекте аудит и контроль персонала подразумевает детальный анализ:

• вращение;
• случаи, когда работники не выходили на рабочее место;
• жалобы;
• травмы, полученные на производстве;
• отношение сотрудников к своим задачам;
• уровень удовлетворенности сотрудников;
• программы развития

Наконец, социально-психологический: аудит такого типа, который предполагает анализ взаимоотношений внутри компании, что позволяет выявить мотивационные факторы. При этом ставятся задачи по определению того, как можно улучшить деятельность компании в целом и каждого отдельного сотрудника.

Важные особенности

Руководитель должен четко донести до всех сотрудников сразу же, с какой целью планируется проверка. Персонал будет готов пойти навстречу только в том случае, если каждый сотрудник поймет, что мероприятие выгодно и полезно для него. Проведение специального тренинга или семинара, разъясняющего основные задачи, пункты аудита, может стать оптимальным решением проблемы и хорошим началом общения между приглашенными специалистами и постоянным персоналом.

При выполнении проверки показатели, полученные в ходе описанных выше этапов, анализируются в целом, то есть комплексно. Такой подход является гарантией того, что результат будет отражать динамику развития компании.

При этом аудит — это не просто проверка того, насколько эффективно работает сотрудник или отдел. В ходе мероприятий анализируется внедренная в организации система управления персоналом. Особое внимание инспекторы уделят руководителям компаний, а также руководителям разного уровня.

Управляем фирмой умеючи

Управление бизнесом – это прежде всего умелое управление человеческими ресурсами. Работа делится на три уровня:

• линейный;
• стратегический;
• функциональный.

Отсюда следует, что тест также должен следовать этим уровням. Но результаты аудита должны быть такими, чтобы они были полезны при долгосрочном планировании будущего компании. Некоторые выводы позволят нам понять, каковы краткосрочные потребности тех или иных работников. Наконец, аудит позволяет выяснить, есть ли потребность в большем количестве менеджеров в организации.

Стратегический аудит – это анализ с точки зрения высших уровней компании. При этом специалисты изучают практику управления в компании и анализируют работу отдела кадров. Для получения данных необходимо опросить всю управленческую команду, изучить бизнес-план, оценить работу отдела кадров. Такой подход позволяет понять, как сделать компанию более конкурентоспособной за счет выявления сильных и слабых сторон компании, рисков и потенциала.

Конкурентоспособность как путь к успеху

В ходе аудита возможно повысить конкурентоспособность компании на рынке за счет следующих мероприятий:

• устранение структурных недостатков сохранение человеческих ресурсов таким образом, чтобы компания укрепляла свои позиции за счет избавления от ненужных и нежелательных элементов в своей структуре. Как правило, процесс связан с реорганизацией компании, при которой ликвидируются некоторые подразделения, увольняются сотрудники и модифицируются стратегии компании;
• определить уникальные характеристики организации, которые делают ее привлекательной для сотрудников и потенциальных покупателей.

В целом конкурентоспособность определяется тем, насколько эффективно компания использует потенциал каждого сотрудника. Управление персоналом осуществляется не только через известные механизмы документооборота, но и опосредованно через:

• инновации;
• маркетинг;
• услуга.

Помните, что чем выше производительность компании, тем больше каждый сотрудник уважает вашу компанию.

Значимые нюансы

Для оценки компании на рынке персонала используются следующие показатели:

• кадровое обеспечение компании;
• уровень удовлетворенности сотрудников.

Аудит позволяет оценить стратегию компании на операционном уровне, когда непосредственно анализируются результаты работы. Аудитор изучает:

• соотношение цели и результата;
• возможность улучшения, упрощения рабочего процесса;
• возможность получения того же результата с меньшими вложениями.

Применяя эффективные методы, можно развивать человеческие ресурсы, увеличивать штат, совершенствовать систему управления информацией. Все процессы, связанные с прямым и косвенным обслуживанием персонала, подлежат тщательному изучению.

Особенности проведения

При исследовании компании:

• назначается ответственный;
• сформулированы цели;
• изучается политика, практические методы достижения цели;
• анализирует отчеты кадровиков;
• подготавливать отчеты с рекомендациями по ситуации;
• формируется план развития компании;
• анализирует последствия исправления выявленных недостатков при разработке плана.

Не все так просто

Каждое направление аудита требует много времени и усилий. Внешний аудит достаточно дорог и доступен только компаниям, которые «крепко стоят на ногах». В то же время аудит необходим, если вы хотите повысить эффективность и добиться лучших результатов, чем существующие.

Многие крупные компании нашего времени вводят в свой штат специалистов, занимающихся аудитом внутри организации. Данная практика показала эффективность при децентрализованной кадровой службе и наличии региональных отделений.

При правильном построении процесса внутренний аудит позволяет своевременно выявить недостатки в работе компании и принять меры по их устранению. Принципы такой проверки:

• независимость специалистов;
• ответственность;
• компетентность.

А что с деньгами?

При комплексных мероприятиях обязательна проверка договоров с персоналом по оплате труда. Обращается внимание на то, насколько предприятие соответствует требованиям нормативных, правовых актов, законов, регулирующих трудовые отношения. Специалисты по проверке анализируют, насколько точно и правильно они рассчитывают:

• удержание;
• платить;
• налоговые вычеты;
• выплаты заработной платы;
• социальная составляющая.

Проверка расчетов с персоналом осуществляется на основании кодексов, регулирующих трудовые отношения, гражданского законодательства и налогового законодательства.

Для получения данных необходимы документы о переводах, приеме на работу, увольнении персонала, первичные, отчеты, бухгалтерские записи.

А что нужно?

Если планируется проверка расчетов с фондом заработной платы, помните, что анализ возможен при наличии первичного учета, для которого используются унифицированные формы.

Руководитель компании обязан предоставить документы:

• приказы о приеме на работу;
• карты Т2;
• приказы об отправке личного состава в отпуск, на другие должности;
• документы о расторжении.

Успешная проверка с расчетным персоналом возможна, если в распоряжении специалиста по аудиту есть:

• платежные квитанции;
• табель учета рабочего времени;
• платежная ведомость;
• ведомости Т-49;
• персональный аккаунт.

Дополнительную информацию инспектор получает из первичных документов, закрепляющих сдельную оплату, в которых также учитывается выработка.

Комплекс мер

При проверке обращают внимание на следующие записи:

• консолидированный;
• на счет 76;
• журналы № 8, 10;
• остаток средств;
• основная книга.

В ходе аудита проверьте:

• соблюдение требований закона;
• учет, контроль оплаты, сдельная расценка;
• контроль времени;
• расчет отчислений;
• платежная ведомость;
• Налоги на заработную плату;
• зачислена зарплата.

Это важно!

Аналитический учет компании учитывает всех людей:

• в списках;
• в них не входит.
• платить;
• двоюродная сестра;
• задания;
• другие;
• различные отчисления, в том числе налоговые.

Информация об этом обычно хранится в личном кабинете, в расчетных, платежных документах. Изучение данных облегчается за счет ведения документации в электронном виде. Рекомендуется вести отдельные записи для различных элементов, перечисленных выше.

При проверке наемный специалист изучает, есть ли бухгалтерский учет как таковой, выясняет, как долго хранятся данные, из которых можно вывести годовую доходность компании, годовой доход сотрудников этой компании.

Общий доход состоит из:

• прямые расходы;
• естественная польза;
• заработок по результатам данного периода;
• стоимость поездок сотрудников компании в различные регионы;
• бесплатное питание;
• разовые платежи.

К специализированным регионам относятся:

• с севера;
• приравненные к ним территории;
• Дальний Восток.

Аудитор контролирует расчеты путем анализа следующих документов внутреннего документооборота организации:

• декларации, платежи;
• первичная документация;
• учетные записи сотрудников.

При этом сравниваются результаты компании и результаты каждого отдела компании. Затем аудитор определяет, были ли произведены удержания и заработная плата была выплачена правильно. Обязательно обратите внимание на единый социальный налог. Для контроля ситуации специалист запрашивает доступ к налоговой базе. Тарифы охватывают следующие направления:

• пенсионное обеспечение;
• медицинская страховка;
• социальное обеспечение.

При анализе корректировки заработной платы обязательно обращают внимание на счет 76, по которому происходит взаимодействие с кредиторами и дебиторами. При этом аудитор выясняет, какие карты велись и как они заполнялись, а также обращалось ли внимание на внесенные суммы, как они выдавались сотрудникам.

Следует помнить, что существует несколько типичных ошибок в расчете заработной платы, характерных для большого количества компаний. Аудитор в обязательном порядке проверяет каждую компанию на наличие таковых, поэтому владелец компании, заранее готовясь к проверке, может сам контролировать такие моменты. Это следующие основные недостатки:

• отсутствие табелей учета рабочего времени;
• отсутствие стандартных форм основной платежной документации;
• неверные налоги;
• некорректный расчет сумм по разным видам платежей;
• неправильный учет общего заработка сотрудников (часто без учета премий, подарков и т д).

Подводя итоги

Проведение аудита персонала и договоров с сотрудниками позволяет нам сформулировать ряд предложений по повышению эффективности рабочего процесса. В кадровом плане это выражается в рекомендации реорганизовать работу компании, внедрить новые системы мотивации или применить другие методики.

Что касается расчета заработной платы, то наиболее распространенной рекомендацией является внедрение автоматизированной системы расчета заработной платы, содержащей типовые формы документов. Это упрощает и оптимизирует процесс, практически исключая возможность ошибки, вызванной человеческим фактором.