Проведение архивной инвентаризации в нашей стране в последние годы приобрело особое значение в связи с постоянными изменениями, реформами, реструктуризациями и изменениями, затрагивающими сектор экономики. Информация, хранящаяся в файлах, считается важной и ценной. Он позволяет понять, почему ситуация развивалась именно так, а также понять, каковы перспективы на будущее. Архивы — бесценный источник информации, но они действительно полезны только тогда, когда вы можете перемещаться по ним. Для этого была внедрена система организации файлов.
Актуальность вопроса
Архивы нашей страны призваны накапливать достоверную информацию. Основная функция архивной инвентаризации состоит в упрощении поиска необходимой информации в крупнейших информационных хранилищах. Для этого предусмотрена справочная система, методологическая база, распространяющаяся на все архивные учреждения государства. По сути, речь идет о научно-справочном аппарате, благодаря которому архив работает на национальном уровне. Эффективность этого аппарата зависит от того, насколько эффективно и тщательно формируются справочники, т е описи.
Нынешние реалии ведения бизнеса таковы, что опись досье является ключевым справочником, помогающим ориентироваться в море информации. Опись представляет собой документ, в котором перечислены хранящиеся дела, а также служит для учета документации. Информационная нагрузка оценивается как большая, инвентаризация является основой для разработки указателей и справочников. Во многом качество вашей инвентаризации определяет, насколько легко и быстро вы найдете нужную информацию. Говорят о двух основных функциях такой документации: информативной и отчетной.
О терминологии
Опись архивного дела является основным справочником, структурирующим работу архивной организации. Опись является бухгалтерской документацией, при этом она является научно-справочным объектом, дающим возможность быстро найти то, что вы ищете. Инвентаризация – завершающий этап делопроизводства с документацией, которую необходимо хранить в государственном архиве или организовать в определенном ведомстве. Чтобы архив был полностью полным, необходимо сформировать описи по всем делам, предназначенным для постоянного хранения или более чем на десятилетие. Необходимо создать справочники, описывающие, какая личная документация, имеющая отношение к статусу, была оценена экспертизой и признана ценной, поэтому также подлежит хранению.
В современном делопроизводстве, говоря о файловых описях и их назначении, отмечают, что документация относится к справочной категории. Он формируется с целью описания состава, содержания хранимых единиц, а также для закрепления принятой в конкретном фонде системы систематизации и учета. Объекты, которые учитываются в инвентаре, являются единицами. Каждое описание — это уровень. У вас должно быть достаточно информации, чтобы вы могли найти нужные данные на накопителе, не тратя на это много времени.
Какие и куда
В соответствии с методическими рекомендациями составление архивных описей должно быть индивидуализировано для дел, предназначенных для постоянного хранения, в течение более десяти лет, и когда речь идет о персональных данных личного состава. Отдельно необходимо составить описи дел, характерных строго для одного юридического лица. Например, это могут быть официальные следственные документы, судебные документы или научные отчеты; все зависит от характера работы учреждения. Обычно опись составляется в том же учреждении, где были составлены документы, подлежащие хранению, и переданы с ними в архив. Государственные архивные организации имеют специализированный научный аппарат. Если полученное описание не соответствует вашим стандартам, опись составляется заново, с учетом местных требований.
Составление описи файлов позволяет раскрыть состав документации, описать ее содержание, упрощает учет общего количества хранимых файлов и способствует стабилизации внутренней систематизации документооборота. Каждый случай описан на специальной карточке. Должен быть указан заголовок, из которого видно, какие документы хранятся внутри и содержание указанного блока. Правильно заполненная инвентаризация четко описывает содержание всего пула документации.
Функциональность и составление: ряд нюансов
Проведение файловой инвентаризации позволяет определить, сколько единиц содержится в фонде. Благодаря этому реализуется безопасность документации и контроль над регулировкой громкости. Так как делам присваиваются порядковые номера, вы можете быстро найти полезную информацию. В то же время инвентаризация помогает установить и закрепить рациональный порядок документации, соответствующий четкой логике. Классификация документации внутри файла представляет собой группировку, основанную на научных расчетах. При этом учитываются особенности исторически сложившейся структуры в конкретном учреждении, а также специфика работы фонда.
Классификация, являющаяся неотъемлемым элементом в составе архивного описи, предполагает сначала разработку системы деления всех дел на группы, а затем непосредственное распределение. Отсортировав все карты, вы сможете создать для них инвентарь. Иногда формируют опись, отражающую все выпуски в фонде. Обычно это необходимо, если бизнес больше не существует. Если часть юридического лица прекратила существование, то составляется опись всех дел за все годы существования этого подразделения.
Описи: для чего нужны
Есть документация, поясняющая, по каким делам ведутся описи на федеральном уровне — это законодательство. Кроме того, компания может принять местные законы, регулирующие этот вопрос. По общему правилу инвентаризации составляются за один год, но могут быть составлены и за другой период времени. Это классифицирует дела, которые появились в компании за этот период. Описи могут иметь разные функции, быть тематическими, предметными. Можно оставить опись всех дел определенного фонда, можно сформировать отдельный самостоятельный документ по разным частям этого фонда.
Все единицы хранения должны быть пронумерованы с учетом внутренних норм систематизации. Единая система правил распространяется как на дела, так и на предметы внутри них.Чтобы правильно оформить описательную статью, необходимо максимально точно передать все заголовки. При вводе элементов, имеющих одинаковые заголовки, необходимо писать «Same». Если заголовки отличаются, информация передается полностью. При вводе элементов, имеющих одинаковые заголовки, необходимо писать «Same». Если заголовки отличаются, информация передается полностью. При вводе элементов, имеющих одинаковые заголовки, необходимо писать «Same». Если заголовки отличаются, информация передается полностью.
Основные правила
Инвентаризация записей может состоять из нескольких листов. На каждом новом листе все заголовки должны присутствовать в полной редакции, точно соответствующей исходной документации, даже если предыдущий лист имел такие же заголовки. В примечаниях должно быть описано физическое состояние документации, а также должно быть указано, было ли прекращено дело. Если дело содержит документацию за несколько лет, необходимо классифицировать ее, ориентируясь на дату начала обслуживания. При нумерации не превышайте значение «9999». Пятизначные числа для этого неприменимы. По возможности все должно быть систематизировано и описано с учетом хронологии. Второе правило классификации – внутренняя структура компании.
При составлении описи архивных документов завершающим этапом ее формирования является уникальный номер. Для ее определения ориентируются на инвентарную ведомость. Если организация получает описи от структурного подразделения и использует их в своей работе для формирования описания всего архива компании, то необходимо в отдел передать все документы в двух экземплярах. Опись за год составляется в четырех экземплярах, для личных дел требуется три одинаковых описи. Для дел, предназначенных для хранения более двух десятков лет, должна быть произведена опись в количестве двух экземпляров. При составлении описи документации по личному составу сначала необходимо сложить все приказы, затем списки и карточки. Только после того, как личные файлы будут отсортированы, затем счета и платежная ведомость. Следующими по порядку идут трудовые книжки, заключительная часть — протоколы, составленные в связи с несчастными случаями на производстве. Для систематизации личных дел они прибегают к алфавитному порядку. Заносить дела в опись необходимо, ориентируясь на год, в котором человек был уволен.
Структура и содержание: тонкости оформления
Разные структуры компаний отвечают за формирование разных типов реестров файлов. Так, за год такой структурный документ должен быть составлен отделами, а ответственность за формирование сводной описи лежит на ведомственном архиве. Такой документ станет основанием для работы специалистов государственного архива, получающих документы от компании. Они используют сводную инвентаризацию для организации своей внутренней файловой документации таким образом, чтобы личные файлы и документы, предназначенные для постоянного хранения, находились в разных отсеках файла.
Любая форма инвентаризации начинается с титульного листа. За заглавием следует оглавление, затем предисловие, после которого начинается непосредственно опись. Обязательно перечислите все используемые в документе сокращения, расшифруйте их, расставьте указатели и раскрасьте таблицы перевода. Необходимым элементом описи является библиография. Затем следует глоссарий терминов, а лист сертификации закрывает документ. В названии необходимо полностью указать наименование дела и фирмы, создавшей документы, наименование фонда и табличек, наименования описей и даты.
О чем где пишут
Оглавление инвентаря файла предназначено для указания того, какие разделы находятся внутри, с каких страниц они начинаются. В предисловии собрана информация о компании, сформировавшей фонд документации, о самом фонде. Здесь же написана аннотация, описывающая, какая документация хранится внутри. Предисловие также является списком справочной аппаратуры.
Основная часть текста — это описание. Для каждой единицы указывают серийный номер, ее наименование и подлинность. Если инвентарные номера ранее использовались в компании, их следует зафиксировать в основной части инвентаризации. В нем также упоминается, что такое учетные единицы, сколько листов в данной единице, на каком языке она составлена и в какой версии воспроизводится. Инвентаризация может указать некоторые визуальные характеристики хранимого файла. Если вы намерены хранить особо важную и ценную документацию, вы можете аннотировать такие объекты в описании.
Список аббревиатур, используемых в картотеке, необходим, если в работе использовались специфические аббревиатуры, используемые внутри конкретной компании. Представления о материи отражаются через указатели. Иногда знаки связаны с географией, именами, датами. Аннотации разрешены. Если в работе использовались специализированные термины, их необходимо расшифровать в словаре, прилагаемом к описи. Контрольный лист предназначен для указания сводной информации о документе. Здесь написано, сколько листов пронумеровано внутри, сколько единиц хранится, изменился ли состав при хранении. Составитель инвентаризации обязан подписать проверочный лист. Если необходимо внести изменения.
Подробно и точно
Как следует из образцов делопроизводства, весь объект должен быть оформлен в соответствии со стандартами делопроизводства. Необходимо сформировать эталонный аппарат, благодаря которому восстановление данных становится более быстрым и эффективным. С помощью такого устройства можно быстро получить дополнительные данные по фонду документации. Справочный аппарат, сопровождающий опись, должен содержать титульный лист и содержание документа, предисловие, перечень используемых сокращений и сокращений, а также указатели. В некоторых случаях могут быть дополнительные элементы: таблицы, словари.
В названии необходимо указать название файла, в котором находится документация, как называется фонд, включая аббревиатуру, а также его номер. Укажите инвентарный номер и свое имя. Оглавление должно включать полный список всех разделов и справочного аппарата, включая предисловие, список используемых сокращений и названия частей. Каждое заглавие сопровождается номером страницы, который ему присваивается во время составления описи. Справедливо считается, что одной из наиболее значимых частей справочного аппарата является предисловие, в котором описывается история учреждения, сформировавшего фонд. Пишут историческую среду, условия, в которых действовала компания, дату ее появления и иерархическую структуру подчинения.В предисловии указано, как была организована делопроизводство.
О сокращениях
Этот список составлен в алфавитном порядке. Он должен содержать все сокращения, используемые при составлении описи. Документ должен содержать полное название каждого слова, которое было сокращено хотя бы один раз. Обычно они используют сокращения для экономии места, меняются только часто используемые слова. Кроме того, справочный аппарат расшифровывает все сокращения. Правильное составление этого элемента помогает составить однообразную опись, каждая из которых максимально информативна и наглядно доносит до читателя нужную информацию.
Существуют общепринятые и активно используемые в письменной речи сокращения: символы, кодирующие длину и массу, другие единицы измерения, а также сокращения «и т д.», «т.е мой» и тому подобное. Их не нужно красить. Не обязательно давать транскрипцию тех сокращений, которые на самом деле являются используемыми словами. Например, «профсоюзный комитет» относится к категории аббревиатур, широко используемых в разговорной речи.
Как все начиналось
Из истории человечества известно, что архивная опись является едва ли не самым древним видом справочника, введенным для архивов. Использование описей было официально подтверждено в 13 веке, в те времена их использовали для записи важных документов и обеспечения безопасности. Благодаря описям поиск документов стал проще, поэтому их можно было использовать как источники ценной информации. В период XIII-XV веков описи были краткими, составлялись без особой систематизации, в них лишь кратко описывались книги и рукописи. Фактически это были неофициальные списки.
В 16 веке подход к инвентаризации стал более ответственным. Списки включали перечень различных вариантов документации. Существовали описи, в которых предметы группировались вместе с учетом какого-либо признака, хотя в то же время продолжали использоваться и те, в которых информация фиксировалась без систематики. В XVII веке прогресс формирования инвентаря пошел дальше, стали создаваться подробные справочники, отличавшиеся друг от друга форматом. Они были очень полезны, и даже современные исследователи, пользуясь такими описями, получают от них важные сведения о ранее проведенных делах, документах, составленных в то время. В XVII веке описи окончательно закрепляют свой систематический описательный характер.
Загрузка...