Архивариус: обязанности на предприятии

Архивариус может быть архивариусом или хранителем записей. Обязанности архивариуса в компании направлены на грамотную организацию работы и документооборота в архиве. О них мы подробно поговорим в этой статье.

Где может работать архивариус?

Обязанности этого специалиста велики. Сотрудник с такой профессией востребован там, где большой документооборот. Это могут быть страховые, финансовые компании, банки, государственные учреждения.

Также есть должность судебного архивариуса. В ваши обязанности входит поддержание документооборота в этом учреждении.

Как возникла профессия?

В двадцатых годах восемнадцатого века Педро I обнародовал «Общий регламент», в котором подробно излагались основы формирования правительства в стране и указывалось на формирование архивов во всех ведомственных учреждениях. В то же время была создана должность актуария. Был судебным писарем, занимался составлением различных актов, регистрацией их в реестре.

Со временем его функционал вышел за рамки судебных процессов, и профессия стала называться «архивариус». В 20 веке слово устарело и на смену ему пришла должность «архивариус».

Основные положения

Архивариус является техническим исполнителем. На эту должность может быть замещено лицо, имеющее профессиональное или среднее образование и любую курсовую работу, пройденную в этой области.

Сотрудник может быть повышен до вакантной должности и уволен руководством компании.

Что обязан осуществлять архивариус?

Функции этого должностного лица заключаются в следующем:

• формирование архива: он может быть как на бумаге, так и в электронном формате;
• принимать поступающую в компанию корреспонденцию, исправлять ее и складывать в архив;
• выдача копий архивных документов или во временное пользование оригинальные дела, находящиеся в архиве;
• создайте отчет о своей деятельности.

Кроме того, обязанности архивариуса в компании заключаются в следующем:

• предоставить документацию компании, от которой был сделан запрос;
• соблюдение норм безопасности в помещениях архива и их контроль.

Какими навыками должен обладать архивариус? В обязанности работника входит знание следующей информации:

• различные виды актов, положения, касающиеся их работы;
• порядок приема и сдачи документации в архив, способы и способы ее хранения и использования;
• принятая в штате единая система управления офисом;
• методы формирования описи документов, их краткая характеристика, акты об уничтожении документации;
• порядок подготовки документов к хранению и использованию;
• порядок учета и отчетности;
• организационная структура компании;
• владение ПК на профессиональном уровне;
• методы работы с оргтехникой на уровне продвинутого пользователя;
• навыки работы с большими объемами информации;
• трудовое законодательство Российской Федерации.

Кроме того, вы должны уметь правильно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть высшее образование, причем очень желательно, чтобы это было профильное («дело», «документация»), либо неполное высшее образование. Также эту профессию можно получить, пройдя специализированные курсы.

Достоинства и недостатки должности

Профессия «архивист», функции которой изложены в данной статье, имеет свои плюсы и минусы.

• простая работа на физическом плане;
• специального образования не требуется;
• большинство рабочих считают ее самой скучной профессией;
• низкие зарплаты;
• практически никакого карьерного роста.

Уровень заработной платы архивариуса

Размер вознаграждения для этого работника может составлять от 20 000 до 70 000 рублей. Уровень зарплаты зависит от региона, объема работы и других нюансов. Средняя заработная плата составляет 45 000 рублей.

Итоговые положения

Архивариус, функции которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на себя, но и на положение архива.

Если рассматривать навыки, которыми должен обладать архивариус, то это:

• отличная память;
• способность анализировать большой объем информации;
• умение обращать внимание на детали;
• навыки работы с канцелярскими принадлежностями;
• возможность выполнять мелкие однообразные работы в течение длительного времени;
• мелкая ручная моторика.

С учетом особенностей личности, интересов можно выделить:

• способность к организации;
• точность;
• упорство;
• способность контролировать себя;
• определение;
• упорство;
• педантичность, хладнокровие.

Качества, которые будут мешать эффективному выполнению своих обязанностей:

• пренебрегать;
• узкое зрение;
• неспособность организовать себя;
• невнимательность;
• импульсивность.

Основные направления деятельности профессии «архивист»:

• обязательство по сохранности документов;
• сопровождение запроса документов;
• выдача документов и справок по запросу;
• формирование списка документов, подлежащих депонированию;
• прием документов на долгосрочное хранение;
• проверка грамотности и правильности записи поступающей информации;
• создание системы входящей информации;
• сдача сведений о деле в государственный архив;
• формирование описи документации, обнаруженной в деле.

Права архивариуса

Работник имеет следующие права:

• знать проекты и решения руководства компании, связанные с их работой;
• дать рекомендации по улучшению его функциональности;
• в рамках своей должности и поручений уведомлять высшее руководство в случае обнаружения недостатков в развитии его работы, формулировать предложения по их устранению;
• запрашивать у высшего руководства или других сотрудников всю документацию, необходимую для выполнения своих обязанностей;
• обращаться к руководству компании за помощью и поддержкой в ​​выполнении установленных должностных обязанностей.

Ответственность

Этот работник несет ответственность в соответствии с трудовым законодательством за полное выполнение своих обязанностей.

Рассматривая административно-уголовную сторону деятельности, можно сказать, что архивариус несет ответственность за правонарушения, совершенные при осуществлении им своей деятельности. В рамках Гражданского кодекса и трудового законодательства РФ за причинение материального ущерба.