По российскому законодательству трудовые книжки являются бланками строгой отчетности. Эти документы хранятся у сотрудника, назначенного приказом начальника. Нельзя просто взять и дать работу. Существует специальный акт приема-передачи трудовых книжек, образец которого будет учитываться.
Законодательные основы
Порядок оформления трудовой книжки и ее хранения определяется законодательными нормами, в частности Постановлением Правительства РФ 225. Здесь утверждается форма трудовой книжки, а также инструкция по ее заполнению.
Кроме того, в документе указаны правила контроля за движением рабочей силы. Сотрудник обязан вести записи, такие как:
- Книга учета труда и вкладыши к ним.
- Книга входящих и исходящих бланков.
Последний журнал заводится для учета новых бланков, приобретенных по кассовому ордеру. А книга учета отслеживает движение документации по приходу и увольнению сотрудников.
Для чего необходимо
Как уже было сказано, за ведение учета отвечает уполномоченный сотрудник, назначенный специальным приказом организации. Но может случиться так, что этот сотрудник заболеет, уйдет в отпуск или произойдет реорганизация компании путем присоединения. Следовательно, выполнение работ будет поручено третьему лицу. И в этом случае простого составления приказа о временном исполнении обязанностей в ведении кадрового делопроизводства будет недостаточно. Необходимо будет составить акт приема-передачи рабочих тетрадей и вкладышей к ним.
В этих условиях все стороны заинтересованы в достоверности передаваемых данных. Согласно приказу по организации, передающие и принимающие лица несут ответственность за сохранность документов, а за ненадлежащее хранение и обслуживание возлагается административная ответственность.
Именно по этой причине стороны должны тщательно сопоставлять количество заданий и вкладышей к ним с записями, сделанными в журнале.
Оформление
Поскольку закон не регламентирует конкретную форму передачи работы от одного работника к другому, акт приема-передачи трудовых книжек (образец будет представлен ниже) может быть составлен в произвольной форме, но с подробным указанием все данные.
При необходимости передачи кадровых документов организациям посредством приказа создается специальная комиссия, которая возьмет на себя дела и проверит все данные, указанные в дневниках.
В состав комиссии входят следующие члены:
- Начальник отдела кадров.
- Юрист.
- Проректор.
- Сотрудник отдела кадров, который доставляет дела.
- Сотрудник отдела кадров принимает дела.
Также на основании предстоящего приказа разрабатывается документ о работе комиссии, которым будут руководствоваться при передаче бланков трудовых книжек и формировании акта.
Составление
Акт приема-передачи труда, хотя и не имеет установленных форм, должен учитывать ряд обязательных условий. Рассмотрим более подробно содержание и форму документа. Акт должен содержать следующую информацию:
- реквизиты организации и наименование документа;
- дата формирования документа и место нахождения организации;
- порядковый номер журнала;
- реквизиты каждого сотрудника, трудовая книжка которого хранится в отделе кадров, также должна быть указана должность каждого сотрудника;
- серия и номер трудовой книжки, а также вкладыш, если он есть;
- дата поступления работника на работу или оформления трудовой книжки;
- пометки о сведениях о документе (например, невостребованность после расторжения трудового договора).
Обобщенность данных следующая: сколько книг, вставок в них записано. После этого составляется еще одна таблица, отражающая сведения о неиспользованных трудовых бланках, а также вкладышах, приобретаемых на случай утери или порчи документов.
В заключении по факту передачи как трудовых книжек и вкладышей, так и самих дневников прописывается: движение перечисленных документов и их учет.
Ниже приводится акт приема-передачи трудовых книжек — образец документа.
Подписи
После составления акта о переданных документах он должен быть подписан всеми представителями комиссии, присутствующими при описи документов. Таким образом, члены комиссии ратифицируют свое согласие на присутствие всего персонала в компании.
Кроме того, акт приема-передачи трудовых книжек (образец был представлен выше) должен быть подписан работниками, передающими и принимающими документы. Их подписи стоят в графе «передано-принято», что свидетельствует о снятии и передаче соответствующих полномочий.
Те сотрудники, чьи документы проходят опись, подписи не ставят.
Форма акта, конечно, только письменная. Это поможет избежать возможных дополнительных вопросов и двойных ситуаций. Самое главное, этот закон избавит работников от возможной ответственности за ненадлежащее ведение кадровых документов.
Загрузка...