Процесс передачи приобретенной продукции покупателю заверяется посредством составления специального акта. По своему содержанию документ похож на накладную, однако она издается сразу перед отправкой продукции, а акт – при получении. То есть, для составления акта о передаче присутствие обеих сторон сделки или их представителей обязательно.
С какой целью составляется акт приема-передачи товара
Акт приема-передачи – это документ, составляемый при получении приобретенной продукции покупателем. Он подтверждает факт того, что у заказчика отсутствуют какие-либо вопросы и претензии по состоянию товаров, их целостности, количеству и т.д.
На уровне законодательства нет ограничений касательно лиц, которые обладают правом составлять подобного рода документы. Как показывается практика, чаще всего акт используется при сделках, совершаемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями между собой или с покупателями в лице граждан. Законом не запрещается использовать документ физическими лицами при заключении сделок между собой, однако такое встречается редко.
Акт необходимо составлять непосредственно при передаче товара заказчику и при получении денежных средств (если оплата не была произведена ранее).
ВАЖНО: Технически, акт может быть составлен и до момента передачи, однако он не будет иметь юридической силы до того момента, пока на документе не будет проставлена подпись получателя продукции.
Как правильно составить акт приема-передачи товара
Акт приема-передачи товаров в обязательном порядке составляется как минимум в двух экземплярах – по одному для каждой стороны договора. При наличии третьих лиц, заинтересованных в сделке, допускается издание документа в трех и более копиях.
ВАЖНО: Важно составить именно два оригинала. Нельзя подготовить один документ, заверить его подписями, а после скопировать на ксероксе и отдать другой стороне сделки. В таком случае документ будет недействителен и его нельзя будет использовать в качестве доказательства, подтверждающего исполнение обязательств по договору.
Форма акта
Акт приема-передачи – это необязательный документ. На законодательном уровне организации, ИП и граждане не должны всегда использовать его при совершении сделок. Зачастую стороны обходятся составлением обычной товарной накладной, составляемой по форме ТОРГ-12.
Однако если предметом сделки является что-то дорогостоящее или внутренняя политика одной из сторон подразумевает использование акта, то он составляется.
Из-за того, что акт о приеме не является обязательным документом, в законодательстве не регламентирован какой-либо унифицированный бланк, который стороны должны были бы использовать.
Каждая организация, ИП или гражданин имеет право применять свой бланк или составлять акт в свободной форме, при условии соблюдения правил ведения официальной документации.
Акт приема-передачи материальных ценностей
В содержании акта о получении каких-либо материальных ценной должно содержаться несколько разделов:
| № | Раздел | Что указывается |
| 1. | Реквизиты | Подробная информация о сторонах сделки. |
| 2. | Сведения о предмете сделки. | Информация о передаваемом товаре, его цена, количество, общая стоимость сделки и т.д. |
| 3. | Заверение документа. | Проставляются печати, подписи, вписывается дата заверения документа. |
Пошаговое руководство по написанию акта
При написании акта рекомендуется последовательно следовать алгоритму:
- Заполнение раздела реквизитов.
- Внесение информации о предмете совершаемой сделки.
- Заверение документа печатями и подписями.
Сведения о сторонах соглашения
Информация о сторонах сделки и их реквизиты вносят в первый раздел. Он состоит из двух блоков:
- «шапка»;
- основной текст.
В «шапке» указываются следующие данные:
- номер документа, использующиеся для его регистрации во внутреннем учете;
- номер соглашения, приложением к которому является акт, и дата его заключения;
- дата написания акта.
В основную часть вписываются подробные данные о сторонах сделки:
- Для юридических лиц:
- полное наименование организации;
- форма регистрации предприятия;
- Ф. И. О. руководителя;
- Ф. И. О. и должность лица, уполномоченного издавать и подписывать подобного рода документа, а также реквизиты документа, наделяющего сотрудника правами на заверение актов о приеме-передачи товаров;
- номер регистрации у ЕГРЮЛ (проставляется только по соглашению сторон, не требуется в обязательном порядке).
Если передача продукции или товаров осуществляются в пределах юрисдикции одной организации, например, от головного офиса представительству или филиалу и т.д., то в реквизитах необходимо указывать полное название и другие данные конкретного подразделения юридического лица.
2. Для ИП:
- Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
- номер регистрации ИП в ЕГРИП (вносится если это нужно обеим сторонам);
- Ф. И. О. и должность лица, ответственного за подписание акта, номер и название локального документа организации, на основании издания которого сотрудник наделяется такими полномочиями (это может быть приказ, должностная инструкция, отдельное распоряжение, выписка из устава, доверенность, заверенная в нотариальном порядке, и т.д.)
3. Для граждан: указывается только Ф. И. О.
Условия
В раздел условий последовательно вносится следующие информация:
- Реквизиты документа, подтверждающего факт совершения сделки.
- Текст, отражающий факт передачи товара.
- Таблица со сведениями о передаваемой продукции.
- Суммарная стоимость сделки.
- Положения о состоянии товара (могут быть реализованы в виде списка, из которого покупатель выбирает пункты, удовлетворяющие его, а могут быть сделаны в виде пустых строк, которые заполняются принимающей стороной);
- Положение об отсутствие претензий к принимаемому товару.
Перечень товаров
Таблица с информацией о продукции заполняется последующие схеме:
| Порядковый номер | Наименование товара | Количество экземпляров | Цена за одну единицу до уплаты налога на добавочную стоимость. | Цена за одну единицу после учета НДС |
| 1. | — | — | — | — |
| 2. | — | — | — | — |
| 3. | — | — | — | — |
| Суммированные показатели: | Общее количество экземпляров всех видов товаров. | Общая стоимость без НДС. | Общая стоимость после учета НДС. | |
Подписи сторон
В завершении документа проставляются подписи каждой заинтересованной стороны и дата заверения акта. На каждом экземпляре должна находится подпись, внесенная вручную лицом, ответственным за получением товара. Дополнительных условий касаемо ручек и чернил, которые нужно использовать – нет.
ВАЖНО: После проставления подписей и печатей с продавца и лица, занимающегося доставкой товара (при его наличии) снимается вся ответственность за сохранность. Если уже после этого покупатель обнаружит недочеты, которые не будете удовлетворять условия гарантийного обслуживания, то подать какие-либо претензии через суд или воспользоваться правом бесплатной замены или ремонта не получится.
До 2016 года организации при заверении официальной документации организации были обязаны использовать фирменные печати или штампы, что касалось и актов о получении товара. Однако с 2017 года данное правило было отменено. Теперь, использовать печати или нет – решать только сторонам сделки. Если с обеих сторон нет взаимных претензий по поводу их отсутствия, то штампы можно не использовать.
Бланк акта приема-передачи товара (скачать)
Универсального бланка для составления акта не предусмотрено. Организации используют самостоятельно разработанные образцы или составляются документ в свободно форме. Поэтому, найти универсальный бланк, который удовлетворил бы требования всех предприятий – нет.
Примерный образец бланка:
Образец бланка о приеме-передаче товара (скачать)
Готовый образец заполненного бланка (скачать).
Независимо от внешнего оформления вида и используемой схемы бланка, при внесении информации необходимо соблюдать правила:
- исправления, ошибки, опечатки в содержании и другие недочеты могут привести к тому, что документ станет недействительным с юридической точки зрения, и его нельзя будет применить в качестве доказательства завершения сделки – ошибки и недочеты недопустимы;
- все реквизиты сторон должны прописываться в точности так, как они указана в паспорте – для граждан, в реестре ЕГРИП – для индивидуальных предприятий, в реестре ЕГРЮД – для организаций;
- вся информация, которая заполняется непосредственно при процедуре передачи товара должна проставляться письменно, заранее распечатывать эти строки нельзя.
Образец акта приема-передачи товара (скачать)
Готовый образец акта о приеме товара, который можно использовать в качестве основы для составления нового документа:
Готовый образец заполненного бланка (скачать)
Сколько требуется хранить акт?
Акт о приеме-передачи товаров следует хранить не менее четырех лет. Причем отсчет начинается с момента, когда заканчивается налоговый период, в котором была завершена сделка. То есть, если покупка чего-либо организацией была сделана в июле 2024 г., то отсчет четырех лет начнется с 1. янв. 2024 г., соответственно, хранить акт потребуется до 1 янв. 2025 г.
Данное требования регламентировано в пп. 8 первого пункта ст. 23 НК РФ от 31 июля 1998 г. в последней редакции от 20 июля 2024 г. Положение распространяется на все документы, которые необходимы для ведения налогового учета. Акт о приеме товаров таковым является.
Распространенные ошибки по теме
Ошибка: Мнение о том, что акт о приеме товаров является заменой договора или накладной.
Акт о приеме-передачи продукции – это дополнительный документ. Он применяется в ситуациях, когда получателю необходимо дополнительная гарантия того, что приобретенный им товар будет доставлен в целостности в полном объеме, или когда продавцу необходима точная отчетность. Акт не может заменять договор, на основании которого происходит сделка, и накладную, описывающую все товары на момент их отправки.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос: Сколько хранить акт физическому лицу?
Ответ: Составление актов между гражданами – это довольно редкая практика. Однако правила о сроках хранения одинаковы для всех, независимо от статуса. Акт требуется хранить не менее 4-х лет.
Вопрос: Можно ли найти бланк для акта в сети?
Ответ: Да, можно. Однако следует понимать, что унифицированного бланка для составления акта о приеме товаров не существует. Поэтому, загружая какой-либо образец из интернета, прежде чем использовать его, необходимо удостовериться в правильности документа, в наличии всех необходимых разделов, и при необходимости, внести корректировки.
Загрузка...