Что это — административно-хозяйственная деятельность? Что нужно для ее осуществления? Что представляет собой этот вид бизнеса? Можете ли вы найти здесь «подводные камни»? На эти, а также на ряд других вопросов, мы ответим в данной статье.
Общая информация
Для любой компании можно сказать, что есть несколько функций, без которых невозможно обойтись. и этот момент не зависит от того, чем занимается коммерческий объект. К таким функциям относится административно-хозяйственная деятельность. Это аксиома, без которой сейчас невозможен успешный бизнес. Поэтому, учитывая этот факт, необходимо поговорить о наиболее значимых выполняемых функциях, должностях и роли АХД в структуре компании.
В целом, административно-хозяйственная деятельность — очень типичный вид деятельности. Хотя конкретные задачи различаются в зависимости от целей, которые компания ставит перед собой в данный момент, а также зависимость имеется от размера предприятия и доступных ему ресурсов.
- Но начать нужно с определения. Административно-хозяйственная деятельность — это мероприятия, связанные с организацией работы сотрудников, отделов и служб компании с целью достижения высоких организационных показателей. АХД охватывает все уровни.
Классификация
Административное обеспечение деятельности условно можно разделить на:
- Текущее сопровождение деятельности. Это покупка канцелярских товаров, расходных материалов, оргтехники, рабочего оборудования и мебели, выполнение ремонта и технического обслуживания по мере необходимости, обеспечение связи, совершение крупных разовых покупок.
- Документооборот. Это означает развитие системы обмена бумагами, ведение архива, библиотек, баз данных.
- Эксплуатация здания, помещений и территории. Под этим понимается уборка, электроснабжение, сантехника, мелкий ремонт дома, дизайн внешнего вида, обустройство прилегающей территории, благоустройство территории.
- Организационная работа. Сюда входят мероприятия, организация рабочего места, переговорные комнаты, питание сотрудников, транспортные услуги, страхование сотрудников и компании, переезды.
- Обеспечьте отношения с третьими сторонами. Пример — взаимодействие с госструктурами, землевладельцами, поставщиками.
- Информация о внутреннем персонале. Это включает в себя организацию уведомления о новых документах, мониторинг выполнения заказов, организацию и обновление досок объявлений, выпуск внутренних публикаций компании (листовок, бюллетеней, газет), отправку сообщений, организацию внутренних выставок и музеев.
Как видите, административные задачи — это не просто стоять на месте и постукивать большими пальцами.
Нюансы выполнения задач
Следует обратить внимание читателя на то, что некоторые функции являются постоянными, а другие представлены как разовые действия. Несмотря на это, все это нужно иметь в виду и при необходимости обсуждать с сотрудниками. Ведь может возникнуть необходимость выполнить хоть разовую, но глобальную задачу, например, организовать переезд. И в этом случае не должно быть вопроса, «кто это будет делать». Специалист по административно-хозяйственной деятельности должен хорошо осознавать, что его основная цель — обеспечить комфортную и бесперебойную работу всех служб компании. Основная задача — помочь остальным отделам уложиться в производственный график, несмотря ни на что. Поэтому список обсуждаемых выше функций может быть сокращен или расширен. Все зависит от конкретной ситуации.
О влиянии различных факторов
На конкретный перечень выполняемых функций влияют следующие факторы:
- Бизнес-измерение.
- Специфика деятельности.
- Цели компании.
- Использование собственных средств и ресурсов / кредитов.
То, что хорошо для малого бизнеса, может оказаться крайне неэффективным для среднего бизнеса. Хорошо, что руководство может признать наличие проблем и необходимость некоторой реорганизации компании.
Как определить функции и задачи?
Таким образом, мы постепенно пришли к выводу, что административное обеспечение деятельности организации должно осуществляться по мере необходимости. Но как определить те конкретные функции и задачи, которые необходимо будет выполнить? Вот краткое руководство к действию:
- Проведен анализ текущей ситуации в компании и выявлены недостающие функции.
- Направление движения формируется согласно целям, принятым компанией.
- Указана специфика компании и то, как она влияет на выполнение поставленных задач.
- Рассчитана целесообразность проведения отдельных работ собственными силами или с привлечением сторонних подрядчиков.
- Решаются вопросы подчинения офисов.
- Определяется лучший формат реализации требуемой функции (назначение сотрудника, отдела или всей службы).
Формат статьи, к сожалению, не позволит полностью учесть все и вся. Поэтому в качестве объекта исследования будет взята организация рабочих мест для сотрудников. Фактически, им часто приходится выполнять кросс-функциональные задачи, и из-за несогласованности действий различных отделов возникают различные проблемы.
Организация рабочих мест
Это событие происходит не каждый день. Поэтому в этом случае стандарты обычно не приводятся. Задачи решаются по ситуации, чаще всего в аварийном режиме. В этом случае требуются особые заказы на административно-хозяйственную деятельность. Например, введение правил организации нового рабочего места позволит вам распланировать весь процесс на бумаге, понять, как его можно оптимизировать, что нужно делать и в какой последовательности. Особенно это актуально для тех компаний, которые поставили перед собой цель добиться активного развития. Очень часто это связано с расширением штата и к этому делу необходима хорошо проработанная подготовка.
Первые шаги
Изначально следует составить описание рабочего места. В нем должен быть список необходимого оборудования и мебели. Но не просто что-то обычное и новое, а то, что используется на типичном рабочем месте. Можно получить высшее образование в соответствии с уровнем должности и выделить высшее руководство, руководителей и исполнителей. Или вы можете положиться на специфику бизнеса. Это присутствие посетителей, использование дополнительного оборудования, инвентаря, особые требования к температуре помещения, текущему освещению и тому подобное. В идеале описание должно быть предоставлено для каждой должности. Но это еще и трудоемкая работа. Поэтому на первом этапе можно ограничиться составлением типового описания. Например, сотрудники лаборатории должны быть оснащены достаточным освещением и определенным температурным режимом. У обслуживающего персонала должны быть зоны ожидания. Бухгалтерам должен быть предоставлен сейф.
Какие соображения необходимо иметь на уме?
Бизнес-план должен решить ряд вопросов. Например, что лучше постоянно держать на складе или покупать после получения информации о выходе нового человека на работу. Например, в случае инвентаризации желательно иметь небольшой запас. Ведь она может понадобиться и сотрудникам. Вы также можете позаботиться о столах и стульях. А запасной компьютер уже перебор. Это дорого и быстро устаревает, и держать его вне работы неэффективно. В общем, отличным решением будет составить матрицу всего бизнес-процесса, указав в ней все отделы, которые задействованы в процессе. В этом случае вы легко и четко обозначите, где и в какие сроки что-то нужно сделать. Это важно, не в последнюю очередь потому, что пропуски часто связаны с ошибками при передаче данных. Более того, при отсутствии адекватной исходной информации даже самые лучшие распоряжения административно-хозяйственной деятельности не смогут полностью удовлетворить существующие запросы.
Другие подходы
Но это не единственное, чем можно ограничиться. Например, при взаимодействии с сотрудниками вы можете создать журнал тикетов. В этом случае поступающие объяснения записываются и затем передаются для исполнения конкретному исполнителю. При этом необходимо периодически просматривать и проверять прогресс. Также может быть важно стимулировать сотрудников к качеству и скорости обработки заявок. Если есть обоснованное заявление о том, что один из сотрудников плохо выполняет свои обязанности, то это должно закончиться наказанием исполнителя. Для обеспечения справедливости крайне желательно установить стандарты. В этом случае необходимо составить полный список возможных обращений с реинтеграцией при возникновении прецедентов. А потом для каждой статьи разрабатывается своя норма. Хотя очень часто стандартные правила не предусмотрены. Поэтому компании устанавливают свои ценности, исходя из специфики своей текущей деятельности и задач. Например, если вы получили сообщение о том, что лампочка перегорела, вам дается рабочий день для устранения этой проблемы.
Обобщая написанное выше
Как видите, в организации административно-хозяйственной деятельности есть свои «подводные камни», которые на первый взгляд не видны. При разработке позиций и позиций необходимо учитывать достаточно большой объем информации. Это касается целей компании, ее специфики и размера. Детальное планирование и четкая прописка бизнес-процессов позволит вам успешно решать проблемы, установив надлежащий порядок выполнения работ. Руководство компании требует, чтобы все, кто участвует в выполнении и контроле процесса, были знакомы с теоретической логикой его реализации. Всегда следует помнить, что грамотное руководство всегда может значительно повысить эффективность процесса. Неважно, о чем вы говорите — об административной и экономической деятельности государственного учреждения, некоммерческой структуры или частного предприятия — хороший менеджмент имеет огромный потенциал развития. И этим надо пользоваться.
Заключение
Итак, что представляет собой административно-хозяйственная деятельность, было рассмотрено. Конечно, одной информации, приведенной в этой статье, недостаточно, чтобы сразу стать хорошим менеджером. Даже простого знакомства с умными книгами будет недостаточно. Ведь в этом вопросе также необходимо понимать практическую сторону реализации мероприятий. Книги не расскажут вам о существовании всех «подводных камней», вам предстоит набивать неровности и набираться опыта.
Загрузка...