6 вопросов, которые нужно решить при переводе сотрудников на удаленку

Автор статьи

Амина С.

5 минут на чтение
164 просмотров
Содержание Содержание

Приняв решение о переводе работников на дистанционный формат исполнения трудовых функций, необходимо решить 6 важных вопросов, которые помогут правильно организовать удаленную работу.

Вступление

В последнее время набирает популярность еще малоизвестное понятие, как распределенная команда. Оно означает то, что часть работников осуществляют трудовые функции традиционным методом, в офисе, а некоторые сотрудники, состоящие в штате, трудятся из дома.

Дистанционная работа имеет свои преимущества. Работодателю нет необходимости организовывать для работника место в офисе. Кроме того, он имеет возможность нанять специалиста, проживающего в любом уголке страны без его непосредственного переезда в место, где находится сама компания. Облегчить организацию удаленной работы поможет решение нескольких важных вопросов.

Каких сотрудников разрешено и рекомендовано переводить на удаленную работу

Несмотря на то, что на сегодняшний день разработана масса приложений, программ, сервисов и других инструментов, которые позволяют организовать удаленную работу, не каждого работника можно перевести на дистанционный формат трудовых отношений. Исполнение некоторых функций возможно лишь в стационарных условиях.

Кого можно перевести на удаленку Почему Кого нельзя перевести на удаленку Почему
Копирайтер Работодатель может перевести на удаленку всех сотрудников, которые выполняют трудовые функции при помощи компьютера. В настоящее время выполнить цифровую работу можно в любом месте, а отправить ее руководителю при помощи популярных мессенджеров или специализированных программ Сотрудники из руководительского состава Как правило, главы отделов и их заместители ответственны за проведение встреч и подписания договоров с партнерами, поэтому переводи их на полную удаленную работу невозможен.
Журналист
Дизайнер
SEO, SMM менеджер Работники, осуществляющие трудовые функции при помощи специализированной техники, например мастера на заводах. Выполнение работы такими сотрудниками в удаленном формате невозможно.
Страховые агенты
Бухгалтер Сейчас существуют целые бухгалтерские или юридические компании, которые оказывают поддержку бизнесу в удаленном формате. Поэтому на дистационный режим можно перевести и состоящих в штате юристов, бухгалтеров Сотрудники, оказывающие услуги населению, например курьеры, водители
Юрист

Таким образом, всех работников, которые могут выполнять трудовые функции вне офиса, можно переводить на дистанционный формат отношений.

Процедура оформления перевода сотрудника на удаленку (юридическое оформление)

Приняв решение о переводе работника на удаленку, нужно позаботиться о соблюдении норм действующего законодательства. В первую очередь, ТК РФ запрещает принудительное изменение формы трудовых отношений. Это означает то, что руководитель не имеет права просто написать приказ о переводе. Потребуется согласие от самого сотрудника. Данная норма закреплена в 72 статье ТК РФ.

Юридическое оформление перевода сотрудника на удаленку заключается в совершении нескольких шагов.

  1. В первую очередь нужно оповестить работника о намерении изменить формат трудовых отношений. Для этого рекомендуется использовать письменное уведомление.
  2. Далее сотрудник выражает свое согласие в документальной форме. Эта бумага будет являться основным подтверждением законности перевода работника на удаленку.
  3. Руководитель отела или компании издает указ об изменении формата трудовых отношений, а затем подписывает его.
  4. Директор разрабатывает дополнительное соглашение к Трудовому договору, в котором прописывает организационные моменты дистанционной работы. Затем документ подписывает руководитель и работник.

Важно! Если при трудоустройстве сотрудника сразу обозначен удаленный формат исполнения трудовых отношений, то организационные моменты прописываются в самом трудовом договоре. Составлять дополнительное соглашение к нему не потребуется.

Удаленка не является основанием для отказа от проведения инструктажа о технике безопасности. Факт осуществления инструктажа подтверждается подписью работника в специальном журнале.

Программное обеспечение и техническое оснащение для удаленной работы

Работодатель обязан оснастить рабочее место удаленного сотрудника программным и техническим обеспечением. В первую очередь потребуется предоставить:

  • компьютер;
  • доступ к корпоративному интернету и телефонной связи;
  • гарнитуру, наушники;
  • модуль для интернета (при необходимости);
  • принтер, сканер.

Сотрудникам, которым для работы требуются дополнительные инструменты, руководитель обязан предоставить их. Например, фотографа и журналиста следует обеспечить профессиональной камерой.

Кроме технического оснащения, потребуется настроить сервис. На компьютеры должны быть установлены специализированные программы, например Word, 1-С, Photoshop, Illustrator. Их полный перечень напрямую зависит от специфики работы. Например, бухгалтеру никогда не потребуется фотошоп, а копирайтеру 1-С-бухгалтерия.

Для работы через защищенную сеть, на компьютер устанавливают VPN, а также организуют удаленный доступ к рабочему столу сотрудника. Для этого используют программу TeamViewer, которая позволяет производить действия с устройством на расстоянии.

Информационная безопасность (антивирусы, DLP-системы)

Информационную безопасность позволит обеспечить антивирус и DLP-системы. Первые необходимы для защиты от вредоносных программ и вирусов, которые могут похитить конфиденциальную информацию.

Вторая система разработана для того, чтобы следить за действиями самих работников. Крайне редко, но все же случается, что сотрудник разглашает коммерческую тайну конкурентам фирмы. Чтобы этого не произошло, руководство компании принимает меры безопасности, путем установки на рабочий компьютер работников DLP-системы. Данный сервис позволяет:

  • отследить действия работника;
  • обнаружить наличие на компьютере конфиденциального файла;
  • отследить переписку сотрудника с конкурирующей фирмой и т.д.

Установить подобную систему можно двумя методами. В офисе перед передачей техники работнику или удаленно при помощи программы  TeamViewer.

Важно! Запрещено устанавливать DLP-системы на личные устройства работника. Данные действия приводят к нарушению норм действующего российского законодательства о личной тайне человека.

Контроль рабочего времени

Контролировать эффективность использования рабочего времени можно при помощи BPM-системы. Зачастую программы, позволяющие отследить цифровую активность работника, устанавливаются еще в период стационарной формы трудовых отношений. Эти же сервисы подойдут и для удаленки. Подобные программы позволяют руководителю:

  • провести мониторинг деятельности работника;
  • получать отчеты о работе сотрудника в заданное время;
  • получать отчеты о работе в определенных приложениях;
  • регистрировать различные действия работника, такие как нажатие на клавиши клавиатуры;
  • получать снимки экрана в режиме реального времени;
  • развивать задачи на определенные промежутки времени.

Надо отметить, что многие руководители доверяют своим сотрудникам и отказываются от установки подобных систем. Они полагаются на результат, а не на процесс выполнения задачи. Конечно, чрезмерный контроль может привести к психологическому выгоранию работников. Однако не стоит полностью отказываться от контроля рабочего времени.

Например, можно просто установить программу, а в то время, когда работник ответственно подходит к выполнению трудовых функций и показывает высокие результаты своей деятельности, не пользоваться ей. Но когда, качество и объем выполненной работы сотрудника снижается, можно просмотреть записи в программе контроля рабочего времени и определить, насколько тщательно работник подошел к выполнению задачи.

Эффективная коммуникация и синхронизация рабочего процесса

Для коммуникации и синхронизации рабочего процесса рекомендуется использовать специальные программы.

  1. Различные мессенджеры позволяют обмениваться небольшими фалами и короткими сообщениями. Кроме того, они предоставляют возможность совершать бесплатные видеозвонки. К наиболее популярным из них относят Telegram, Slack, Skype, Flock, Discord.
  2. Офисный пакет необходим для создания документов. При их помощи работник может сформировать презентацию, таблицу, электронный формат любой бумаги. К наиболее популярным из них относят Google Таблицы, Документы, Презентации, Office 365, Quip, Apple iWork.
  3. Для того чтобы распределять работу между работниками следует установить менеджер задач, например TickTick, Notion, Any.do. Такая программа позволяет делегировать выполнение трудовых функций по приоритету и списку сотрудников.
  4. Для стратегического управления сложными рабочими процессами рекомендуется использовать менеджеры проектов по типу Битрикс24, Basecamp, ProofHub, Podio. Работник, использующий подобный сервис, сможет без труда определить, какие задачи поручил ему выполнить руководитель. Начальник, в свою очередь, имеет возможность отслеживать процесс выполнения работы и контролировать его.
  5. Для наглядного планирования какой-либо задачи используют менеджеры ментальных карт. К наиболее популярным из них относят Mindomo, MindMup, MindMeister.
  6. Иногда, для решения сложной задачи, требуется рассказать руководителю, что происходит в системе. Вместо того чтобы описывать все словами можно просто сделать скриншот экрана. Для этого используют специальные программы, например
  7. Для отслеживания рабочего времени рекомендуется использовать тайм‑трекеры, такие как Toggl, RescueTime, Harvest. Эти программы помогут определить, сколько времени уходит у сотрудников на выполнение какой либо работы.

Кроме вышеперечисленных инструментов, можно использовать программы для видеоконференций, подбора уникальных и надежных паролей, а также различные службы автоматизации.

Типичные ошибки

Перевод работников на удаленный формат трудовых отношений сложная и требующая детального изучения процедура, при внедрении которой руководители могут совершать ошибки.

Ошибка 1. Директор компании решил перевести дизайнерский отдел на удаленный формат работы. Сотрудников предупредили о  намерении руководства фирмы, но многие из работников были не согласны на изменение трудовых отношений. В итоге, с теми, кто отверг новые правила, расторгли договор.

Решение 1. Данный случай носит не просто ошибку руководства, а нарушение норм трудового законодательства. Во-первых, для перевода работника на дистанционный формат трудовых отношений, необходимо получить от него согласие. Во-вторых, увольнение сотрудников в одностороннем порядке без веской причины, чем отказ от изменения пунктов ТД, не допускается.

Ошибка 2. Руководитель решил перевести работников на дистанционный формат трудовых отношений. Один из сотрудников в то время обучался навыкам работы в компании. При переходе на удаленку он стал совершать ошибки при выполнении трудовых функции, в следствии чего был разорван ТД в связи с не прохождением испытательного срока.

Решение 2. При переводе сотрудников на дистант, руководитель обязан предоставить им не только техническое и программное обеспечение, но и научить работать в данных сервисах. Если работник, которого переводят на удаленку, находится на испытательном сроке, за ним закрепляется опытный наставник, который контролирует его деятельность.

Ответы на часто задаваемые вопросы

В процессе организации удаленного формата трудовых отношений, у руководителей могут возникать некоторые вопросы.

Вопрос 1. Могу ли я перевести работника на удаленку, если он находится в отъезде.

Ответ 1. Нет. Для изменения формы трудовых отношений потребуется заключение дополнительного соглашения, а также получение от самого сотрудника заявления, в котором он соглашается на исполнение трудовых функций в дистанционном режиме.

Вопрос 2. Могу ли я организовать частичную удаленную работу. Например, основные функции работник будет выполнять дома, а при необходимости появляться в офисе.

Ответ 2. Да. Переход на комбинированный формат трудовых отношений разрешен на законодательном уровне.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи