Заявление на декретный отпуск: основные правила и рекомендации

Каждая работающая женщина имеет право на отдых в связи с беременностью и родами. Данный период отдыха в обиходе называют декретом. Сегодня мы поговорим о том, как оформить заявление на декретный отпуск : когда необходимо оформление заявления, а когда можно обойтись без него, какие требования предусмотрены к документу, какие основные ошибки допускают составители в заявлении.

Декретный отпуск: общая информация

Женщина, имеющая официальное трудоустройство, имеет право на получение дней отдыха для подготовки к родам, в связи с непосредственно родами, а также для послеродовой адаптации. Основанием для оформления подобного отдыха, является больничный лист, выданный женщине по месту наблюдения за беременностью. Сотрудница может оформить больничный лист в районной женской консультации по месту регистрации. В случае, если фактически работница проживает по адресу, отличном от прописки, то больничный она может оформить в ближайшем медицинском учреждении. Важно знать, что оформление листа возможно лишь в том медучреждении, где женщина фактически наблюдается по беременности. Читайте также статью: → «Декретный отпуск для мужчин (отца): особенности оформления, возможные сложности, самые распространенные вопросы»

Срок предоставления дней отдыха в связи с подготовкой к родам зафиксирован законодательно. Период отдыха можно условно поделить на две части:

  • 70 дней – дородовая подготовка;
  • 70 дней – непосредственно роды и послеродовая адаптация.

Несмотря на то, что общий срок отдыха делиться на дородовой и послеродовой, данное разделение является достаточно условным. Фактической точкой отсчета в данном случае выступает не день появления на свет малыша, а 30-я неделя беременности будущей матери. Именно на 30-й неделе работнице открывают больничный лист, и с этого момента декретный отпуск считается таким, что начался.

Дальнейший расчет дней отдыха осуществляется исходя из даты открытия больничного (в общем порядке + 140 дней). Если листок нетрудоспособности открыт 30.05.17, то окончанием периода отдыха будет дата 17.10.17 (30.05.17 плюс 140 календарных дней).

Заявление на декретный отпуск: когда требуется заявление?

В общем порядке заявление на оформление  «родового» отпуска не является документом, обязательным к оформлению. Связано это с тем, что сам по себе больничный лист является полноценным и вполне законным основанием для получения работницей необходимых дней отдыха.

Несмотря на это многие работодатели требуют от сотрудниц заявления дополнительно к имеющимся больничным листам. Так как оформление подобного заявления не несет каких-либо рисков для сотрудника, то в данном случае работнику целесообразно пойти навстречу желаниям работодателя и оформить заявление в требуемом порядке. Что касается предприятия, то, как правило, юрлица просят у сотрудниц оформить подобные заявления во избежание разногласий и претензий со стороны контролирующих органов в спорных «декретных» ситуациях. Но в любом случае данный документ является дополнительным и не обязательным к оформлению, так как в общем порядке отпуск для рожениц оформляется на основании больничного листа. Читайте также статью: → «Больничный перед декретным отпуском по трудовому кодексу»

Заявление на декрет при усыновлении

Часто возникает вопрос: как обстоит дело с отпуском для сотрудников-усыновителей? Ведь в данной ситуации отсутствуют сами понятия «роды», «подготовка к родам», «послеродовая адаптация». Несмотря на то, что усыновители фактически не производят на свет малыша, в определенных ситуациях они имеют право на получения дней отдыха аналогично декрету. Данным правом наделяются сотрудники, усыновившие младенца возрастом до 2,5 месяцев. В отличие от стандартного «родового» отпуска, дни отдыха при усыновлении рассчитываются исходя из возраста малыша. Началом периода отдыха является дата усыновления, окончанием – день исполнения ребенком 2,5 месяцев (70 дней). Таким образом, чем раньше после рождения усыновлен ребенок, тем на большее продолжительный период отдыха могут претендовать родители.

При оформлении декретного отпуска сотрудники-усыновители должны подать заявление по месту работы. В данном случае документ является обязательным к составлению (в отличие от оформления декрета в общем порядке). Помимо заявления в отдел кадров следует подать:

  • свидетельство об усыновлении;
  • копию свидетельства о рождении малыша.

При усыновлении оформить декрет может как приемная мать, так и отец. При оформлении декрета отцом пакет документов необходимо дополнить справкой о том, что приемная мать не воспользовалась отпуском (и наоборот).

Обязательные реквизиты и рекомендации к оформлению

Данный вид заявлений составляется в свободной форме, какие-либо бланки или формы для документа не предусмотрены. По инициативе работодателя может быть составлен унифицированный бланк для использования сотрудниками на данном конкретном предприятии. Разработанный проект документа должен быть утвержден внутренним нормативным актом (например, оформлен в качестве приложения Порядка об отпусках).
В случае если на предприятии отсутствует утвержденный бланк заявления, документ может быть составлен сотрудником в свободной форме.

Заявление на оформление декретного отпуска относится к типовым документам, при его составлении следует указать следующие обязательные реквизиты:

  • данные заявителя (ФИО, должность, место работы – отдел/управление);
  • информация о предприятии (наименование, юридический адрес);
  • данные о подписанте (ФИО руководителя, полное наименование должности);
  • период отпуска (дата начала и конца), количество дней отдыха;
  • основание для получения дней отдыха (номер и дата больничного листа);
  • дата составления документа.

Следует понимать, что право на самостоятельное оформление заявления сохраняется за сотрудником даже в случае, если на предприятии существует утвержденная форма бланка. Отдел кадров (или иное подразделение, отвечающее за кадровый учет) обязан принять у работника заявление, составленное им собственнолично, в случае наличия всех необходимых реквизитов. Читайте также статью: → «Как продлить декретный отпуск»

Составляем заявление: пошаговая инструкция

Ниже представлена поэтапная инструкция оформления и подписания заявления на предоставления декретного отпуска.

Этап 1. Составление документа.

После получения в медучерждении листа нетрудоспособности сотрудник вправе на его основании оформлять заявление на отпуск. Составлять документ следует в день получение больничного. Существует несколько вариантов составления документа:

  • работник использует утвержденный на предприятии бланк и вписывает в него необходимые данные (информация о себе, даты отпуска, дата составления документа, т.п.);
  • сотрудник составляет заявление в свободной форме, используя для этого способ компьютерного набора, после чего распечатывает документ и подписывает его собственнолично;
  • работник пишет заявление от руки и в таком виде подает его руководителю.

Каждый из вышеописанных вариантов является правомерным и законным. Вне зависимости от способа составления документа, работодатель обязан принять его у работника, в случае если он оформлен без ошибок и содержит все необходимые реквизиты.

Этап 2. Подписание заявления.

После составления заявления работник должен скрепить его собственной подписью. В зависимости от формы документооборота, действующей на предприятии, сотрудник может:

  • подписать документ «классическим» способом, «от руки»;
  • подписать заявления в электронном виде с помощью ЭЦП (электронная цифровая подпись).

Для подписания документа ЭЦП необходимо выполнение следующих условий:

  • наличие у компании технической возможности для ведения электронного документооборота;
  • заключение договора со спецоператором связи;
  • обеспечение сотрудников ключами ЭЦП.

Документ, подписанный ЭЦП, считается действительным при полном внедрении в компании электронного документооборота.

Этап 3. Согласование документа руководителем.

Подписанный сотрудником документ попадает на согласование руководителю организации. Аналогично подписанию сотрудником, заявление может быть подписано руководителем в электронном виде (при выполнении всех условий, описанных выше). В общем порядке руководитель подписывает документ на бумажном носителе («Согласовано, подпись, дата»).

Право на согласование заявлений на декрет может предоставляться не только директору компании, но и другому лицу на основании доверенности (например, начальник департамента кадрового учета).

Этап 4. Передача заявления в работу.

Корректно оформленное заявление, подписанное руководителем, передается в отдел кадров для дальнейшей обработки. На основании документа сотрудник подразделения кадрового учета делает соответствующие отметки в табеле («Р» в период дней отдыха). После этого документ поступает в бухгалтерию и, вместе с листком нетрудоспособности, является основанием для проведения соответствующих расчетов и выплат.

Внесение в документ изменений не предусмотрено. Для исправления ошибок и неточность сотруднику требуется составить новое заявление (более поздней датой), которое и будет считаться актуальным.

Распространенные ошибки

Несмотря на простоту и прозрачность процедуры оформления заявления, при составлении документа нередко допускаются ошибки и неточности. Вот основные из них:

  1. Заявление подано без наличия листка нетрудоспособности. Единственным основанием для подачи заявления является больничный (или свидетельство об усыновлении). Без наличия больничного работодатель не вправе предоставлять дни отдыха и выплачивать пособия и компенсации.
  2. Период отпуска рассчитан самостоятельно. Нередко работники рассчитывают период отдыха самостоятельно, исходя из даты родов (70 дней – до родов, 70 – после), что является грубым нарушением установленных норм. Срок и период отпуска должен полностью соответствовать данным, указанным в больничном листе.
  3. Оформление стандартного заявления при многоплодной беременности. На практике встречаются случаи, когда работодатели утаивают от сотрудников их право на удлиненный отдых при многоплодной беременности (194 дня), предлагая работникам оформить стандартный отпуск (140 дней). В данном случае работник должен отстаивать свои права и обратить внимание работодателя на данные, указанные в больничном листе (194 дня).

Образец

Начальнику департамента

кадрового учета

Иволгину С.Д.

ведущего специалиста

отдела финансового мониторинга

Кушаковой К.В.

Табельный номер 1074

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне отпуск в связи с беременностью и родами сроком на 140 календарных дней на период с 31.05.17 по 18.10.17.
Основание:

  • лист нетрудоспособности № 1284/13-5 от 31.05.17.

 

31.05.17                                                                     /подпись/                                                             Кушакова К.В.