Нередко в организациях возникает необходимость командирования своих сотрудников в другие города и даже страны. Из этой статьи Вы узнаете все о документировании такого события, в том числе речь пойдёт о правильном заполнении приказа на командировку.
Необходимость документального фиксирования командировок
Согласно трудовому законодательству определение командировки выглядит следующим образом. Это поездка сотрудника организации по поручению руководства. Данная поездка имеет установленный срок и определённую цель, и, как правило, несёт для компании определенные расходы. В связи с тем, что компании обязаны отражать все свои траты, то командировочные расходы не исключение.
Таким образом, становится очевидно то, для чего так важно правильно оформлять поездки: чтобы отразить расходы на командировку в бухгалтерском учёте по всем правилам, необходимо правильно правильно оформлять командировочные документы, поскольку государственные органы очень тщательно проверяют обоснованность той или иной выплаты средств сотруднику.
Читайте также статью: → Приказ на командировку в 2024.
Документы-основания для командировок сотрудника
Как уже говорилось ранее, нужно правильно оформлять командировки. Но как же это сделать правильно и не запутаться, ведь нужно заполнять большое количество документов?
Спешим Вас обрадовать. На сегодняшний день действует более простая схема, предложенная государством в 2015 году. Она позволяет заполнять всего два документа, на основании которых можно принять к учету командировку.
Важно! Таким образом, на сегодняшний день отменены следующие документы:
-
Командировочное удостоверение;
-
Служебное задание на командировку;
-
Отчёт по командировке.
Действительны же будут следующие документы:
- Распоряжение о поездке;
- Авансовый отчёт сотрудника о расходах на поездку.
Распоряжение на отправление работника в командировку
Распоряжением на совершение поездки является приказ директора о командировке. Его оформлению уделяют наибольшее внимание проверяющие органы. Итак, вот несколько правил, которые следует учитывать при издании распоряжения:
- Приказ директора должен быть оформлен письменно;
- Форма приказа может быть любая, однако, она должна быть утверждена в вашей организации;
- Командировочные документы должны соответствовать требованиям федерального законодательства и иметь в своём составе обязательные реквизиты.
Приказ на командировку: образец и форма
Поскольку форма приказа о командировке не установлена законодательно, то организация вправе использовать любую удобную для неё форму. Однако, на практике организации используют документ по форме Т-9, обязательность которого была упразднена с 2013 года. На сегодняшний день этот документ считается наиболее удобным для компаний. Скачать форму приказа о командировке Т-9 можно здесь. А посмотреть образец заполнения документа можно, перейдя по этой ссылке. Для тех, кто решил все же создать собственную форму приказа на командировку, представим список реквизитов, которые должны в обязательном порядке присутствовать в документе. Весь список представлен в таблице.
| Группа информации | Список реквизитов |
| Шапка документа | Наименование документа; Наименование организации-составителя (владельца) документа; Дата составления документа; Номер приказа. |
| Данные командированного лица | Фамилия, имя, отчётливо лица, отправляемого в командировку; Табельный номер сотрудника; Должность; Наименование подразделения. |
| Сведения о поездке | Местонахождения принимающей стороны; Наименование принимающей стороны; Количество командировочный суток; Даты начала и окончания командировки; Цель направления командировочного лица в поездку. |
| Дополнительная информация | Источник оплаты расходов; Основание командировки |
| Поля для согласования | Реквизиты руководителя или иного уполномоченного лица; Место для его подписи; Реквизиты сотрудника; Место для его подписи. |
Для групповой командировки так же часто используется форма приказа Т-9. Её образец заполнения можно скачать здесь. В ней предусмотрены роля для указания места командировки для каждого из работников, так же индивидуально для каждого можно заполнить цель поездки, её сроки вариант оплаты расходов на неё.
Порядок заполнения приказа на командировку
Итак, перейдём к оформлению документа. В нашем примере речь пойдёт о заполнении стандартной формы приказа.
В первую очередь, как и для любого другого документа заполняется «шапка». Здесь важно указать код организации по ОКПО и её наименование. Далее следует заполнитьномер документа и дату его составления.
После чего заполняется фамилия, имя и отчество командированного лица, а так же его табельный номер, должность и подразделение, в котором он работает.
Важно! Следует обратить внимание на то, что личные данные вносятся в родительном падеже.
После этого в приказ вносятся сведения о принимающей стороне, в том числе её адрес.
Следующий очень важный реквизит, который должен быть указан, — это количество дней командировки. Как правило, здесь так же учитываются даты пребывания в пути, поэтому вносить сведения сюда можно из проездных документов.
Далее указывается цель поездки. При чем её формулировка должна быть краткой и очень емкой. Например, проведение пуско-наладочных работ дизельного электро-генератораNBV-5000.
В конце необходимо заполнить за чей счёт осуществляется финансирование поездки. Этот реквизит обязателен к заполнению, поскольку именно он отражает факт оплаты расходов на поездку для той или иной организации. Если здесь указать, что уплачивает расходы принимающая сторона, то принять к учету у себя командировочные расходы сторона-отправитель сразу не сможет. Однако, командированный сотрудник должен представить авансовый отчёт о расходах своему руководству, а оно в свою очередь должно выставить счёт принимающей стороне. Только после этого затраченные деньги из личных средств сотрудника должны быть ему возмещены, а расходы приняты к учету.
Форма Т-9 предполагает заполнение реквизита «Основание…». Однако, он не обязателен к заполнению. Сюда можно внести сведения о служебных заданиях, записках, а можно оставить пустую строку.
После составления такого приказа следует его утвердить у руководителя компании. Для этого существует специальная строка. Здесь должна быть пустая строка (место для подписи) и расшифровка этой подписи в виде должности уполномоченного лица и его личных данных.
После утверждения этого документа с приказом под росписьознакамливают лицо, направляемое в поездку. После чего выдают емукопию приказа
Командировка директора: как оформлять поездку
Поскольку нередко случается, что в командировку направляется сам руководитель, то встаёт вопрос о заполнении приказа на его имя. В этом случае приказ заполняется в рядовом порядке. Единственный нюанс: в основании для командировки не ставится ничего.
Ещё одна тонкость связанная с командировкой директора: возложение обязанностей директора на иное лицо, которое будет вести дела в отсутствие «самого главного». Для этого издается письменное распоряжение руководителя, утверждённое по всем правилам.
Читайте также статью: → Компенсация командировочных расходов: конфликты.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Вопрос N1: Добрый день! Для нашей организации традиционна следующая ситуация: в командировки мы отправляем, как правило, одного сотрудника, который решает на месте пребывания несколько задач для разных отделов. Поскольку обязанность о составлении служебного задания отменили, возникает вопрос: можем ли мы дальше использовать этот документ для фиксирования задач командированного?
Ответ: Здравствуйте! Вы совершенно верно заметили, что составлять служебного задания теперь не нужно. Однако, Вы можете дальше использовать в своей практике этот документ, если он для Вас удобен.
Загрузка...