Унифицированная форма ОП-8 «Акт о бое, ломе и утрате посуды и приборов» — образец на 2018 год

Унифицированная форма ОП-8 «Акт о бое, ломе и утрате посуды и приборов«, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

В какой области применяется эта форма?

Ресторанам и кафе оказывают  услуги общественного питания населению в зале обслуживания.

Ни одно предприятие общественного питания не обходится без использования его клиентами столовой посуды и столовых приборов.

В процессе эксплуатации посетителями посуда может разбиться, как это случается с тарелками и чашками из фарфора, зубцы металлический вилок могут погнуться, и самое банальное и неприятное – клиент может присвоить себе столовые приборы в конце обслуживания или сами официанты в процессе уборки за столом могут случайно эти приборы отправить в мусорную корзину.

Посуду и столовые приборы предприятия общепита относят к материально-производственным запасам многоразового использования, то есть они расходуются сразу, как, например, сырье, необходимое для производства блюд и сами блюда, а находятся в непрерывном обращении между кладовой, кухней и залом обслуживания. Поэтому в кафе, ресторане или столовой службой внутреннего контроля должен быть организован четкий контроль движения столовой посуды и приборов, а помимо этого – правильно должны быть оформлены документы по утраченным приборам посуды (Читайте также статью ⇒ Особенности бухгалтерского учета посуды, ведение журнала учета на 2018 год).

Кем составляется  Акт?

Лица, составившие и подписавшие документ, должны в соответствии с утвержденным графиком документооборота обеспечить достоверность содержащихся в документе данных, качественное и своевременное оформление первичного учетного документа, передачу его в установленные графиком документооборота сроки для отражения в бухгалтерском учете.

В составлении акта обычно принимают участие материально-ответственное лицо, которое непосредственно работает с этой посудой и приборами, и несет ответственность за целость посуды и приборов в обороте (обычно это администратор зала, старший официант), а также комиссия по инвентаризации, назначаемая распорядительным документом руководителя предприятия общепита.

Администратор зала в течение рабочей смены обеспечивает движение столовой посуды и приборов следующим образом:

  • получает перед сменой из кладовой комплекты столовых принадлежностей,
  • организует их непрерывное обращение в зале,
  • выдает посуду и приборы под отчет официантам смены,
  • фиксирует случаи боя, лома, утери, порчи предметов,
  • принимает участие в инвентаризации.

Оборот  посуды и приборов между официантами и мойщиками посуды в течение дня производится в порядке обмена. В конце дня столовые принадлежности должны возвращаться Администратору зала, который обязан следить за физическим состоянием каждого возвращенного элемента, составлять Журнал учета столовой посуды по форме ОП-19, где фиксируются, все ли столовые приборы возвращены, и в надлежащем ли состоянии. На основании этого документа выявляются недостачи и составляется Акт.

Комиссия по инвентаризации:

— осматривает столовую посуду, столовые приборы, выявленные на основании Журнала и подлежащие списанию,

— определяет пригодность или непригодность к дальнейшему использованию,

— указывает на рациональность ремонта посуды и столовых приборов,

—  определяет возможность использования или реализации материалов, остающихся от списываемых столовых принадлежностей,

— осуществляет оформление актов на списание, утилизацию и реализацию посуды и приборов. Читайте также статью: → «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01)».

Как заполнить документ?

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете все применяемые в организации формы первичных документов утверждаются ее руководителем, в том числе, если кафе, столовая или ресторан используют унифицированные формы первичных учетных документов. Применение Акта должно быть отражено в Учетной политике организации общественного питания.

Акт и его результаты должны быть утверждены руководителем организации общественного питания.

В заголовке Акта указывается:

— наименование организации общественного питания, ее структурное подразделение;

— номер и дата акта;

— период, за который составлен Акт, акт может быть составлен не за период, а на конкретную дату, тогда в этой графе ставится прочерк;

— должность, фамилия, имя, отчество материально ответственного лица.

В табличной части перечисляются все приборы, которые подверглись утрате и порче за указанный период, а именно по графам:

— номер по порядку;

— полное наименование посуды с ее кодом в соответствии с Классификатором продукции ;

— цена за единицу;

— отдельно указывается количество и стоимость битой и утерянной посуды из Журнала ОП-19;

— количество и сумма полученного ущерба по всей посуде за период;

— перечисляются по каждой позиции обстоятельства боя, лома, утраты, пропажи и виновные лица.

Посуда и столовые приборы, перечисленные в акте, должны быть уничтожены в присутствии всех членов комиссии.  В конце акта фиксируется решение комиссии по выявленным недостачам.

Подпись в Акте ставят сотрудники, являющиеся членами комиссии.

При автоматизированной обработке Акт применяют  в виде отдельной ведомости учета товарно-материальных ценностей в бухгалтерской программе.

Акт составляется в двух экземплярах и передается вместе с Журналом материально-ответственному лицу, в бухгалтерскую службу для отражения недостачи в учете.

Иногда составляется дополнительный экземпляр, который передается в юридическую службу для предъявления взысканий виновному лицу.

Что происходит с документом после его оформления?

Акт необходим как источник сведений для системы внутреннего контроля кафе, столовой или ресторана в следующих случаях:

  1. для контроля за соблюдением установленных норм потерь столовой посуды и столовых приборов;
  2. при обнаружении недостачи администратором зала или официантом в результате боя посуды или ее утери.

Посуда и столовые приборы относятся к предметам длительного пользования, а износ зависит от частоты использования и условий, в которых эксплуатируется посуда. Например, срок службы отдельного комплекта посуды зависит от количества используемых комплектов посуды и приборов в обращении.

Столовые принадлежности из-за боя, лома и порчи списываются из эксплуатации только по истечении установленного срока использования. В этом случае в кафе, столовой и ресторане разрабатываются нормы списания столовых принадлежностей.

Организация общепита может сделать это самостоятельно или воспользоваться отраслевым Приказом Минторга СССР N 276 от 29.12.1982, в котором  нормы эксплуатационных потерь столовых принадлежностей установлены в процентах к годовому товарообороту. Нужно принять во внимание, что нормы эксплуатационных потерь в этом документе определены без учета утерянных предметов. Поэтому предприятию следует применять. По возможности две нормы – норму по бою и порче и норму по утрате.

Решение о списании на расходы организации недостающих и испорченных посуды и столовых приборов производится на основании рассматриваемого Акта с приложением Журнала в пределах установленных норм. Сверх этой суммы стоимость столовых принадлежностей взыскивается организацией с виновных лиц, поэтому так важно правильно оформить все первичные документы.

В каждом произошедшем случае комиссия должна выявить причину недостачи и найти виновника. Бывают моменты, когда в бое, ломе не виноват никто (например, причина — физический износ).

Если посуду разбил нетрезвый посетитель, то предприятие общественного питания имеет право потребовать с него возмещения ущерба со стоимости утраты столовых принадлежностей. Аналогичными действия будут и в ситуации, когда в утрате посуды и приборов виновен работник предприятия.

Чтобы  привлечь виновное лицо к материальной ответственности, необходимо, чтобы кафе, столовая или ресторан доказали размер причиненных убытков. Если отсутствуют подтверждающие документы, Журнал и Акт, работник может пойти в суд и оспорить привлечение его к материальной ответственности.

Ущерб работником возмещается добровольно по соглашению сторон или в судебном порядке. Кроме того, работодатель имеет право отказаться от взыскания ущерба с сотрудника. Тогда сумма ущерба относится на прочие расходы.

В бухгалтерском учете возмещение убытков за утраченные столовые принадлежности признается в составе прочих доходов в том периоде, когда судом вынесено решение о взыскании или они признаны лицом, нанесшим ущерб.