Компенсация проезда к месту отдыха и обратно

Ситуации, при которых экономические субъекты имеют право выплачивать компенсацию проезда к месту отдыха и обратно, довольно редки. По этому вопросу российским законодательством установлен целый ряд ограничений. Поэтому, прежде чем компенсировать расходы за проезд к месту отдых, необходимо установить, кому и в каких случаях положена данная выплата, кто имеет на нее право, какие особенности начисления для регионов Крайнего Севера, сотрудникам, пенсионерам, госслужащим.

Кто имеет право на компенсацию за проезд к месту отдыха и обратно?

Кто вправе рассчитывать на возврат стоимости проезда по России в местность, где будет протекать отпуск отражено в таблице ниже. Единым условием для всех претендентов на подобную выплату является проживание их в районах Крайнего Севера или в приравненных к ним местностям (КСиПМ), определенным законодательством. Для жителей крайнего севера предоставляется дополнительный отпуск, об этом читайте в статье: → «Предоставление дополнительного ежегодно оплачиваемого отпуска«.

категория лиц кто возмещает расходы в каком виде и размере происходит компенсирование частота производимых выплат
пенсионеры по возрасту или по инвалидности, не имеющие заработка местный орган ПФР предоставляются документы на дорогу либо производится денежный возврат осуществленных по факту расходов 1 раз в 2 года
трудящиеся коммерческих фирм, находящихся в регионе Крайнего Севера и приравненной к ним местности работодатель за счет собственных средств согласно положениям соглашения членов трудового коллектива с нанимателем или другого внутреннего документа коммерческой структуры
работающие в госорганах и учреждениях федерального значения федеральные госорганы и учреждения, государственные внебюджетные фонды оплата проезда любым транспортом по территории России, не считая такси, провоз багажа весом ≤ 30 кг. 1 раз в 2 года

Особенности начисления компенсации для пенсионеров регионов Крайнего Севера

Пенсионеры северных районов, которые не работают, при обращении за компенсацией должны избрать один из двух способов ее предоставления:

  • обратиться с заявлением о приобретении для него билетов для проезда в место отдыха, которое ему было предложено органами соцобеспечения, предъявив для этого любой документ, в котором официально прописано, где и когда запланирован отдых. Заявление можно оставить в пенсионном фонде либо в МФЦ по месту проживания;
  • второй способ – предъявить уже приобретенные билеты с просьбой вернуть израсходованные на них средства.

Компенсация проезда к месту отдыха и обратно для госслужащим

Для лиц, трудящихся в государственных структурах — внебюджетных фондах и федеральных органах, и учреждениях, находящихся в регионах Крайнего Севера и прилегающих к ним , существует ряд особенностей при компенсации проезда к месту отдыха и обратно:

  • вернуть возможно только осуществленные затраты на проезд по России;
  • на себя и членов семьи, проживающих вместе с работником, и которые нигде не трудятся;
  • выплаты не зависят от периода использования отпуска.

Особенности предоставления компенсаций за проезд

Коммерческим компаниям рекомендуем максимально развернуто описать методику расчета компенсаций по проезду на отдых. Это их прерогатива, и от того, сколько, кому и в какие сроки предусмотрены данные выплаты, будут зависеть затраты компании на данные мероприятия, которые в законе прописаны для расположенных в районах КСиПМ учреждений, как обязательные.

Компенсация проезда имеет целый ряд нюансов, который необходимо учесть бухгалтерам госучреждений:

  • оплата производится туда и обратно с учетом минимальной стоимости и самой короткой дороги;
  • выплата осуществляется не менее, чем за 3 дня до даты отбытия в отпуск, а компенсируемая авансовая сумма является приблизительной;
  • сумма окончательной компенсации устанавливается по факту затрат отпускника на проезд по завершению отпуска и возвращения из него;
  • компенсируются затраты на дорогу к месту отпуска и назад при конкретном отпускном периоде, которые не переносятся на будущее;
  • представителям госучреждений и органов, а также вне бюджетников выплаты осуществляются по тому рабочему месту, которое расценивается как основное.

Коллективные договоры, заключаемые между трудящимися и работодателями предприятий, размещенных в районе Крайнего Севера и прилегающих территориях, устанавливают свои условия по компенсации за проезд к месту отдыха, но их размер должен быть не ниже суммы, предусмотренной при осуществлении аналогичных выплат для работающих в других федеральных субъектах.

О чем чаще всего спорят работодатели и работники?

Наиболее часто конфликты при компенсировании возникают в вопросе правомерности его предоставления в следующих случаях, отраженных в таблице ниже.

Предмет спора Решение по вопросу (позиция суда)
выплата компенсации за поезд к месту отдыха и обратно только членам семьи, не имеющим работы на отдыхающего отдельно ребенка или супруга возмещение стоимости дороги не осуществляется
Компенсация расходов проезда в случае отбытия к месту отдыха работника и остальных членов семьи в различные дни в данных обстоятельствах проезд компенсируется, так как это одновременный отдых
возмещение работодателями проезда к месту отдыха не работающих в регионе Крайнего Севера и прилегающих территорий законодательством прописано право на компенсацию только работников предприятий, расположенных в зоне КСиПМ
иное место, признаваемое наряду с регионами Крайнего Севера и прилегающих территорий для проездных выплат иным для осуществления выплат признается район, не относящийся к региону КСиПМ, но с действующим районным коэффициентом и надбавкой в % к заработку

Важно! Адрес местонахождения экономического субъекта не является причиной для компенсационных выплат. Для осуществления данных выплат важно фактическое расположения рабочих мест компании на Крайнем Севере и в аналогичных регионах.

Облагается ли возмещение проезда страховыми взносами и НДФЛ?

Рассмотрим подробнее, нужно ли начислять страховые взносы в фонды и удерживать НДФЛ при возмещении расходов на проезд к месту проведения отпуска в таблице ниже.

НДФЛ Страховые взносы в ПФР Страховые взносы на медицинское страхование Страховые взносы в ФСС
на пособие соцстраха на несчастные случаи на работе
нет не облагается, при весе провозимого багажа более 30 кг;

при заграничном отдыхе компенсируется только сумма проезда по России до пункта пограничного контроля

Аналогично не производится обложение страховыми взносами во внебюджетные фонды сумм компенсации проезда к месту отдыха и обратно в случае возмещения произведенных расходов при его увольнении.

Как видно из приведенной таблицы не облагаются взносами только компенсирующие суммы на проездные документы в рамках, принятых для трудящихся в органах федеральных госструктур, ограничений по суммам таких выплат:

  1. ограничивается стоимость провозимого багажа тридцатью кг;
  2. расходы на оплату дороги на самого сотрудника и его семьи осуществляется только при проезде внутри России. Для отдыха за границей суммы за проезд по территории иностранных государств не компенсируются.
  3. членами семьи, следующими на отдых вместе с работником, на которых полагается возмещение стоимости их проезда, являются лица, которые:
    • Проживают там же, где и сотрудник компании, находящейся в районе Крайнего Севера и прилегающих территорий.
    • Не работают.
    • Состоят в супружеских отношениях с ним.
    • Являются его несовершеннолетними детьми.

Примеры компенсирующих условий в коллективном соглашении

Пример #1. Рекомендованные пункты для трудового договора

  1. Работодатель возмещает членам трудового коллектива и на лиц, состоящим с ними в браке, а также детям, не достигшим 18 лет, сумму проезда к месту отдыха и обратно, а также сумму провоза 30 кг багажа на основании документально подтвержденных действительных затрат, но не более, чем 50 тысяч рублей на всю семью с периодичностью 1 раз в год.
  2. Авансовая компенсационная оплата составляет 25 тысяч рублей и производится за 3 дня до отбытия в отпуск.
  3. Работнику в целях соблюдения пункта 1 данного положения производится доплата до суммы, компенсирующей окончательно фактически произведенные затраты на приобретение билетов до места отдыха и оплату багажных квитанций, но не более, чем 25 тысяч рублей, если фактическая стоимость проезда на семью в отпуск и возврат из отпуска обошлись ему более, чем на 50 тысяч рублей.
  4. Срок доплаты составляет 5 дней с момента подтверждения проездных затрат, но не более, чем 6 календарных месяца после последнего отпуска.
  5. При обращении за окончательным возмещением в срок более поздний обозначенного в пункте 4 данного положения, доплата не производится.
  6. Если подтвержденные затраты на дорогу в отпуск и назад меньше суммы аванса, выданного в счет, их компенсации, то в 30-дневный срок необходимо возвратить излишне полученную сумму.
  7. В случае возникновения спорных вопросов при выплате компенсации работнику следует обратиться за разрешением конфликтной ситуации в первичную профсоюзную организацию.
  8. Для получения компенсации на членов семьи работнику надлежит подтвердить факт их проживания с ним и родственные связи следующими документами:
  • выпиской из финансово-лицевого счета;
  • копиями свидетельств о браке и/или рождении ребенка/детей.

Как видно из данного примера работодатель постарался максимально конкретизировать порядок выплаты компенсации проезда к месту отдыха и обратно для минимизации возможных споров с сотрудниками в дальнейшем.

Пример #2Последствия не включения пунктов на компенсацию

Работодатель проигнорировал трудовое законодательство и не стал прописывать в коллективном договоре с сотрудниками положения о компенсации проезда в отпуск, решив, что данная мера является обязательной только для госучреждений, находящихся на территории КСиПМ.

Профсоюз компании решил отстоять права работников и обратился в суд.

Суд указал работодателю на обязательность исполнения существующей нормы трудового права и обязал возмещать трудящимся проездные расходы для прибытия в отпуск и возврата домой.

Экспресс ответы на актуальные вопросы

Вопрос №1. Каким может быть максимальный размер компенсации проезда к месту отдыха и обратно в коммерческих структурах регионов КСиПМ?

Ответ. Максимально допустимо предусмотреть возмещение расходов в полной сумме расходов на проезд и провоз багажа. Но предостерегаем компании на тот случай, если они решат компенсировать своему персоналу проезд на отдых за пределами России. Тогда вопрос о правомерности такой компенсации может оказаться в поле повышенного внимания контролирующих органов и внебюджетных фондов.

Вопрос №2. Что при компенсировании затрат на оплату дороги в отпуск и возврат из него нужно предусмотреть, чтобы не вызвать претензии со стороны внебюджетных фондов, если работодатель закрепил в коллективном договоре пункт о ее полном возмещении независимо от территории, по которой проезд осуществляется?

Ответ. С нашей точки зрения в такой ситуации необходимо вести раздельный учет расходов, компенсируемых за проезд по российской территории и за ее пределами. Компенсируемую стоимость проезда за границей следует обложить страховыми взносами.

Вопрос №3. Что следует предпринять бухгалтерии компании, которая компенсирует стоимость сверхнормативного по весу провоза багажа?

Ответ. При принятии решения о возмещении расходов в большем размере, чем предписано законодательством для государственных структур, с суммы сверхнормативной выплаты необходимо рассчитать СВ на все обязательные виды страхования во внебюджетные фонды.

Вопрос №4. Допускается ли возместить расходы на оплату билетов для проезда неработающей супруги на отдых, если работник предприятия Крайнего Севера остался дома и в отпуск не поехал.

Ответ. Нет, не допускается. Выплата возмещения производится только в случае совместного пребывания на отдыхе.

Вопрос №5. Допускается ли возместить расходы на оплату билетов для проезда неработающей супруги на отдых, если работник предприятия Крайнего Севера выехал в отпуск позже, а вернулись они вместе.

Ответ. Да, допускается. В таком случае отдых будет считаться проведенным совместно, а значит стоимость проездных билетов на сотрудника и на его супругу подлежит компенсации.

Вопрос №6. Обязан ли экономический субъект, находящийся в ЦАО,возмещать работающему у нее надомнику, местом проживания которого является Крайний Север, раз в два года оплату дороги к месту проведения отпуска и возврат из него по его заявлению при предоставлении им соответствующих проездных документов?

Ответ. Так как данное лицо не просто проживает, но и трудится в регионе КСиПМ, выполняя возложенные на него трудовые функции, то он также вправе обратиться о компенсировании проездных затрат.

Вопрос №7. Можно ли с суммы компенсации расходов за проезд к месту отдыха и обратно удержать алименты с работника в пользу несовершеннолетнего ребенка?

Ответ. Как показывает судебная практика данная компенсация гарантирована законом, она не включается в заработок и не считается каким-либо доходом. Поэтому удержать с такой выплаты алименты в пользу несовершеннолетних детей нельзя.

Автор сайта "Бухгалтерия для чайников": Артемова Юлия Семеновна


Автор:  Артемова Юлия Семеновна, эксперт по ведению бухгалтерского учета на производственных и в издательских организациях, главный бухгалтер в ООО «Альбатрос» с 1997 года, опыт бухгалтерского учет более 24 лет, эксперт-автор сайта «Бухгалтерия для чайников»