Документ, учитывающий результаты финансового контроля и аудита внутри экономического субъекта хозяйствования представлен в виде журнала. Законодательно утверждена обязанность проведения финансового контроля. Исполнение такой обязанности сопровождается с определенными сложностями по процессу организации и проведению финансового контроля. Проведение контролирующих мероприятий, направленных на выявление ошибок в ходе расходования финансовых ресурсов, и его результаты должны быть зафиксированы, для чего и существует определенная форма по регистрации в виде журнала учета.
Рассмотрим, что представляет этот журнал и порядок его заполнения.
Нормативное регулирование
| Бюджетный кодекс РФ от 31.07.1998 N 145-ФЗ | регулирует расходование бюджетных средств |
| Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ | определяет необходимость проведение финансового контроля |
| Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н | утверждает план счетов для бюджетных организаций |
| Приказ Минфина России от 07.09.2016 N 356 | утверждает методические рекомендации по проведению внутреннего финансового контроля |
| Распоряжения, указания и т.д. государственных структур | проведение внутреннего финансового контроля в зависимости от специфики деятельности |
Основание для проведения контролирующих мероприятий
Закон 402-ФЗ и инструкция 157н определяют обязательное ведение финансового контроля для цели предоставления достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности.
Проведение финансового контроля внутри организации должно быть также основано на внутренних актах организации: Устав, Положение о проведении внутреннего финансового контроля, Приказы (распоряжения) руководителя и т.д.
Разработанные методические рекомендации по проведению финансового контроля носят рекомендательный характер, но необходимы для помощи в администрировании такого контроля и приведение контроля в единообразную форму. При этом важную роль в проведении внутреннего контроля отводят определенным лицам, которые несут ответственность за его проведение.
Также разработаны рекомендованные формы отчетности по проведенным мониторингам. Одной из важных форм является журнал учета результатов проведенных контролирующих мероприятий.
При выявлении возможных рисков руководство рассматривает степень их важности, вероятность их возникновения и способы управления ими.
Генеральный директор АКГ «Уральский союз» М.В. Ризванова
Читайте также статью ⇒ Журнал учета инструкций по охране труда.
Порядок организации ведения журнала
Проверки могут быть плановыми (на основе карты контроля) и внеплановыми (при получении обращений и информировании о нарушениях в бюджетной сфере учреждения), которые проводятся на основании приказа руководителя. Порядок проведения внутреннего финансового контроля и аудита формируется для каждого хозяйствующего субъекта, в том числе и государственных структур на основе рекомендаций и утверждается приказом.
Основой для проведения соответствующих контролирующих мероприятий является составляемая карта проведения контроля (по каждому подразделению), актуализируемая до начала года, где отражаются:
- проводимая операция
- назначенное ответственное за операцию должностное лицо
- периоды проведения операции
- назначенное ответственное за контроль должностное лицо
- используемые методы контроля (самоконтроль, контроль по уровню подчиненности, смежный контроль)
- периоды проведения операции контроля
- способы контроля (сплошной или выборочный)
Таким образом, карта контроля определяет порядок проведения внутренних контролирующих мероприятий.
Журнал как форма отражения результатов внутреннего контроля
В процессе проведения внутреннего финансового контроля могут быть выявлены какие-либо недостатки или нарушения, которые должны быть отражены в регистрах внутреннего контроля (журналах) и, соответственно в отчете о результатах контроля.
Рекомендуемая форма журнала отражается в Приказе Минфина России от 07.09.2016 N 356, которую можно дополнить сведениями, которые считаются важными для соответствующей структуры.
Как правило, внутренний контроль проводится в каждом структурном подразделении и для того, чтобы определить сроки и место проведения контроля у журнала должна быть обложка, отражающая место проведения и период, на который заведен журнал. Для этой цели к ведению документации предъявляются такие требования:
- определение должностных лиц, ответственных за ведение документации
- непрерывность проведения контроля
- конфиденциальность отражаемой информации
- использование рекомендованного порядка и форм
- последовательность отражения информации в хронологии
- защита информации
Важно! Затраты на проведение контролирующих мероприятий должны быть сопоставимы с получаемым результатом, то есть выявленные ошибки при их устранении должны иметь положительный экономический эффект.
Основной порядок ведения журнала контроля
Рекомендации по ведению журнала основывается на Приказе Минфина России от 07.09.2016 N 356, а также сформированной и утвержденной карты контроля и в нем должны быть отражены:
| № графы | Отражаемая информация |
| 1 | дата контрольного мероприятия |
| 2 | наименование операции |
| 3 | уникальный код в формате (коды присваиваются положением учреждения о проведении контроля) |
| 4 | должностное лицо, ответственное за операцию (ФИО, должность) |
| 5 | должностное лицо, ответственное за контроль (ФИО, должность) |
| 6 | используемый метод контроля и контрольные действия |
| 7 | результаты контроля (недостатки или нарушения) |
| 8 | причины возникновения этих недостатков или нарушений |
| 9 | предлагаемые меры по устранению этих недостатков или нарушений |
| 10 | отметка об устранении этих недостатков или нарушений |
Ответственность за проведение контроля
В ходе проведения внутреннего контроля предполагается осуществление такого контроля и должно регулировать:
- разработку, согласование и утверждение карт внутреннего финансового контроля
- проведение контроля, учет и хранение журналов в качестве документа отчетности
- формирование и сдачу отчетов о результатах контроля
Финансовый контроль в бюджетных учреждениях является важной частью проверки расходования бюджетных средств, поэтому для этой цели должны быть назначены должностные лица, ответственные за проведение процедуры внутреннего контроля. Как правило, ответственными лицами являются сотрудники управления, связанные с документооборотом, экономической, бухгалтерской и отчетной сферой деятельностями.
Примеры назначения должностных лиц, ответственных за проведение контроля
В каждом учреждении разрабатывается свой порядок по проведению контроля, а также назначаются ответственные лица. Например:
| Организация | Нормативный акт | Назначенные лица |
| Рособрнадзор | Приказ от 17.03.2017 N 355 | Начальники (заместители) отделов, организующих и выполняющих внутренние бюджетные процедуры |
| Управлении делами Президента РФ | Приказ от 31.01.2017 N 39 | Начальники отделов:
— Финансово-экономического управления — управления бухгалтерского учета и отчетности — Главного управления (управления) |
| Агентство по делам национальностей Республики Тыва | Приказ от 21 июня 2024 г. N 79 | Директор, заместитель директора и должностные лицами Агентства, связанные с составлением и исполнением регионального бюджета |
| РАН | Распоряжение от 11.07.2024 N 10115-754 | Президент РАН (уполномоченными вице-президент, заместитель президента и руководители структурных подразделений) |
Хранение журналов контроля
Журналы учета результатов составляются и сшиваются в хронологическом порядке. На обложке журнала должно быть указано:
- ответственное структурное подразделение
- наименование и номер папки
- период (дата начала и окончания ведения журнала)
- число листов
Хранить журналы результатов контроля необходимо для обеспечения защиты от исправлений, потери информации и сохранность документов в целом. Хранение журналов производится ответственным за их формирование лицом.
Ошибка в назначении лиц, ответственных за контроль
В ходе организации контроля необходимо назначить ответственных лиц, т.к. контролировать деятельность необходимо, но финансирование ограничено, поэтому распределяют контрольные функции между сотрудниками отделов. Только необходимо исключить из состава членов комиссии лиц, которые работал непосредственно с контролируемыми хозяйственными операциями. А контролеры отчитываются только перед руководителем.
Читайте также статью ⇒ Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Как определить причину выявленных недостатков?
Ответ: Причину можно вносить в журнал на основании объяснительной записки лица, ответственного за проверяемый объект. Эта записка также служит для вынесения дисциплинарного взыскания в зависимости от тяжести выявленного нарушения.
Загрузка...