Как правильно эксплуатировать онлайн кассу? Что делать если касса вышла из строя не по вине бизнесмена, и какие меры предосторожности следует предпринять, чтобы не попасть налоговикам на ковер, вы узнаете из данного материала.

Переход на онлайн кассы: проблемы оборудования

На смену кассовым аппаратам с фискальной памятью пришли онлайн кассы нового поколения. В чем их принципиальные различия говорится в законе 54-ФЗ О применении ККТ. Остановимся на основных пунктах.

1. Отчетная функция. Одно из ключевых отличий новой техники это средство передачи сведений о торговой деятельности в фискальные органы. Отправка данных происходит при участии фирмы-посредника (оператора спецсвязи по ТКС).
2. Электронный чек. В момент совершения сделки покупатель имеет право получить товарный кассовый чек в привычном формате по электронной почте. Покупку всегда можно проверить по специальному коду на сайте ФНС.
3. Архивная функция. Все сведения шифруются и сохраняются в цифровом формате.

В аппаратуре прошлого поколения таких возможностей не предусмотрено. Не каждая эксплуатируемая модель подлежит модернизации для требуемых законом условий. Об этом можно узнать в специальном реестре на сайте ФНС.

Важно! К новой ККТ потребуется постоянное интернет-соединение и сотрудничество с оператором связи по передаче информации в ФНС.

Метод проверки работы онлайн кассы

Основная часть кассы нового поколения, на которую обращают особое внимание это фискальный накопитель. Он предназначен защищать фискальную информацию, которая в зашифрованном виде хранится в ККТ. Кроме того ФН:

• Содержит в себе криптошифрование данных;
• Хранит ключи фискального признака;
• Идентифицирует налогоплательщика;
• Обеспечивает сохранность и защиту данных длительное время;
• Обеспечивает обмен данных между ФНС и налогоплательщиком.

За налогоплательщиком закреплена обязанность по обеспечению качественных условий эксплуатации ККТ. Аппарату требуется постоянное интернет-соединение для обмена фискальными данными, а также источник электроэнергии (желательно бесперебойный), который обеспечит беспрепятственно работать на ККТ, выдавать чеки покупателям и формировать реестры данных.

Начинать рабочую смену на ККТ следует с контрольной ленты, где отмечается дата и время работы, номер секции или отдела, регистрационные сведения об аппарате. Настройки текущего времени и даты работы должны соответствовать требованиям постановления № 23 от 08.01.1992 года, которое регулирует порядок исчисления времени в РФ.

Для успешной работы касса должна быть исправна и печатать верное время. Проверить это можно нулевым чеком перед началом работы ККТ. Промежуточный Х-отчет покажет информацию об общих итогах, которые должны соответствовать предыдущему дню.

Частые неисправности работы кассы: как устранять

Бывает, что поломки возникают уже в процессе работы кассира. Если такое произошло, то работник обязан уведомить предпринимателя о случившемся, а также специалиста сервисной службы.

Если выведены из строя контрольные денежные счетчики или иная электронная часть кассы, то потребуется снять ее с торговой точки и передать техникам в ЦТО, с которыми заключен договор на ремонт и обслуживание ККТ.

В таком случае необходимо выполнить последовательность действий:

• Снять кассу, оформив соответствующую запись в журнале по форме КМ-8;
• Снять показания, при которых прекращена работа и зафиксировать их в акте по форме КМ-2;
• Оставить заметку в журнале кассира-операциониста о причине остановки работы и указать дату и время поломки.

Если у торгующей точки нет альтернативного решения, то ей необходимо прекратить работу, чтобы не платить штраф за нарушение законодательства. В таком случае санкция согласно п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ сумма достигает 50 % от розничной выручки, поступающей от покупателей, но не учтенной по ККТ. Минимальный предел такого штрафа равен 10 000 рублей для сотрудника, 30 000 рублей для магазина или 100% от неучтенной законным порядком выручки.

Без электричества из строя вышла онлайн касса

Далее рассмотрим более типичную ситуацию, когда в магазине отключили электричество. Тут мало что зависит от торгового предприятия и остается только остановить работу и ждать пока подачу электроснабжения возобновят. В противном случае компанию также ждет штраф.

Обезопасить себя можно лишь подготовив следующие документы:

• Получить от продавца/кассира письменное пояснение о состоянии онлайн кассы в момент прекращения работы;
• Заручиться письменным подтверждением от компании, которая ответственна за подачу электроэнергии в районе, в котором указано в какой период времени произошла авария;
• Снять корректирующий чек кассирам.

Информация, которая отражается в чеке коррекции, передается в ФНС. Когда он формируется, в нем фиксируется сумма денежных средств, поступивших от покупателей, но не указывается номенклатура товара. Такой отчет (чек) является новшеством, как и сама онлайн касса.

Важно! Чек коррекции в случае необходимости (при отключении электроэнергии) до закрытия рабочей смены кассы.

Если не удалось сформировать чек коррекции в тот же день, то это следует сделать на следующий день, до того как будет закрыта смена, которая прервана из-за аварийной ситуации.

Есть продажа, но нет интернета в онлайн кассе

Как поступить, если механизм онлайн кассы исправен, электроэнергия подается в магазин стабильно, но отсутствует сигнал интернета. Можно ли продолжать торговлю в таком случае ответ даст устройство ККТ.

Все операции перед отправкой к оператору связи (который в свою очередь передает данные в ФНС) сохраняются в фискальном накопителе. Эта функция работает независимо от наличия интернета в магазине. Фискальные данные хранятся в памяти до 30 дней. А для передачи данных оператором потребуется несколько секунд, после восстановления сигнала модема.

Но если по каким-то причинам в установленный срок интернет-соединение не возобновит работу, то работа ККМ будет заблокирована. В любом случае торгующей компании не помешает отслеживать перемещение данных о продажах от операторов связи налоговикам. Есть несколько способов, которые помогут не пропустить никаких сбоев, отслеживая обмен фискальной информации.

В первом случае владелец ККТ регистрируется в личном кабинете на сайте оператора связи ОФД, где наглядно представлены в виде реестра операции онлайн кассы, транзакции платежных данных.

Дополнительно, некоторые ОФД предлагают услугу смс информирования обо всех движениях коммуникационного средства передачи фискальных данных. Любой способ позволяет принять своевременные меры по устранению сбоев в интернет – соединении и обмене данными с ФНС.

Распространенные вопросы

Вопрос 1: Кассир торгового предприятия выписал товарный чек с указанной номенклатурой проданных товаров после того как в магазине отключили электричество. Правильно ли поступил кассир?

В данном случае такой поступок не допустим, и приведет к штрафным санкциям. В соответствии с законом (п.8 ст.7 290-ФЗ) только предоставление услуг населению допускает выдачу бланков строгой отчетности БСО до 01.07.2024 года.

Вопрос 2: Предприниматель работает на ЕНВД и имеет обособленные торговые точки. Нужна ли ему онлайн касса?

Не применять онлайн кассу в работе могут предприятия, торгующие газетами, журналами, проездными документами, услугами по уходу за детьми, на выставках или ярмарках. Также, ИП, оказывающие услуги населению (выдают БСО), торгующие через автоматы, ИП на ЕНВД или Патенте освобождены от применения онлайн кассы до 01.01.2024 года.