Выплата зарплаты частями: наличными/на карту, как отразить в 6-НДФЛ, в 1С, в ЗУП

Нормами ТК РФ установлено, что работодатель обязан выплачивать сотрудникам зарплату не менее 2-х раз в месяц, при этом период между выплатами не должен превышать 15 календарных дней. В статье разберем, возможна ли выплата зарплаты частями: наличными и на карту, как отразить выплаты в 6-НДФЛ, в 1С, в ЗУП.

Можно ли выплачивать зарплату частями: наличным и на карту

В настоящее время большинство работодателей выплачивают зарплату сотрудникам в безналичной форме, осуществляя перечисления на банковские карты. Данная форма расчетов является максимально удобной как работодателя, которому не нужно содержать штат кассиров и оформлять множество кассовых документов, так и для сотрудников, которые могут снять наличные в любое время или рассчитаться за приобретенный товар картой. Кроме того, безналичный порядок расчетов является максимально прозрачным с точки зрения налогообложения, ведь на основании банковских выписок фискальные органы могут проверить не только полноту начислений, но и своевременность выплаты.

Однако, в редких случаях работодателя прибегают к такой форме расчетов, как выплата зарплаты частями – наличными и на карту. Данный способ оплаты труда, как правило, используется в торговых фирмах, учреждениях общепита, прочих организациях с большим объемом выручки.

Для того, чтобы разобраться, правомерен ли данный способ расчетов с персоналом, обратимся в ТК РФ. Согласно ст. 136, работодатель должен соблюдать следующие условия выплаты зарплаты работниками:

1. Выплата вознаграждения работникам должна производиться с периодичностью не реже чем 2 раза в месяц.
2. Срок выплаты зарплаты – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетными. К примеру, окончательный расчет по зарплате за ноябрь должен быть до 15 декабря.
3. Работодатель обязан извещать работника о сумме выплаты и размерах удержания, направляя ему расчетный лист в электронной форме или на бумажном носителе.
4. Форма выдачи зарплаты (наличными/на карту) устанавливается трудовым/коллективным договором.
5. Если работодатель выплачивает зарплату на карту, сотрудник вправе самостоятельно выбрать банк, посредством которого будут перечисляться суммы.
6. Работодатель выплачивает зарплату исключительно сотруднику (если иное не предусмотрено законом и ТК).

Как видим, действующие нормы ТК не содержат четкого ответа на вопрос относительно возможности выплаты зарплаты частями – наличными и на карту. При этом, на основании вышеприведенных положений можно сделать вывод, что работодатель вправе выплачивать зарплату одновременно в безналичной и наличной форме при выполнении следующих условий:

1. Выдача зарплаты частями (наличными и на карту) необходимо зафиксировать в трудовом/коллективном договоре и локальном нормативном акте (например, в Положении об оплате труда). В документах следует отразить порядок выплаты (например, аванс выплачивается наличными через кассу, зарплата – на карту, т.п.).
2. Сроки осуществления расчетов должны соответствовать утвержденным ТК нормам (выплаты не реже 2 раза в месяц с промежутком не более 15-ти календарных дней).
3. Работодатель обязан уведомлять работника о начислениях посредством расчетного листа, в котором отражать как выплату зарплаты наличными, так и перечисление на карту. Для отражения формы выплаты (наличный/безналичный расчет) форму расчетного листа следует дополнить специальной графой.

Если работник изъявит желание сменить кредитную организацию, посредством которой ему выплачивается часть зарплаты, то работодатель обязан удовлетворить данной требование на основании заявления ⇒ Заявление на смену банка для получения зарплаты.

Читайте также статью ⇒ «Как сменить банк для получении зарплаты: инструкция для сотрудников».

Выплата зарплаты частями: расчет и уплата НДФЛ

Согласно НК РФ, работодатель, выплачивающий сотрудникам денежное вознаграждение в виде заработной платы, выполняет роль налогового агента, а, следовательно, обязан исчислять, удерживать НДФЛ в установленном размере и перечислять налог в бюджет.

Часть зарплаты выплачивается наличными, часть – на карту

Если работодатель выплачивает зарплату сотрудникам частями, на карту и наличными через кассу, что подтверждено трудовым договором и Положением об оплате труда, то удержание НДФЛ и перечисление налога в бюджет производится в следующем порядке:

• выплата аванса, перечисляемая в течение отчетного периода, осуществляется без удержания НДФЛ, вне зависимости от того, в какой форме (наличной/безналичной) он выплачен;
• производя окончательный расчет с сотрудником по итогам месяца (до 15-го числа следующего месяца), работодатель исчисляет и удерживает всю сумму НДФЛ (аванс+зарплата), учитывая общий размер выплат в наличной и безналичной форме;
• в срок не позже дня, следующего за днем осуществления окончательного расчета по зарплате.

Выплата зарплаты более двух раз в месяц

В случаях, когда локальными актами и трудовым договором предусмотрена выплата зарплаты более 2-х раз в месяц, то удержание и выплата НДФЛ в подобных случаях осуществляется в общем порядке, а именно налог удерживается из суммы окончательного расчета по зарплате, но не из суммы авансов.

Выплата зарплаты частями: отражаем в 6-НДФЛ

В общем случае выплата зарплаты частями не влияет на порядок заполнения 6-НДФЛ. Если зарплата выдается частично на карту, частично – наличными, то данный факт в 6-НДФЛ не отражается и документ заполняется в общем порядке. Аналогичное правило действует в случае, когда работодатель выдает зарплату сотрудником более 2-х раз в месяц – дважды в месяц производится выплата аванса, по итогам отчетного периода – окончательный расчет по зарплате. Данный порядок заполнения 6-НДФЛ объясняется тем, что начисление и выплата налога в вышеперечисленных случаях производится по итогам отчетного месяца, следовательно, заполняя раздел 2 отчета, работодатель указывает общую сумму начисленного дохода и размер удержанного и перечисленного НДФЛ.

Читайте также статью ⇒ «6-НДФЛ за 3 квартал 2024 года».

Бланк отчета можно скачать здесь ⇒ Бланк 6-НДФЛ.

Немного иначе обстоят дела в случаях, когда работодатель выплачивает зарплату дважды по окончанию расчетного месяца. В подобных ситуациях работодатель отражает начисления и выплату дохода и НДФЛ двумя блоками строк 100-140 раздела 2.

Как отразить в 1С: «ЗУП»

Возможность отражения частичной выплаты зарплаты предусмотрена в программе 1С: «Зарплата и управление персоналом», начиная с версии  3.0.25.118.

Формируя ведомость о начислении, бухгалтер отражает процентную часть выплачиваемой зарплаты в графе Заполнение → Процент выплаты, после чего сумма НДФЛ заполняется автоматически. Данную функцию следует использовать в случаях, когда зарплата выплачивается частично по окончанию текущего месяца.

Если часть зарплаты (к примеру, 50%) выплачивается на карту, остальное – выдается наличными, то бухгалтер действует следующим образом:

• формирует зарплатную ведомость по выдаче средств через кассу и указывает процент выплаты (50%), после чего автоматически пересчитывает НДФЛ;
• формирует вторую ведомость – на выплату зарплаты через банк, также указывая процент выплаты (50%) и пересчитывая НДФЛ.

Видео об отражении частичной выплаты зарплаты в 1С: ЗУП можно посмотреть здесь. https://www.youtube.com/watch?v=s9bfaxBP3_s

Читайте также статью ⇒ «Как в 1С посмотреть дебиторскую задолженность«.