Всё о переходе на онлайн кассы в 2024-2024 году

Онлайн касса — это аппарат с расширенными возможностями, удовлетворяющий требованиям ФЗ от 03.07.2016 N290-ФЗ, предъявленным к ККТ. От обычных ККМ их отличает способность передавать по Интернету данные по расчетам юридических лиц и ИП в налоговые службы через операторов фискальных данных (ОФД).

Зачем было решено переходить на онлайн кассы

В условиях современной экономики людям трудно найти работу, приносящую достаточно денег для оплаты их нужд, многие из них пытаются наладить собственный бизнес. Из-за возросшего количества фирм растет и численность продавцов, не фиксирующих продажи с целью сокрытия информации о них от налоговой инспекции. В результате государство недополучает налоги, а проводить частые проверки компаний не представляется возможным.

В связи с этим были разработаны онлайн кассы, подтвердившие свою эффективность в ходе пилотного проекта, участие в котором приняли организации Москвы и МО, Татарстана и Калужской области.

Преимущества перед обычными ККТ

1. По словам ФНС, благодаря внедрению онлайн касс будет значительно сокращено число проверок юр. лиц и ИП. Вся информация о продажах будет доступна для контроля в электронном виде. Выездные и документальные проверки будут происходить в отношении предприятий, вызвавших подозрение у органов налоговой службы. Поводом к приезду проверяющих послужат частые аннулирования чеков или единовременная выдача их на крупную сумму за короткий промежуток времени.
2. Применение онлайн касс поможет руководителю предприятия осуществлять контроль над торговыми объектами и объемами продаж в каждом из них через два кабинета: открытый для самой ККТ и личный кабинет, организованный обслуживающим кассу ОФД.
3. Сократятся затраты на покупку ЭКЛЗ и ежегодную перерегистрацию кассы.
4. Онлайн касса способна печатать на чеках широкий перечень реквизитов организации, среди которых наименование услуги/товара; применяемая ИП или юридическим лицом система налогообложения; а также информация об НДС.
5. При расчете с потребителями станет возможным использование смартфона и планшета.
6. Онлайн касса сможет отправлять чеки в электронном варианте на e-mail покупателя (при этом электронный чек равен отпечатанному на ККМ) и СМС на его телефон.
7. Ошибки при расчетах с клиентурой будут легко контролироваться.
8. Утрата бумажного чека перестанет быть проблемой, так как электронный чек останется доступным в любое время.
9. Онлайн касса также облегчит жизнь организациям и предпринимателям, осуществляющим продажи через Интернет-магазины. Согласно закону, чек нужно выдать покупателю не позднее пяти минут после совершения им покупки, но между компанией и потребителем могут быть сотни километров. Раньше приходилось передавать отпечатанный чек через курьера вместе с приобретенным товаром, либо печатать чек и вкладывать его в посылку с покупкой, а это считается нарушением. Теперь же достаточным будет отправка электронного чека на e-mail клиента после оплаты им товара/услуги.
10. Отпадет необходимость целого ряда кассовых регистров и документаций.

Кто и в какие сроки должен модернизировать ККТ

Добровольный переход на онлайн ККТ возможен уже сейчас. С середины 2017 г. все юридические лица и предприниматели, использующие ККМ, обязаны установить у себя онлайн кассы. Преимуществами модернизации касс в ближайшее время можно назвать избежание поиска ОФД в период ажиотажа (и, как следствие, получение возможности заключить договор на обслуживание касс на более выгодных условиях) и отсутствие необходимости покупки новой ЭКЛЗ по окончании старой.

Примечание: Налогоплательщики на ЕНВД и ИП на ПСН могут не устанавливать онлайн кассы с оговоркой, что они будут выдавать документ об оплате по просьбе клиента (требование п.7 ст.7 Закона от 3 июля 2016 г. N290-ФЗ). Что касается юридических лиц и ИП, оказывающих услуги населению, то они должны выдавать бланки строгой отчетности (БСО) (требование п.8 ст.7 Закона от 3 июля 2016 г. N290-ФЗ).

Кому онлайн ККТ не понадобится

(подробности см. в п.2 ст.2 54-ФЗ в ред. от 01.01.2017)

1. Бизнесменам, занимающимся продажей газетной и журнальной продукции. Выручка от всех прочих товаров считается отдельно.
2. Тем, кто продает ценные бумаги.
3. Продавцам проездных билетов в общественном транспорте.
4. Занимающимся питанием учащихся и персонала учреждений образования.
5. Осуществляющим продажи товаров на территориях, организованных для торговли.
6. Занимающимся разносной торговлей не/продовольственными товарами в поездах, с велосипеда и прочих мобильных и переносных средств.
7. Владельцам точек по продаже мороженого и неалкогольных разливных напитков.
8. Торгующим с цистерн и овощами на развес.
9. Держащим пункт скупки стеклотары и утильсырья (помимо металла, драгоценностей).
10. Владельцам сервиса по починке и покраске обуви.
11. Изготовителям ключей и галантереи.
12. Няням и сиделкам.
13. Мастерам народных художественных промыслов.
14. Предлагающим за плату провести распиловку дров и вспашку садовых участков.
15. Носильщикам багажа.
16. Собственникам жилья, зарабатывающим на сдаче их в аренду.
17. Компаниям и ИП, открывшим дело в труднодоступных местностях. При этом сохраняется требование — выдача по требованию документа (с указанием его наименования, номера и реквизитов организации) о совершенной сделке.

Схема работы онлайн кассы

Для функционирования онлайн кассы необходимо оформить договор с одним из утвержденных на данный вид деятельности оператором фискальных данных (ОФД), это посредник между каждой кассой и органами ФНС, т.е. без его услуг обойтись невозможно. ИФНС рекомендовала оценить работы ОФД в 3 тыс. рублей в год.

Итак, весь процесс работы с онлайн ККТ заключается в следующем:

• Продавец выбивает чек;
• Касса формирует фискальный признак и таким образом сообщает ОФД сведения о совершенной сделке;
• ОФД генерирует уникальный номер для конкретного чека;
• ОФД отправляет сводку продаж органу ФНС.

Изменения коснутся и выданных чеков, появятся новые реквизиты:

• Время, день и адрес совершения покупки;
• сумма покупки, Налог на Добавочную Стоимость;
• вид оплаты (наличными или через электронную систему платежей);
• приход или расход;
• адрес сайта обслуживающего ОФД;
• система налогообложения.

Ставим новую ККМ на учет

Приобретая кассу, на сайте ФНС вы получаете привязанный к ней личный кабинет, вход в который для ИП производится через портал государственных услуг. В нем удобно ставить ККМ на учет, регистрировать сотрудничество с ОФД и сообщать о замене фискального накопителя. Регистрировать онлайн ККТ надо, перейдя в раздел «Контрольно-кассовая техника». Учетная запись должна быть подтвержденной, а для совершения любых действий понадобится электронная подпись.

В случае, если вы покупаете онлайн кассу взамен старой, вам нужно подключать ее к Интернету и программе «Бухсофт». Затем вы подписываете договор с ОФД, условия которого вы посчитаете наиболее приемлемыми для себя. После регистрации в налоговой ваша касса готова к работе.

Если же возможна модернизация вашей старой ККМ, ее придется сперва снимать с учета в ФНС, затем доработать до онлайн кассы в центре тех. обслуживания. Дальнейшие шаги схожи с действиями после покупки новой онлайн кассы.

Законом предусмотрена подача бумажного заявления в НИ, однако бланк заявления о регистрации кассы еще не утвержден, а сама процедура не регламентирована.

Практический пример: подключаем онлайн кассу через Интернет

Подключим ККМ ATOL FPrint 90Ф.

Загрузим и установим свежую версию драйвера ДТО 8.х с сайта ATOL. Там же скачаем руководство по эксплуатации АТОЛ 90Ф. Чтобы подключить кассу к компьютеру, можно воспользоваться кабелем USB, слотом для SIM-карты или модулем WiFi.
Если компьютер не видит драйвер, укажем путь к нему вручную. Для Windows 7 и выше: C:\Program Files (х86)\ATOL\Drivers\USB_Drivers Для Windows XP: C:\Program Files\ATOL\Drivers\USB_Drivers. После установки видим два COM-порта.

Регистрируем нашу кассу. Для этого переходим на сайт nalog.ru. Ссылка на личный кабинет для ИП: https://lkip.nalog.ru/ Ссылка на личный кабинет для юридических лиц: http://lkul.nalog.ru/ Кабинеты загружаются браузером Internet Explorer 8.0 и выше. Доступ происходит после подтверждения личности электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Выбираем закладку «ККТ», жмем «Регистрация ККТ», заполняем заявление, указываем тех. данные и информацию об организации. В «Отчете о регистрации» вводим регистрационные данные с КМ.

Процедура регистрации кассы. Нажимаем «Пуск», далее — «Все программы», «АТОЛ», «Утилиты», «Утилита регистрации ККТ АТОЛ». Вводим данные, которые запрашивает программа, все они должны сходиться с информацией, введенной в личном кабинете.
Возвращаемся в личный кабинет и вводим полученную из отчета о регистрации информацию. Завершаем процесс регистрации.

Выбираем ОФД, заходим в личный кабинет ОФД, данные для подключения к серверу для передачи чеков вам выдаст ОФД после заключения договора с ним.

Подключаем кассу к ОФД.  Для начала перейдем по цепочке: «Пуск», «Атол», «Драйверы торгового оборудования v8», «Управление драйверами», «EoU» и ставим галочку «автозапуск», вписываем имя ККМ, адрес порта (который для передачи данных через Интернет, не тот, что для связи с кассой), запускаем службу.
В меню «Пуск» находим «Атол», «Драйверы торгового оборудования v8», «Тесты», «Драйвер ККМ», «Настройка свойств». Выбираем модель (в данном случае АТОЛ 90Ф) и порт (COM3), нажимаем «Параметры оборудования». Указываем адрес сервера ОФД, порт и DNS. Канал обмена — EoU. Адрес сайта налоговой: www.nalog.ru.
В кассе есть таблица 1 для внесения данных о товарах и оказываемых услугах (для работы с таблицами на сайте кассы есть специальное программное обеспечение). Итак, введем информацию:
— наименование товара/услуги,
— ФИО кассира,
— налогообложение.
Включаем печать QR-кода, проставив значение «1» в таблице 2 для параметра N14.
Перезапускаем кассу и печатаем свой первый чек!

Как вести учет после замены ККМ

Стоит отметить, что затраты на покупку онлайн кассы будут возмещены (предполагаемая сумма уменьшения налоговых платежей — 18 тысяч рублей):

Для компаний на Общей Системе Налогообложения расход на покупку кассы можно будет списать;
Компании и ИП на Упрощенной Системе учтут затраты как материальные расходы;
Для ИП на Патентной Системе и ЕНВД планируется налоговый вычет в сумме 18 тысяч рублей.

Что касается учета при наличии онлайн ККТ:

• Отпадет необходимость в заполнении унифицированной «первички» по приходу денежных средств от населения, т.к. все показатели будут доступны в электронной форме.
• Возникнет два новых чека:

1. Чек коррекции (пробивается, если, к примеру, вы найдете неучтенную наличку, по сумме превышающую данные кассы за прошедший день);
2. Чек с признаком возврат прихода (оформляется при возврате наличных средств или денег на банковский счет клиента).

• Передавать запрошенные налоговой службой документы или информацию теперь можно будет только через личный кабинет онлайн ККТ.
• Обязательным станет формирование отчета об открытии и закрытии смены, между которыми должно пройти не более суток.
• Обязательным становится вопрос к покупателю о необходимости отправки ему копии чека на электронную почту или СМС-сообщением.
• Чеки от контрагента в электронном виде нужно будет в учете приравнивать к бумажным.
• На бумажном чеке появится QR-код, обязательным реквизитом станет 21 (вместо 7).
• Бланки строгой отчетности (БСО) станет возможным печатать только через автоматизированную систему (также смогут подаваться в электронном виде), бланки больше нельзя будет заказать в типографии.
• Приходные же и расходные ордера, а также кассовая книга ни в чем не изменятся.

Во сколько обойдется переход на новую кассу

Суммы затрат организации, связанные установкой онлайн кассы складываются из следующих статей расхода:

1. Модернизация старой кассы, если это окажется возможным. Стоимость можно узнать в ЦТО. Для примера возьмем ККТ Меркурий 115К, цена ее доработки составит 12 тысяч рублей.
2. Покупка новой онлайн ККТ. Самая недорогая модель — Атол 90Ф (ранее мы рассмотрели ее в качестве примера регистрируемой в ФНС онлайн кассы). Ее цена — 14 тысяч рублей, плюс установка потребует уплаты 1 тысячи рублей. Если планируется безналичный расчет, придется покупать кассу с терминалом для банковских карт. Пример — FPrintPay-01ПТК за 29450 рублей.

Важно! Касса должна числиться в списке разрешенных к установке онлайн касс, иметь на корпусе заводской номер и встроенные часы реального времени, устройство для печати чеков. Все требования можно найти в статье 4 ФЗ от 22.05.2003 No54-ФЗ (в редакции нового закона).

3. Замена фискального накопителя раз в 13 месяцев (для организаций на УСН, ЕНВД, ПСН (кроме фирм, работающих с подакцизной продукцией) — раз в 36 месяцев). Стоимость фискального накопителя — 6 тысяч рублей.
4. Ежемесячная оплата Интернета.

Важно! Фискальный накопитель сохранит данные в течение 30 календарных дней и передаст их в ФНС даже при сбоях Интернет-соединения.

5. Заключение договора с ОФД. Предполагается, что стоимость услуг будет составлять 3 тысячи рублей в год.

Список ОФД, получивших разрешение на обработку фискальных данных

Меры наказания при уклонении от смены ККТ

Типовые ошибки пользователей

Ошибка 1: Чек пробивается только при приеме денег, выплаты денежных средств не фиксируются.
— Онлайн ККТ применяются при любых расчетах с потребителями, а понятие «расчет» упоминается, когда речь идет не только о приеме денег, но и о выплатах их за продаваемые товары или услуги. А значит, выплачивая суммы денег по операциям, имеющим отношение к реализации, надо пробить чек.

Ошибка 2: Продавец при возврате товаров выбивает чек, только если из денежного ящика выдавались наличные.
— Если денежные средства возвращаются на банковскую карточку, чек все равно пробивается с признаком «возврат прихода».

Ошибка 3: Пробитие организациями чеков с указанием только суммы денег, возвращенных покупателю.
— Только ИП на специальных налоговых режимах имеют право пробить чек, не указав, какие именно товары и в каком количестве выли возвращены. Подобное допущение действует до 01.02.2024 года.

Ошибка 4: Не учитываются излишки наличности в кассе по закрытии смены.
— При обнаружении неучтенной выручки, продавец обязан пробить так называемый чек коррекции и тем самым исправить ошибку и избавить себя от административной ответственности.

Ошибка 5: Не пробивается чек на подарочную карту.
— Реализовывая подарочные сертификаты, продавец должен пробить чек, потому что их стоимость — это оплаченная предварительно розничная продажа.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли пробивать чек, если оплата товара или услуги была произведена в терминале или через систему электронных расчетов (Qiwi, Webmoney, Paypal и т.п.)?
Ответ: Да, применять онлайн ККТ необходимо при расчете как наличными средствами, так и денежными переводами при помощи электронных средств, в числе которых банковская карта, терминал и электронные кошельки.

Вопрос: Обязательна ли печать бумажного чека при совершении клиентом покупки?
Ответ: Если покупатель просит отправить ему чек в электронном виде или в СМС-сообщении, печатать бумажный вариант чека необязательно. Электронный чек приравнивается к бумажному.

Вопрос: Если покупка совершена через Интернет, нужно ли выбивать бумажный чек, чтобы данные об операции отправились в ФНС?
Ответ: Нет, достаточно отправить покупателю чек в электронной форме.

Вопрос: Если организация выдала деньги под отчетность сотруднику, нужно ли фиксировать выдачу средств через онлайн кассу?
Ответ: Нет. Операция не относится к приему или выплате денежных средств после осуществления продажи товара или услуги. Расходного кассового ордера будет достаточно.

Вопрос: Сотрудник фирмы принес документы о продаже товара за наличные. Нужно ли пробивать чек?
Ответ: Нет, чек не нужен. Фактически продажи по этой операции не было, денег вы не получили и не отдали.

Вопрос: Был выдан счет на оплату товара, покупатель перечислил деньги через отделение банка, нужно ли применять онлайн ККТ?
Ответ: Клиент не заплатил наличными и не воспользовался электронными средствами платежа, касса не должна применяться.