Навык написания служебных писем – один из ключевых для каждого сотрудника, вне зависимости от его должностных обязанностей и вида деятельности компании. Поэтому в статье расскажем о том, какие виды служебных писем существуют, и как их классифицируют, а также приведем примеры.
Классификация служебных писем
Служебные письма классифицируют в зависимости от их признаков и особенностей, содержания и цели. Если же говорить в целом о разделении писем, то всего у них два направления – официальные и личные. Ниже мы подробнее расскажем о некоторых видах писем подробнее.
Информационное письмо
Один из видов писем, содержание которого отличается официальностью и информативностью. Обычно, в таких письмах сообщается, например, о проведении мероприятия.
В большинстве случаев, такие письма являются типовыми и массовыми, их могут рассылать органы власти с каким-либо требованием и приказом. В таких письмах адресант может привести положения и другие виды документации. Например, на почту ВУЗ или Министерство может прислать информационное письмо с прикрепленным документом, который сотрудники ВУЗа должны разместить на сайте образовательной организации.
Важно! Если для информационного письма необходима подпись, ее может поставить только руководитель организации.
Письмо-сообщение
Письмо, информирующее об определенных мероприятиях, которые предполагают обратную связь. Формат письма основывается на том, что оно не большое, состоит из пары предложений. Начинаться такое письмо может с определенных фраз:
- «Хотим сообщить Вам о том, что…»
- «Доводим до Вашего сведения…»
Письмо-извещение
Вид письма, который относят к официальным, оно деловое и передает информацию о массовых мероприятиях, например, конкурсах и конференциях. Такого рода письма – массовые, их отправляют широкому кругу получателей, чтобы привлечь аудиторию к участию в мероприятии.
Обратите внимание! Вместе с письмом-извещением можно отправлять приложения с подробной информацией о событии. А подписывает такие письма также официальный руководитель организации.
Сопроводительное письмо
Письмо, которое, зачастую, используют для того, чтобы направить документы и бланки, которые не имеют адреса отправки. А начинается такое письмо со слов:
- «Представляем Вам…»
- «Высылаем Вам…»
Также в письме можно указать и причину отправки, например, сказать о том, что письмо выслано в связи с предварительной договоренностью. В содержании самого письма авторы описывают просьбы и пояснения, связанные с материалами из приложения.
Важно! Сопроводительное письмо разрабатывается в соответствии со специальной утвержденной формой. И очень важно в этой форме сделать отметку о наличии приложения.
Гарантийное письмо
Вид письма, в содержании которого содержится информация об обязательствах или подтверждении каких-либо действий. Адресантом таких писем является конкретная организация или ответственное лицо. А гарантия может касаться не только трудовой оплаты, но и услуг, аренды и сроков поставки, вопросов кредитного займа.
Содержание гарантийного письма строится на просьбе или гарантии. Например, если человек гарантирует отдать денежные средства, тогда ему необходимо расписать в подробностях сумму, реквизиты на которые он будет переводить денежные средства, свои паспортные данные.
Письмо-предложение
Это деловое письмо, которое направляется конкретному адресату, чаще всего это потенциальный партнер. В содержании письма приводится информация с предложением о сотрудничестве или с предложением товаров и услуг. Если письмо адресату направляется впервые, отправитель должен предоставить хотя бы краткую информацию о себе и своей деятельности.
Такое письмо обязательно будет содержать в себе такую фразу: «Предлагаем Вам…».
Письмо-просьба
Вид письма, которое направляется для того, чтобы получить информацию и закрыть свою потребность. Необходимость отправить письмо-просьбу возникает в ситуации, когда появляется необходимость решить управленческие вопросы.
В таком письме содержится информация о проблеме и просьба о том, как и благодаря чему ее решить. И начинаться оно должно с подобных фраз:
- «Просим Вас сообщить…»
- «Обращаемся к Вам с просьбой о…»
Одно письмо не ограничивается одной просьбой – их может быть несколько, но тогда нужно использовать связывающую конструкцию, например, «Одновременно просим Вас…».
Важно! На такое письмо обязательно нужно ответить, даже если просьбу выполнить невозможно – об этом необходимо сообщить.
Письмо-заявка
Это деловое письмо предполагает, что при возникает ситуации, при которой организация изъявит желание участвовать в мероприятиях. Письмо-заявку можно оформить и написать в том случае, если организация хочет запросить у другой организации какой-либо товар или услугу.
Обратите внимание! Существует единая форма оформления и написания заявки. Однако, составить ее можно и в свободной форме, но в таком случае в письме необходимо указывать только ту информацию, которая будет необходима для организации, в которую направлен запрос.
При такой особенности письма, как форма заявки, необходимо указывать следующие фразы:
- «Просим Вас включить в состав группы для участия в…»
- «Просим Вас направить нам перечень услуг…»
В некоторых письмах-запросах необходимо указывать дополнительную информацию, к которой относится название мероприятия, дата и форма участия, а также контактные данные участников.
Письмо-подтверждение
Деловое письмо, где получателю необходимо подтвердить факт получения информации, документов или других материалов. Ключевые фразы письма: «Подтверждаем получение…», «С благодарностью подтверждаем, что…». Заканчивать такое письмо необходимо пожеланием “всего доброго”.
Письмо-напоминание
Вид письма, который отправитель использует, когда получателю необходимо напомнить о каких-либо обязательствах или ответственности. Содержание письма необходимо разделять на две части:
- в первой указывается информация, на основе которой получатель письма должен выполнить свои обязательства,
- а во второй — просьба о выполнении.
Письмо может содержать следующие фразы: «Хотим напомнить Вам…», «Ставим в известность о том, что…».
Обратите внимание! Если такое письмо уже отправлялось, в повторном можно указать, какие санкции получит человек, если не выполнит условия договоренностей.
Письмо-требование
Разновидность делового письма, которое направляется с целью заставить получателя выполнить обязательства. Структура таких писем сложная в силу большого количества важных пунктов. В письме-требовании необходимо указывать информацию о невыполненных договоренностях и требованиях по решению сложившейся ситуации.
В таком письме можно указывать подобные фразы: «Требуем выполнить обязательства…», «В противном случае дело будет передано…».
Претензионное письмо
Письмо, в котором содержится информация о возникновении каких-либо несостыковок или обнаружении брака в товаре. Такое письмо целевое. Оно направляется с целью возмещения потраченных средств за некачественный товар или услугу.
Обратите внимание! Претензионное письмо можно составить только в письменной форме.
Заявителю в претензии обязательно нужно указать необходимые данные:
- Данные организации, в которую направляется претензия.
- Основания, на которых написана претензия.
- Доказательства, подтверждающие объективность претензии.
- Требования, которые предъявляет отправитель.
В содержании претензии нужно указать следующие ключевые фразы: «Направляем Вам претензию о…», «Заявляем о претензии…», «Просим Вас заменить бракованный товар или вернуть средства…».
Письмо-запрос
Составляется и отправляется для того, чтобы получить необходимую информацию или документы. Текст такого письма включает в себя запрос на получение нужной информации с названиями и определениями. Также нужно указать, на каком основании делается запрос.
Обратите внимание! Письмо-запрос схоже по своей структуре с письмом-просьбой.
Особое внимание стоит уделять запросам, которые приходят от органов власти, в законодательстве сформирован особый порядок направления запросов.
Письмо-ответ
Вид делового письма, которое отправляется в ответ на запрос или просьбу. Его содержание может иметь характер как отрицательного, так и положительного. Такое письмо должно быть составлено в том же формате, в котором поступил запрос.
При составлении письма необходимо использовать определенные ключевые фразы: «Сообщаем Вам…», «Извещаем Вас…» или же «В связи со сложившимися обстоятельствами…», «Благодарим за предложение и спешим сообщить…».
Письмо-приглашение
Письмо, которое схоже с письмом-извещением, но заполняется в свободной форме с индивидуальным дизайном. Если письмо носит массовый характер, тогда оно составляется по определенному шаблону.
Начинать приглашения нужно с фраз: «Уважаемый…» или «Дорогой…». А вот в самом «теле» приглашения должны быть фразы по типу: «Приглашаем Вас…» и «Просим Вас принять участие в…».
Письмо-благодарность
Один из видов делового письма, которое направляется в организацию и выражает благодарность за те или иные действия. Оно составляется в свободной форме, однако все равно должно содержать в себе фразы, включающие слово «Благодарю…».
Письмо-поздравление
Деловое письмо, которое составляется для поздравления с торжествами. Оно может быть направлено как одному конкретному человеку, так и целой организации. Такие письма разрешено разрабатывать в свободной форме и применять индивидуальный дизайн. Поздравительные фразы в нем также подбираются индивидуально.
Важно! Такие письма не обязательно оформлять на фирменных бланках организации.
Загрузка...