Особенности бухгалтерского учета посуды, ведение журнала учета

Работая в ресторанном бизнесе и сфере общественного питания, перед многими бухгалтерами возникает задача: как правильно вести учет посуды и кухонных принадлежностей. Информации на эту тему существует не так много, а главное нормативные акты, принятые в данной сфере и регулирующие специфические операции, не дают полного понимания о том, как же конкретно надо вести учет и отчетность. Поэтому бухгалтерам приходится пользоваться общими положениями бухгалтерского учета и правовыми актами, разъясняющими их. В статье расскажем про учет посуды, дадим примеры проводок.

Бухгалтерский учет посуды в организации общественного питания

Посуда в бухгалтерском отчете относится к материально-производственным запасам. Поэтому списание посуды в качестве расхода происходит единовременно.

Списание посуды на расходы

Отражение материально-производственных запасов четко регламентировано положением о бухгалтерском учете, в котором указывается, что списание материальных запасов, в данном случае посуды, столовых приборов, происходит одномоментно и не может быть растянуто на несколько периодов. Читайте также статью: → «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01)». Материальные запасы признаются расходами при выполнении следующих условий:

• Операция производится при соблюдении регламента установленного законодательством и нормативными актами, в соответствии с существующим договором;
• Величина понесенных расходов должна быть определена и иметь документально-правовое обоснование;
• Должно быть также определенно направление использования МПЗ (причина списания).

В соответствии с законодательством и во избежание проблем с налоговой инспекцией расходы на столовые приборы и посуду должны отражаться в том же периоде, в котором они произошли, при этом отражение расходов никак не связанно с желанием организации получить выручку или в какой форме эти расходы были понесены.

Согласно положению о бухгалтерском учете нашей страны каждый бухгалтер знает, что по мере списания материальных запасов со склада на рабочие места, в производство они списываются со счетов, служащих для учета материалов, и отражаются на соответствующих счетах учета производственных затрат. Поэтому проводка Дт 20 Кт 10 для отражения передачи посуды на кухню и места общественного питания абсолютно уместна. Читайте также статью: → «Счет 20. Бухгалтерский учет затрат на производство: проводки».

Поскольку посуда и кухонные принадлежности, служащие для оказания услуг общественного питания, обычно используется далеко ни один раз (за исключением пластиковой одноразовой посуды),   организация обязана организовать учет и контроль над сохранностью.

В положении о бухгалтерском учете существует условие признания активов материально-производственными запасами: стоимость единицы не должна превышать 40 тысяч рублей.

Ведения контроля можно осуществлять на забалансовых счета, воспользовавшись одним из пустых счетов и утвердив его в учетной политике организации, поскольку в стандартных счетах нет выделения отдельного счета для таких целей. В соответствии с законодательством затраты на приобретение посуды, кухонных и столовых принадлежностей относятся к материально-производственным расходам, которые не подлежат амортизации. Поэтому единственный вариант их списания в расходы — это списание по факту их ввода в эксплуатацию, то есть передача на кухню или места оказания услуг общественного питания.

Журнал учета посуды в организациях общественного питания

Как уже говорилось выше, организация обязана вести учет посуды и столовых приборов для контроля над сохранностью и движением её на производстве. Для этого многие организация, специализирующиеся на предоставлении услуг общественного питания, используют журнал учета посуда. В настоящее время существует множество профессиональных программных обеспечений, которые упрощают задачу ведения такого контроля.

Но даже в этом случае учет ведется в рамках утвержденной унифицированной формы ОП-19. Обычно данную форму ведет ответственное лицо, имеющее специальные полномочия в данной части, такой работник отвечает за сохранность посуды, кухонных и столовых приборов и т.д. Данный журнал визирует материально-заинтересованное лицо, которое непосредственно ведет свою трудовую деятельность с использованием посуды и прочей утвари.

Кроме того, организация вести журнал по учету боя посуды (ОП-8). При этом он должен вестись в двух экземплярах:

• Выдается материально-ответственному лицу;
• Выдается бухгалтеру для учета.

Данный журнал составляется за отчетный период по факту проведения инвентаризации, где указываются все материальные потери (столовые предметы, которые по каким-либо причинам больше невозможно использовать в производстве) и отдельно указываются утерянные предметы.

Налоговый учет посуды и столовых приборов

При приобретении посуды организация — продавец должна оформить соответствующие документы (счет-фактуры), с указанием включенного в стоимость НДС. Так как это будет основанием для принятия входящего НДС к вычету, что является, несомненно, положительным моментом в деятельности компании, выступающей налоговым агентом по уплате налога на добавленную стоимость. В случае же если компания по каким-либо причинам не является плательщиком НДС, то и принять к вычету входящий налог она не сможет.

Также стоит отметить, что учет расходов на посуду, столовую и кухонную утварь уменьшает налоговую базу по расчету налога на прибыль организации.

Недостачи и потери посуды и столовых приборов

После проведенной инвентаризации очень часто выявляются недостачи и потери материальных ценностей организации. Читайте также статью: → «Выявление недостачи при инвентаризации, составление описи и проводок». В случае если после проверки выявлена недостача, которая превышает норму по возможному ущербу на данном участке работы (норма естественной убыли определяется внутренними правовыми актами), организация имеет право удержать данный ущерб с материально-ответственного работника.

Нормы списания боя посуды и столовых приборов

Стоит обратить внимание, что существуют среднеотраслевые нормы эксплуатации посуды, которые зависят от определенных критериев самой посуды:

• Керамическая посуда;
• Фарфоровая посуда;
• Металлическая посуда и т.д.

Применяемые нормы служат для более точного планирования, учета и контроля за движением кухонных и столовых предметов. В нашей стране эти нормы установлены достаточно давно, чтобы потерять свою актуальность. Но каждая отдельная организация может определить свои нормы эксплуатации и боя посуды. Нормы могут отталкиваться от любых специфических критериев, которые соответствует деятельности:

• Машинная или ручная мойка посуды;
• Посуда бара или зала;
• Материал изготовления столовых приборов и т.д.

Базой для расчета может служить как общий объем реализации, предоставляемых услуг общественного питания, так и объем реализация по отдельным видам оказываемых услуг или внутренних подразделений. Списание может производиться как раз в год, так и постепенно за каждый отчетный период (раз в квартал или раз в месяц). Все это позволяет заниматься более точным планированием и вести соответствующие плановые бюджеты по закупкам, недостачам, расходам и т.д.

Превышение установленных нормативов может служить поводом для привлечения к материальной ответственности лица, отвечающего за данный участок работы. Для этого организация должна составить соответствующие акты о наличии ущерба и возможных причинах его возникновения.

Пример расчета списания посуды за год по установленным нормам

• Исходные данные: Объем реализации ресторана «Золотая лилия» за 2016 год составила 2 000 000,00 рублей по залу и 1 500 000,00 рублей по бару. Внутренними нормативными актами закреплены нормы боя посуды в размере 1,5% по залу и 2,5% по бару.
• Расчет: Предельная сумма ущерба за год по залу = 2 000 000,00 * 0,015 = 30 000,00 рублей
• Предельная сумма ущерба за год по бару = 1 500 000,00 * 0,025 = 37 500,00 рублей

Типовые ошибки учета посуды и столовых приборов

Ошибка №1. Учет входящего НДС при применении специального режима

Не надо забывать о том, что если организация в правовом порядке не является плательщиком налога на добавленную стоимость, она также и не имеет права принять к вычету входящий налог. Это является достаточно грубым нарушение закона и будет иметь неприятные последствия при налоговой проверке.

Ошибка №2. Ведение журнала учета посуды и боя посуда

Для каждого направления бизнеса существуют свои нюансы ведения деятельности. Для организаций, оказывающих услуги в сфере общественного питания таким нюансом является ведение соответствующих журналов по формам, установленным законодательством. И нарушение этого положения может привести к административному наказанию вплоть до наложения штрафа на организацию.

Ошибка №3. Форма ОП-8 должна оформляться в двух экземплярах

Это тоже одно из обязательных требований, про которое не надо забывать. По своей сути данная форма выступает правовым актом понесенного ущерба организацией. На основании ее руководители могут обязать возместить ущерб или недостачу материально-ответственное лицо. Поэтому существуют определенные правила оформления данной формы:

• Заполнение двух одинаковых экземпляров;
• Визирование этих экземпляров руководителем и материально-ответственным работником, который получает один экземпляр на руки.

Распространенные вопросы и ответы на них

Вопрос №1. Можно ли списать расходы на посуду и столовые предметы организациям использующим УСН.

Организация, использующая спецрежим (УСН, «доходы минус расходы»), обязана очень внимательно изучить список расходов, которые она в праве отражать в учете своей основной деятельности. В данном случае расходы на посуду и столовые предметы относятся к группе материально-производственных расходов, связанных с основной деятельностью, поэтому законодательство в данной части не запрещают производить данную операцию.

Вопрос №2. Может ли организация скорректировать нормы боя посуды.

Поскольку не существует четкой регламентации норм боя посуды в налоговом законодательстве, организация в праве сама устанавливать такие нормы внутренними правовыми актами. Корректировка данных норм тоже полностью ложится на руководителей организации. Имея обоснованные причины для изменения существующей системы и размеров применяемых коэффициентов убыли посуды и столовых предметов, руководители могут поменять внутренние нормативные документы.