Учет ГСМ по топливным картам

Данный материал поможет вам разобраться в том, как происходит учет ГСМ по топливным картам, какие существуют особенности, приведем пример учета и расчета количества топлива на ОСНО/ЕНВД. Расскажем, какие наиболее распространенные ошибки и ответим на самые частые вопросы.

Ранее и физические, и юридические лица пользовались специальными топливными талонами — это было удобно и позволяло контролировать расходы топлива. Талоны имели ряд особенностей:

• они отличались определенным лимитом топлива;
• при заправке автомобиля совершалась минусовка литров бензина;
• на них отражался неиспользованный остаток топлива.

На сегодняшний день талонами пользуются для одноразовой заправки машины, а распространение получили топливные карты.

Учет ГСМ по топливным картам: что такое топливная карта?

Топливная карта — новый способ заправки транспорта без постоянной оплаты топлива. Удобство карт заключается в следующем:

• Сведения о расходовании бензина хранится на чипе карты в электронной форме;
• Просмотреть данные об остатке и времени заправки горючего можно в любое время;
• Карта может оформляться как физическими, так и юридическими лицами;
• Повышается скорость обслуживания на заправочной станции;
• При оформлении большего лимита действуют скидки;
• Отсутствие нужды в отчете по чекам за топливо перед начальством;
• Упрощение бухгалтерского учета (все данные имеются в личном кабинете владельца карты).

Недостатком приобретения топливной карты является установление заправочными станциями определенного расписания для возможности оплаты топлива картами. Читайте также статью: → «Порядок учета нормируемых расходов на предприятии»

Виды топливных карт

Существуют 2 вида топливных карт:

1. Лимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту с целью последующей его выдачи владельцу карты ограниченным литражом на определенный период времени — день, неделю, месяц).
2. Нелимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту, и владелец карты может по договоренности со специализированным сервисом приобрести и потратить любое количество одного вида топлива).

Как получить топливную карту?

Этапы оформления карты:

• Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
• Создать личный кабинет.
• Определиться с параметрами договора:

1. установить лимит на количество топлива;
2. закрепить карту за конкретным автомобилем (по номеру авто — так в случае воровства карты мошенник не сможет ею воспользоваться);
3. выбрать марку бензина.

• Пополнить счет (банковский перевод, оплата на расчетный счет).

Учет топливной карты

Сама карта (без стоимости топлива) относится к материально-производственным расходам и оцениваются по фактической стоимости. Затраты на приобретение карт пойдут на расходы по обычным видам деятельности.

Учет цены карты ведется на основании товарной накладной на счете «Прочие расходы», а под конец месяца общая стоимость прибавляется к стоимости купленного топлива.

Бухгалтерский учет выдачи топливных карт

Ни на каком бухгалтерском счете выдача топливной карты сотруднику не отображается, и никаких проводок не осуществляется, поскольку денежные средства фактически не выдаются.

Однако выдача карт фиксируется в журнале, форма которого должна утверждаться руководством компании и содержать следующие графы:

• Модель и гос. номер транспорта, на который оформлялась карта, и которым пользуется работник предприятия по приказу начальства;
• ФИО водителя, его личная подпись;
• Дата выдачи топливной карты водителю;
• Дата, на которую карта должна быть возвращена.

Бухгалтерский учет затрат на топливо

Топливо относится к ГСМ, имеющим следующие характеристики:

• нормативный расход;
• фактический расход.

Затраты топлива подтверждаются путевыми листами, содержащими сведения:

• о пробеге машины;
• о марке и номере авто;
• о количестве топлива, выданного по топливной карте;
• остаток топлива при выезде водителя и прибытии в компанию;
• сравнение нормативного и фактического расхода горючего;
• заключение о перерасходе или об экономии бензина.

Бухгалтерский учет и проводки покупки и списания ГСМ по топливным картам

В бухгалтерском учете горюче-смазочные материалы, купленные по топливной карте, приходуются на счет 10 «Материалы» по фактической себестоимости и без учета НДС. Выделенный в счет-фактуре НДС отражается независимо на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Оприходовано будет горючее в тот же день, когда к фирме перешло право владения на него, поскольку счет 10 предназначен для отображения данных о наличии материалов в собственности компании. Эта дата может быть прописана в договоре. К примеру, датой перехода прав владения на ГСМ может признаваться день фактической оплаты — тогда к счету 10 открываются субсчета «ГСМ в резервуарах поставщика» и «ГСМ в бензобаках автомобилей». Читайте также статью: → «Учет машинно-тракторного парка»

Бухгалтерские проводки

Если особых правил перехода прав на топливо не оговаривается, ГСМ переходят к приобретателю в момент отпуска товара (при заправке машины).

Бухгалтерские проводки

НДС может быть принят к вычету исключительно по прибытии счета-фактуры от поставщика ГСМ.

Списание ГСМ

Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).

Налоговый учет затрат на покупку топливной карты

Вид затрат на приобретение топливных карт должен быть закреплен приказом в учетной политике фирмы:

• материально-производственные расходы;
• затраты на содержание автотранспорта;
• другие производственные затраты, не относящиеся к производственному процессу и продажам.

НДС может быть принят к вычету, если:

• была получена счет-фактура, подтверждающая покупку топливной карты;
• с помощью карты осуществляются торговые операции, и их стоимость облагается НДС;
• топливная карта принята на учет бухгалтерией.

Налоговый учет затрат на топливо

Идея установления транспортного налога, сумма которого учитывалась бы в стоимости топлива, появилась в 2010 году. Данный вид налога относится к региональным, а потому власти на местах вправе самостоятельно утверждать:

• правила его расчета;
• показатель мощности машины для расчета суммы налога по определенной ставке;
• размер ставки налога.

На сегодняшний день налог на топливо относится к транспортным налогам, и его сумма напрямую зависит от показателя мощности транспортного средства.

Бухгалтерский учет и проводки по ГСМ в бюджетном учреждении

Бюджетным учреждениям приходится обосновывать целевое расходование средств государственного бюджета. Особенность бюджетного учета затрат на ГСМ — необходимость оформления специальной первичной документации, заполняемой бухгалтером и водителем.

Топливная карта служит одновременно и расчетным, и учетным документом. Согласно нормам закона бюджетные организации обязаны разместить заказ ГСМ путем проведения торгов или без них, но тогда общая сумма заказа должна быть ниже 100 тысяч рублей за квартал. А значит, для доказательства понесенных расходов нужно иметь результаты торгов или документы, подтверждающие расчетную (плановую) стоимость заказа. Организация подготавливает смету с учетом плановых показателей, применяемых при расчете объема затрат на ГСМ, а после их проверки главный распорядитель средств должен утвердить смету.

ГСМ должны тратиться в рамках утвержденных норм, в каждом бюджетном предприятии должен быть внутренний локальный акт о нормах расхода ГСМ. Учреждение вправе вводить отдельные поправочные коэффициенты к нормам затрат горючего, обосновав их применение и доказав производственную необходимость в их установлении.

Бухгалтерия бюджетного учреждения ведет раздельный учет ГСМ в зависимости от направлений их применения на обособленном счете 010503000 «Горюче-смазочные материалы». Приходуются ГСМ по фактической стоимости. НДС, уплаченный при покупке ГСМ, не включаются в эту стоимость только тогда, когда топливо оплачено из доходов от налогооблагаемой предпринимательской деятельности учреждения и использовано в деятельности, облагаемой налогами.

Бензин и дизельное топливо учитывается по договорной цене в связи с некоторыми особенностями, связанными с крупными закупками данных ГСМ за наличный и безналичный расчет, а также по топливным картам. Читайте также статью: → «Особенности налогового и бухгалтерского учета в транспортной компании»

ГСМ подлежат списанию по фактическому расходу (не важно, как горючее оплачивалось):

• на счет учета затрат списывается в рамках норм;
• на счет учета стоимости оказанных услуг, выполненных работ или проданных товаров (при осуществлении предпринимательской деятельности);
• на счет учета затрат со взысканием недостачи с виновных лиц или со списанием из средств установленных источников в будущем (при превышении норм).

Также бюджетные учреждения практикуют списание ГСМ методом скользящей оценки, когда материалы подвергаются оценке по стоимости запасов по состоянию на первый день месяца, и стоимости всех поступлений за этот месяц.

При оплате ГСМ топливной картой учитывается форма расчетов (карты могут быть денежные и литровые).

Бюджетные учреждения используются для учета расчетов картами счет 020105000 «Денежные документы». В аналитическом учете приходуется, а затем списывается то количество топлива, которое указано в документах, выданных на АЗС. Для литровых топливных карт стоимость определяется по цене покупки, для рублевых карт — по цене, актуальной на дату заправки.

Бухгалтерские проводки на примере

Пусть бюджетная организация 1 августа купила 2 топливные карты:

• первая (литровая) выдана водителю служебного авто и рассчитана на выдачу 1 тысячи л. бензина (в оплату ее перечислено 30 тыс. рублей);
• вторая (денежная) выдана водителю фуры для осуществления основной деятельности фирмы и рассчитана на выдачу бензина общей стоимостью 30 тысяч рублей.

19 августа водители принесли авансовые отчеты на заправку 200 л. бензина (по 100 л. 7 и 15 августа). На день заправки стоимость бензина равнялась 27 и 27,5 рублям.

Документальное подтверждение расхода топлива

Для подтверждения израсходованных горюче-смазочных материалов используются путевые листы, образцы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 №78. Данное требования является обязательным.

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ — ОТКМ,

где:

ТС — топливо на списание (в литрах),

ОТВ — остатки топлива при выезде машины,

ТБ — топливо в баке машины,

ОТКМ — остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливной карте

04.06 фирма заключила договор с АЗС на пользование топливной картой и сразу оплатила стоимость карты (118 рублей, включая НДС 18 руб.). Обслуживание карты бесплатное, право собственности на бензин переходит фирме в момент заправки авто. Карта закреплена за КамАЗ-5320, на котором доставляется товар клиентам.

05.06 карта была выдана фирме и передана водителю.

30.06 на карту был перечислен аванс (5900 рублей, включая НДС 900 рублей).

На протяжении июля водителю было выдано по карте 380 л ДТ стоимостью 15 руб./л, включая НДС 2,29 руб.:

• 07 — 180 л на 2700 руб. (НДС — 412 руб.);
• 07 — 200 л на 3000 руб. (НДС — 458 руб.).

На последний день июля (31.07) АЗС переслала фирме:

• счет-фактуру;
• акт приемки-передачи, где прописаны объем и стоимость выданного ГСМ;
• отчет по операциям с топливной картой.

Бухгалтерские проводки

Учет ГСМ предприятиями на ОСНО

Затраты на ГСМ включаются в состав:

• Материальных расходов (когда оказываются автотранспортные услуги). Списываются с учетом метода оценки материалов, принятого в компании;
• Прочих затрат на производство и продажи (когда транспорт эксплуатируется для нужд компании). Списываются по фактической стоимости покупки (без НДС).

С целью расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по цене приобретения без учета НДС, если он включен в стоимость и выделен в расчетном документе отдельной строкой. НДС принимается к вычету по счет-фактуре. Стоимость ГСМ включается в затраты на день принятия к учету путевого листа или по мере продажи товаров/работ/услуг, в себестоимость которых ГСМ включены, если затраты на ГСМ признаны прямыми.

Когда путевые листы проведены по учету (должны быть чеки с АЗС), стоимость истраченного топлива включается в состав затрат, которые снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Указанный порядок списания ГСМ применяется в фирмах, рассчитывающих налог кассовым методом и методом начисления, поскольку при применении топливной карты ко времени фактической выдачи топлива деньги за него уже уплачены.

Учет ГСМ компаниями на УСН

Фирмы на режиме УСН «Доходы минус расходы» имеют право включить затраты на ГСМ в состав расходов, однако необходимо документально их подтвердить.

Компаниям, применяющим режим УСН «Доходы» (ставка 6%), запрещено снижать налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.

Списываются расходы на топливо при расчете налога к уплате также как в случае с предприятиями на ОСНО, но есть одно непременное условие для признания затрат на УСН — их оплата. НДС по таким затратам также снижают налогооблагаемую базу по налогу на УСН.

Учет ГСМ фирмами на ЕНВД

Затраты на топливо не оказывают никакого влияния на расчет налогооблагаемой базы по ЕНВД в силу того, что объект налогообложения ЕНВД — вмененный доход.

Учет ГСМ организациями на ОСНО/ЕНВД

Затраты на топливо в компаниях, применяющих одновременно ОСНО и ЕНВД, должны быть распределены, однако расходы на ГСМ, которые относятся только к одному из видов деятельности, не подлежат распределению.

К вычисленной части затрат по тому виду деятельности, которая облагается ЕНВД, нужно прибавить сумму НДС, которую не разрешается принимать к вычету.

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

Типичные ошибки

Ошибка № 1: На предприятии, одновременно применяющем режимы налогообложения ОСНО и ЕНВД, НДС по расходам на ГСМ приняли к вычету в отношении налогооблагаемой базы только по одному из видов деятельности.

Комментарий: Сумма НДС, выделенная в счете-фактуре для такого предприятия, должна быть распределена по методике, описанной в п. 4, 4.1 ст. 170 НК РФ.

Ошибка № 2: Бензин и дизельное топливо бюджетное учреждение приняло к учету по фактической себестоимости.

Комментарий: Бензин и ДТ должны быть учтены по договорной цене, это связано с большим объемом их закупок за наличную оплату, безналичный расчет и оплату по топливной карте.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1: В чем различие для бухгалтерского учета между расчетом за бензин литровой и денежной топливной картой?

Ответ: В бухгалтерском учете для литровых топливных карт стоимость топлива определяется по цене приобретения, а для рублевых топливных карт — по стоимости ГСМ, актуальной на день заправки транспорта.

Вопрос № 2: Какие статьи расходов можно отнести к затратам предприятия на ГСМ?

Ответ: Топливо приходуется по фактической стоимости. К затратам на ГСМ относятся:

• доставка топлива,
• расходы на содержание заготовительно-складского подразделения (если ГСМ куплено на средства от предпринимательской деятельности),
• деньги, уплаченные за услуги по доставке ГСМ (если сумма не включена в стоимость).