Чтобы регламентировать какой-либо факт жизни предприятия, руководитель или уполномоченное лицо компании издает приказ. В зависимости от вида документа определяют срок его хранения. Например, некоторые приказы необходимо держать в архиве на протяжении длительного времени, а другие можно уничтожать уже спустя несколько лет.
Какие бывают приказы и сроки их хранения
Приказ относят к распорядительным документам. Он представляет собой НПА, который подписывает руководитель организации с целью регламентирования отдельных фактов жизни предприятия.
Как правило, по поручению директора, приказ вправе составить любое лицо, но подписывать его может лишь руководитель. Именно он имеет возможность вносить изменения в работу фирмы. Например, для приема нового сотрудника в штат недостаточно подписи одного кадровика. Кандидатуру обязан одобрить директор, именно поэтому на документе он ставит свою подпись.
Как правило, четкой классификации приказов на законодательном уровне не предусмотрено. Информация о делении их на группы содержится лишь в перечне требований, установленных к срокам хранения архивных документов. Данный НПА регламентирован Министерством культуры РФ в 2010 году и зарегистрирован под номером 558.
Таким образом, по периоду хранения приказы делят на 3 вида. Их классифицируют по:
- основной деятельности компании;
- штату;
- фактам административно-хозяйственной жизни предприятия (далее АХД).
Для каждого типа классификационной группы приказов установлен предельный срок, на протяжении которого они должны храниться в архиве.
| Классификационный признак | Срок хранения | Дополнения |
| По основной деятельности компании | Бессрочно | Компании, которые не обязаны сдавать документы в государственный или муниципальный архив, могут хранить приказы об основной деятельности на протяжении 10 лет, но не меньше. |
| По штату | 50 – для документов, созданных после 2003 года и 75 – до этого периода. Отдельные приказы можно хранить 5 лет. | К отдельным документам относятся приказы о:
|
| По АХД | 5 лет | Если на документе стоит отметка «постоянно», то хранить такие приказы нужно бессрочно в государственном или муниципальном архиве. |
Компания не вправе прерывать установленный на законодательном уровне срок хранения документов. В противном случае руководство могут привлечь к ответственности.
Часто приказ путают с распоряжением. И действительно, эти бумаги очень похожи друг на друга по своей значимости и форме. Единственное отличие в том, что распоряжение издают для решения оперативных вопросов. То есть, если проблему нужно решить очень быстро, то руководитель подписывает распоряжение, если дело не требует срочного разрешения – приказ.
Обязательные реквизиты любого приказа
Приказы составляют на основании ГОСТа Р 6.30-2003. Согласно регламентированным нормативам, в любых документах должны содержаться обязательные и факультативные реквизиты:
| Обязательные | Факультативные | ||
| Наименование реквизита | Дополнение | Наименование реквизита | Дополнение |
| Название предприятия | Полное наименование с указанием организационно-правовой формы | Отметка «Согласовано» | Визу проставляют в том случае, если приказ требует согласования с другими подразделениями |
| Название самого документа | В рассматриваемом случае он будет назван «Приказ о …(утверждаемая операция)» | ||
| Дата и номер приказа | Дата составления может отличаться от времени подписания, а номер присваивается документу на основании книги учета приказов. | Виза «Исполнено» | Такие отметки ставят для того, чтобы отследить выполнение поручений, прописанных в приказе. |
| Место формирования приказа | Эту отметку делают, если нет возможности определить место составления по наименованию организации. | ||
| Текст | Это основанная часть приказа, где описывают суть распоряжения. | Отметка «Исполнено и помещено в дело» | |
| Отметка «Приложения» | Проставляют, если они есть. | ||
| Дата подписания приказа и подпись | Приказ подписывают ответственные лица и руководитель, либо один директор. | ||
Часто в приказах по штату работники ставят отметку, подтверждающую то, что человек ознакомился с ним. Данный реквизит не является обязательным согласно государственным стандартам. Однако его все равно рекомендуется проставлять. Это поможет доказать факт знакомства сотрудника с информацией, содержащейся в документе.
Классификация приказов по основной деятельности предприятия
Приказы по основной деятельности предприятия регламентируют практически все факты работы компании. Конкретное наименование рассматриваемых документов напрямую зависит от специфики фирмы, от сферы, к которой она относится.
Однако существуют приказы, издаваемые любо организацией, независимо от ее вида или организационно-правовой формы.
- Ратификация, использование, внесение изменений в локальные НПА. К таким документам относят приказы об установлении различного рода инструкций, например для производства, об утверждении номенклатуры на конкретный промежуток времени, о внесение изменений в существующие правила и т.п.
- Образование, слияние, закрытие структурных подразделений компании. Например, руководитель решил создать отдел по охране труда, то он издает «Приказ о создании отдела по охране труда».
- Проведение процедур, мероприятий, связанных с непосредственной деятельностью компании. К таким документам относят приказы об аудите, об экспертизах и др.
- Решение срочных вопросов. Такой приказ легко можно заменить распоряжением.
На самом деле, наименований таких бумаг может быть значительно больше. Все зависит от специфики деятельности предприятия.
Какие бывают приказы по штату
Приказы по штату, или как они названы в ФЗ №125 от 2004 года, по личному составу – это документы, в которых содержится распоряжение руководителя или ответственных лиц в отношении сотрудников предприятия. Как правило, такие бумаги прямо указывают на трудовые отношения. К ним относят приказы о:
- приеме на работу;
- переводе на другую должность, в другой отдел;
- увольнении;
- предоставлении оплачиваемого или неоплачиваемого отпуска;
- предоставлении премии;
- командировке;
- санкциях, дисциплинарных взысканиях и др.
Важно! Некоторые приказы по штату имеют унифицированную форму.
Но применять регламентированные на законодательном уровне образы не обязательно. Можно разработать собственные бланки. Однако, в случае проверки и контролера не возникнет никаких вопросов по поводу унифицированных документов, поэтому их рекомендуют для использования.
Классификация приказов АХД
К приказам об АХД относят документы, которые содержат в себе информацию о фактах хозяйственной жизни предприятия в отношении следующих вопросов:
- использование помещений, зданий, цехов;
- налаживание должного уровня безопасности;
- утверждение и соблюдение правил внутреннего распорядка;
- налаживание связи;
- транспортное сообщение.
Приказы об АХД хранят на протяжении пяти лет. Затем их можно утилизировать в порядке, определенном внутренней политикой компании.
Зачастую секретари предприятия путаются при определении классификационной группы приказов о АФХ. Все дело в том, что они очень похожи на документы по личному составу или основной деятельности. Чтобы отличить их, нужно обратить внимание на следующие моменты:
- Приказ решает АХВ (расшифровка – административно-хозяйственный вопрос), который содержится в перечне 2010, которых достаточно много, например, об охране объекта, о ремонте цеха и др.
- На основании приказа руководитель или ответственное лицо не вносит изменения в локальные НПА.
- В документе не упоминается информация о личном составе, то есть, он не решает проблемы по штату, оплаты труда сотрудников, предоставление им отпусков, выходных и т.д.
- В приказе нет личных данных работников, например выдаваемых им сумм, имен его родственников, графика работы и т.д.
Надо отметить, что ФИО сотрудника может быть указаны в приказе о АХД, если его назначают ответственным за сохранность, ремонт какого-либо объекта, например производственного цеха.
Специфика составления приказов
Если приказ оформляют не по унифицированному образцу, то составителю нужно учесть две важные особенности.
- Во-первых, текст приказа условно делят на 2 части: констатирующую и распорядительную. В первой описывают факт, а во второй излагают поручения.
- Во-вторых, перечень действий, которые руководитель просит сделать при помощи приказа, нумеруют. Запрещено использовать маркированный список или просто перечислить поручения строкой. Каждый отдельный пункт приказа должен иметь свой порядковый номер.
- В-третьих, приказ пишут от первого лица. То есть, как будто руководитель обращается к кому-то. Например, «приказываю подготовить план и предоставить мне на утверждение».
Влияние текста приказа на его тип
Текст приказа может превратить один вид документа в другой. Например, если в бумаге о допуске работников на территорию предприятия дополнительно написать о выходе сотрудников в выходной день для исполнения трудовых обязанностей, то автоматически из приказа по АХД он превращается в приказ по личному составу.
В таком ситуации руководитель должен создать 2 документа. Согласно первому работникам предоставляют допуск на территорию организации, а согласно второму – сотрудников привлекают к исполнению трудовых обязанностей в выходной день.
Загрузка...