Когда сотрудника отправляют в командировку, ему обязательно должны выплачивать суточные за каждый день командировки. Суточные расходы — это дополнительные расходы работника, которые предназначены на оплату жилья, питания вне места проживания.
Разновидности суточных расходов
Суточные расходы выплачиваются при:
- Отправке работодателем работника в местную или заграничную командировку;
- При постоянной работе в дороге, при постоянных полевых выездах, снаряжении в экспедицию или геологическую разведку;
- Нахождении работника на занятиях для повышения квалификации.
Читайте также статью ⇒ Служебная записка на командировку: образец.
Что входит в суточные расходы
Состав суточных расходов не регламентируется законом. Но согласно п. 11 Положения, утвержденного Правительством РФ от 13.10.2008 №749, предприятие должно обеспечить командированного сотрудника средствами, которые он может потратить на проживание и транспорт.
Обычно в суточные расходы входят:
- Транспортные расходы;
- Расходы на проживание;
- Расходы на питание
- Затраты на телефонные разговоры по служебной необходимости, интернет, банковские или почтовые услуги и т.д.
Вообще командированный работник может потратить суточные, на что угодно и отчитываться на них не обязан.
Размер суточных расходов
Размер суточных расходов предприятие определяет самостоятельно и регламентирует это в своих внутренних нормативных актах, например в Положении о командировках.
Согласно абз. 12 п.3 ст. 217 НК РФ предусмотрен максимальный размер суточных расходов, которые не облагаются налогом НДФЛ, а именно:
- На территории России — 700рублей;
- За территорией России – 2500 рублей.
Если предприятие установило у себя в нормативных актах суточный размер 1000 рублей, тогда необходимо будет с 300 рублей удержать НДФЛ.
Как рассчитать суточные во время командировки в России и за ее пределами
При расчете суточных вне зависимости куда отправляется работник или по России, или за границу формула расчета одна:
РС = СД × Д,
Где
РС — расчетный размер суточных;
СД — сумма суточных на один день, которая установлена на предприятии во внутренних нормативных документах;
Д – Длительность командировки, которая выражается в днях, включаются и дни в пути.
Важно!!! Если суточные средства потрачены не в полном объеме, тогда неизрасходованную сумму возвращать не нужно, в отличие от аванса, предоставленного во время командировки.
Бывают случаи, когда суточных не хватает, тогда работник по согласованию с работодателем тратить свои денежные средства, а после возвращения предприятие ему возмещает потраченную сумму, только необходимо сохранить все подтверждающие документы.
Выплачиваются ли суточные расходы при однодневной командировке
Согласно действующего законодательства минимального срока командировки не установлено. Работника могут отправлять в командировку и на один день. Оформляется такая командировка как многодневная: издается приказ, проставляется соответствующая отметка в табеле учета рабочего времени.
После поездки работник должен отчитаться за поездку. Работодатель должен возместить расходы работнику, те которые согласованы с работодателем, например стоимость проезда при предоставлении расходных документов.
Вопрос стоит, в следующем суточные выплачиваются при однодневной командировке? По законодательству суточные за однодневную командировку не выплачиваются. Но как можно оставить работника совсем без денег.
Суточные расходы при заграничной командировке
В какой валюте выплачивать суточные при заграничной командировки определяется самой организацией. Суточные, которые выплачиваются работнику при командировке в валюте должны перевестись в рублевый эквивалент по курсу ЦБ на последний день месяца, в котором утверждается авансовый отчет.
Работник, который вернулся из командировки, не позднее 10 дней после возвращения должен составить авансовый отчет. Авансовый отчет должен содержать следующие параметры:
- Документы, которые фиксируют расходы во время командировки, а именно чеки, расписки и т.д.;
- Отчет, который содержит информацию о всех действиях командированного работника связанные с командировкой;
- Отсканированная последняя страница загранпаспорта, где стоит таможенная отметка.
Командированный сотрудник получает суточные в виде аванса, который вычисляется по командировочной смете. Размер суточных расходов определяется самостоятельно предприятием в своих локальных актах.
Суточные расходы должны начисляться сразу после отбытия из России. Эта формальность действует и в обратную сторону. День изменение суточных, определяется по штампу в паспорте на границе.
Когда выплачиваются суточные расходы
Суточные расходы, как и все остальные выдаваемые денежные средства в качестве аванса, должны выдаваться перед поездкой. Сроки и способ выплаты суточных определяется внутренними актами предприятия, например в положении об командировках.
Бывают случаи, когда суточные выплачиваются и после поездки, это может быть тогда, когда командированный работник потратил суточные на оплату проживания или на транспорт (эти расходы предприятие должно оплачивать отдельно). По возвращению бухгалтерия вернет потраченную сумму.
Выплата суточных при командировке в выходные дни
Если командировка выпала на выходные дни, тогда суточные оплачиваются за каждый выходной день в обычном режиме. В данной схеме и имеется отличие выплаты суточных в выходные в отличии от схемы начисления заработной платы в выходные дни:
- Если работник работает в выходной день, тогда ему оплачивается этот день в двойном тарифе;
- Если командированный работник не работает в выходной день, тогда ему ничего не начисляется.
Важно!!! Заработная плата и суточные — это две разные выплаты и в плате налогообложения, и в плане расчета. На суточные расходы не распространяется правило удвоения суммы в выходной день – это нудно помнить.
Порядок выплаты суточных расходов
Суточные начисляются за каждый день, которые работник проводит в командировке. Какие дни оплачиваются в командировке приведем ниже:
- Выходные и нерабочие праздничные дни в командировки;
- Дни нахождения в пути, а так же вынужденные остановки в пути.
Например, если командированный работник отправился в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей недели в субботу, тогда к оплате подлежат и суббота и воскресенье.
Приведем пример:
Работника отправили в командировку за границу на 10 дней. Какие положены суточные:
- 40 евро за 9 дней – время нахождения за границей;
- 700 рублей за 1 день — время нахождения на территории России.
30 мая работник получил аванс в размере 360 евро и 700 рублей:
Курс (условно) евро составил :
- На 30 мая ( дата выдачи аванса) 72 рубля за 1 евро;
- На 14 июня (дата утверждения авансового отчета) 70 рублей за 1 евро.
И того какие суточные были выплачены:
40евро * 72 рубля * 9 = 25920рублей
700 рублей * 1 = 700 рублей
И того: 25920+700= 26620 рублей.
Читайте также статью ⇒ Отзыв из командировки.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 Что такое суточные расходы?
Ответ: Суточные расходы — это дополнительные расходы работника, которые предназначены на оплату жилья, питания вне места проживания.
Вопрос №2 Какой размер суточных расходов при командировке на территории России и за границей?
Ответ: Согласно закона, размер суточных расходов не установлен. Каждое предприятие самостоятельно устанавливает размер суточных в своих внутренних документах. Но имеются минимальные суммы, с которых не будет платиться НДФЛ. Эти суммы составляют: суточные по России — 700 рублей, суточные за границу – 2500 рублей. Если предприятие установило больше этой суммы, тогда оно должно заплатить НДФЛ с суммы которая превышает минимум. Например, предприятие установило 3000 рублей при поездке за границу, тогда с 300 рублей необходимо оплатить НДФЛ 13%.
Вопрос №3 Что может входить в суточные расходы?
Ответ: Обычно в суточные расходы включают: транспортные расходы; расходы на проживание; расходы на питание; затраты на телефонные разговоры по служебной необходимости, интернет, банковские или почтовые услуги и т.д. Вообще командированный работник может потратить суточные, на что угодно и отчитываться на них не обязан.
Вопрос №4 В какой валюте будут выплачиваться суточные при командировке за границу?
Ответ: Предприятие самостоятельно определяет в своих нормативных актах в какой валюте выплачивать командировочные. Суточные, которые выплачиваются работнику при командировке в валюте должны перевестись в рублевый эквивалент по курсу ЦБ на последний день месяца, в котором утверждается авансовый отчет.
Загрузка...