Все юридические лица сталкиваются с проблемой хранения документов. Здесь возникает ряд вопросов: как правильно хранить, какие сроки установлены для этого, где должны находиться документы. Этими же вопросами задаются и предприниматели. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели освобождены от ведения ряда документов, некоторые требования все же существуют.
Какие документы необходимо хранить
- В случае, если предприниматель работает с НДС на общей системе, то хранение бухгалтерских документов, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.
- Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет.
- Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
- Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет.
- Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.
- Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.
Читайте также статью ⇒ Уплачивает ли ИП-пенсионер страховые взносы.
Сроки хранения документов
| Документы, которые могут быть затребованы различными организациями | Срок хранения | С какой даты считать срок |
| Трудовые договора, личные карточки и дела работников, приказы о приеме на работу и увольнении, премиях, командировках | В зависимости от срока составления документа, необходимо хранить до 75лет,если это было до 2003г., и 50лет после 2003г. | Срок хранения считается с 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ. |
| Штатное расписание | Хранить нужно всегда | С даты составления документа. |
| Журналы учета рабочего времени | 5 лет | С даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал. |
| График отпусков | 1 год | С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график. |
Хранение для налоговой инспекции
Во время камеральных или выездных проверок, налоговая инспекция может истребовать ряд документов от индивидуального предпринимателя, например: книгу доходов и расходов, журнал учета отпусков, договора с покупателями и поставщиками.
ФНС также может запросить индивидуальные карточки по расчету страховых взносов.
| Документы, которые могут быть затребованы | Срок хранения | С какой даты считать срок |
| Декларации, налоговые регистры, например, по расчету ЕНВД, УСН 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, «первичка», акты сверки с ИФНС | 5 лет | Срок по регистрам, первичной документации и актам считайте с даты, когда закончился период, по которому ИП составил документ. Например, регистр по расчету ЕНВД за IV квартал 2017 года храните до конца 2024 года — срок начинается с 1 января 2024 года. |
| 4 года | Сроки по декларациям определяйте с 1 января года, следующего за тем, в котором сдавали отчетность (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Например, декларацию по УСН за 2016 год ИП сдал 21 апреля 2017 года. Считайте срок с 1 января 2024 года по 31 декабря 2024 года. | |
| Книги учета по УСН и патенту | 4 года или 11 лет | Т.к. книга нужна для составления и обоснования декларации то её следует хранить 4 года. Налогоплательщики могут перенести убытки прошлых лет или подать уточненку за любой период, поэтому желательно её хранить 11 лет. |
| Индивидуальные карточки по расчету взносов | 6 лет | С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил карточку. |
| Отчеты по страховым взносам | Постоянно, если отчет за год, и 5 лет — по квартальным формам | С 1 января года, следующего за тем, в котором составили отчет. Например, бухгалтер ИП заполнит ЕРСВ за 9 месяцев 2017 года 10 октября. Срок считайте с 1 января 2024 года. Он закончится 31 декабря 2024 года. |
| Документы, подтверждающие покупку и создание амортизируемого имущества (договоры, акты приема-передачи) | 5 лет | С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП самортизировал основное средство полностью. Например, ИП в июле 2017 года построил здание. Срок службы — 12 лет. ИП закончит амортизировать здание в июле 2028 года. Тогда срок хранения документов начнет течь с 1 января 2029 года и закончится 31 декабря 2033 года. |
| Договоры и соглашения по сделкам | 5 лет | С даты, когда договор или соглашение прекратили действовать. |
Штрафы за отсутствующие документы у ИП
| Кто требует | Размер штрафа |
| ИФНС | От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ |
| ФСС | От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ) |
| Трудинспекция | От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Росалькогольрегулирование | От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ) |
Хранение документов после закрытия ИП
В случае, если индивидуальный предприниматель решил прекратить свою деятельность, ему необходимо сдать текущую документацию в архив.
Кадровые документы сдаются в государственный или муниципальный архив по адресу местожительства ИП. Остальные документы — в частную архивную компанию.
Сроков передачи документов в архив нет.
Важно! Налоговая инспекция вправе проверить ИП после прекращения деятельности в течение четырех лет. Если ИФНС запросила документы, которые ИП сдал в архив, придется запрашивать копии.
Ответственность за непредставление документов из-за порчи
Если предприниматель не может предоставить затребованные налоговой инспекцией документы и это происходит более двух раз, к вам могут быть применены административные меры наказания. Минимальная сумма штрафа составляет не менее 10 000 рублей.
Важно! В случае утери документов, их необходимо восстановить. Если это можно запросить у контрагентов, то попросите повторно, объяснив причину и написав официальный запрос. По крайней мере будет подтверждение, что вы обращались с просьбой о предоставлении дубликатов.
А вот если учетные документы были утрачены в связи с кражей, или в следствии стихийных бедствий — пожар, наводнение, затопление помещения. то ситуация становится сложнее. Для этого понадобиться произвести расследование, подробно указав причины произошедшего. В зависимости от документа и назначается служба для ведения расследования. После чего составляется акт и передается в налоговую инспекцию как подтверждение.
Регистрационные документы запрашиваются в ИФНС по заявлению на каждый документ, а также придется оплатить государственную пошлину в размере 300 рублей.
Важно! Хранить документы свыше установленного законодательством срока нет смысла, их лучше утилизировать с помощью специального оборудования или сжечь, однако заранее убедитесь, что именно эти документы уже подлежат уничтожению.
Таким образом, можно сделать вывод, что документы необходимо хранить. И хранить лучше в специально отведенном для этого месте, например, в несгораемом шкафу для надежности. А также систематизировать их, чтобы проще было ориентироваться, собрать по папкам и каждую подписать. Ведь когда порядок в бумагах легче работать и предоставлять для проверок данные.
Читайте также статью: → Уменьшение налога УСН 6% для ИП.
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?
Ответ:
Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.
2.Вопрос №2:
Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?
Ответ:
Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.
Загрузка...