В перечень необходимых документов для перевозки товара (груза) либо пассажиров на постоянной, систематической основе в целях коммерческой деятельности на транспортном средстве входит путевой лист.
Путевой лист («путевка») — это бумажный документ, в соответствии с которым водитель управляет транспортным средством.
Документ содержит информацию о транспортном средстве и о водителе, который управляет авто. Использование документа «путевка» организациями и фирмами, который позволяет осуществлять контроль за работой водителя, т.е. использование соответствующих норм топлива и реальный пробег автомобиля.
Содержание путевого листа:
- номер путевого листа, так как он относится к бланкам строй отчетности
- наименование юр. лица либо ФИО ИП, что предоставили водителю «путевку»;
- ФИО водителя, которому предоставлено право управлять автомобилем;
- сведение об автомобиле (марка, госномер и т.д.);
- маршрут, по которому передвигается автомобиль.
- штамп юр. лица или ИП, который выдан путевой лист;
- дата и время убытия/прибытия автомобиля;
- информация, когда был произведен медосмотр водителя с обозначением даты и ФИО медицинского работника и соответственно результат, т.е. «допуск»
- подпись инженера-механика, проводившего технический осмотр автомобиля
Каждая «путевка» имеет регистрацию в соответствующем журнале. Журнал и заполненные путевые листы имеют срок хранения от 5 лет.
Используя путевой лист, предприятие ведет учет:
- за работой водителя;
- по расходам топлива;
- по реальному пробегу автомобиля.
Таким образом, организация или ИП могут самостоятельно разработать форму путевого листа.
Читайте также статью: → Как списать бензин без путевого листа.
Обязательные требования по наличию «путевки»
Оформление путевки зависит от рода деятельности владельца авто. Нормативная база правил дорожного движения не предусматривает перечень случаев, когда необходимо иметь путевой лист, но в отдельном пункте 2.1.1 имеется обязанность для водителя, перевозящего товар (груз), пассажиров предъявить соответствующий документ инспектору ГИБДД по требованию.
Перед отправкой по маршруту следования водителю необходимо оформить «путевку».
Все необходимые требования по порядку оформления «путевок» для водителя установлены в законе федерального уровня «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и в приказе «Минтранса» Российской Федерации («Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»).
Также путевой лист, является одним из обязательных документов в бухгалтерском и налоговом учете, т.е. это документ на основе которого происходит учет затрат (расходов) для учета в целях налогообложения соответствующих операций.
Транспортные средства, на которые оформляется путевой лист
В нормативно-правовых актах содержится информация о том, что при каких случаях обязательное оформление путевого листа.
К таком относятся:
√перевозка пассажиров;
√перевозка багажа;
√перевозка груза (товара) всеми видами наземного автотранспорта.
Также имеются отдельные транспортные средства, на которые нет необходимости оформления «путевки», на следующие транспортные средства:
- Автотранспортное средство, владельцем которого является физ. лицо, при условии, что данное транспортное средство применяется в личных целях, а не для осуществления коммерческой деятельности.
- Автотранспортное средство, в ведении хоз.субъекта, у которых не возникает потребность учета по расходу топлива для документального подтверждения соответствующих расходов. Например, ИП, применяющий упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «доходы».
Срок действия путевого листа
Срок, на который может быть оформлен путевой лист от 1 рабочего дня до 1 месяца. На более длительный срок оформление путевки не предусмотрено. Если автотранспортное средство посменно используют разные водители, то путевой лист оформляется на каждого водителя отдельно.
Ответственность за отсутствие путевого листа
На основании ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ и ст.12.31.1 КоАП РФ осуществляется контроль за соблюдением норм законодательства об ответственности по отсутствию путевых листов. Данными статьями руководствуются и сотрудники ГИБДД.
Согласно КоАП может быть установлены следующие штрафные санкции:
- за вождение транспорта без путевого листа предусмотрена административная ответственность, которую несет водитель и соответсвенно установлен штраф в размере 500 руб., иногда водитель может обойтись лишь замечанием, что мало вероятно;
- за нарушение норм законодательства по оформлению путевого листа на должностное лицо (руководитель юр. лица либо ИП) может быть наложен штраф в размере 20 тыс. рублей;
- штраф в размере 100 тыс. рублей может быть наложен на юридическое лицо.
Одновременно могут быть применены все вышеуказанные штрафные санкции. Для лиц, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица (ИП) штраф выписывается в том же размере, что и для организаций, имеющих статус юридического лица.
В случае, если юридическое лицо и индивидуальный предпринимателй не применяют путевые листы, то во избежание штрафных санкций для водителя необходимо оформление доверенности.
Для подтверждения, документального и обоснованного затрат на приобретение ГСМ и соответственно исключения их из налогооблагаемой базы возникает обязанность оформления путевых листов. Чек с заправочной станции без наличия путевого с заправочных станций не являются – бланком строгой отчетности и не может быть принят к учету затрат.
Штрафные санкции за некорректное заполнение «путевки»
Штрафные санкции за некорректное заполнение «путевки» нормами КоАП РФ предусмотрен в размере от 3-30 тыс. руб. Размер штрафа зависит от субъекта, т.е. – это может быть водитель, руководитель, юр. лица, ИП.
Порядок заполнения «путевки» включает следующее:
- номер путевого листа, так как он относится к бланкам строй отчетности
- наименование юр. лица либо ФИО ИП, что предоставили водителю «путевку»;
- ФИО водителя, которому предоставлено право управлять автомобилем;
- сведение об автомобиле (марка, госномер и т.д.);
- маршрут, по которому передвигается автомобиль.
- штамп юр. лица или ИП, который выдан путевой лист;
- дата и время убытия/прибытия автомобиля;
- информация, когда был произведен медосмотр водителя с обозначением даты и ФИО медицинского работника и соответственно результат, т.е. «допуск»
- подпись инженера-механика, проводившего технический осмотр автомобиля
Нарушение порядка дает право сотруднику ГИБДД наложить штрафные санкции.
Штрафные санкции за отсутствие штампа медицинского осмотра в «путевке»
За отсутствие штампа по медицинскому осмотру влечет наложение штрафа в размере 30 тыс. рублей – для компаний (организаций), 5 тыс. рублей – на должностные лица. В случае если поездка оформлена удалённо, и соответственно отсутствует штамп осмотра, то данный факт не является основанием для освобождения штрафных санкций. Медицинский осмотр водители является неотъемлемой частью для осуществления перевозок.
Читайте также статью: → Учет ГСМ по путевым листам.
В заключении
Для предотвращения применения сотрудниками ГИБДД штрафных санкций и дальнейшего разбирательства в судебных инстанциях, экономии денежных средств, времени и т.д. наилучшем вариантом будет выдача путевого листа водителю, с корректным заполнением всех необходимых реквизитов. Также путевой лист необходим и частным предпринимателям, которые осуществляют свою деятельность на собственном автомобиле.
Для подтверждения, документального и обоснованного затрат на приобретение ГСМ и соответственно исключения их из налогооблагаемой базы также необходимо оформления путевых листов.
Стоит помнить: в путевых листах должны быть обязательно проставлены отметки о дате и времени предрейсового контроля о техническом состоянии автотранспортного средства и отмотки медицинского обследования водителя, который управляет данное транспортное средство.
Загрузка...