Сдача отчетности через интернет

Обработка документации и подача отчетности в контролирующие органы – одна из основных функций бухгалтера. Благодаря изменениям в законодательстве, процедура документооборота между организациями и органами налоговой службы была упрощена – теперь ИП и юрлица могут подавать отчеты в электронном виде. В таком же формате подается отчетность в Росстат и внебюджетные фонды. Все подробности о том, как предоставить отчет контролирующим службам в электронном виде, Вы найдете в нашей статье.

Общие положения

Отчеты в налоговые и статистические органы – обязательные для предоставления документы, порядок составления и сроки подачи которых регламентированы на законодательном уровне.  Основание для составления отчетов – данные о деятельности организации или предпринимателя. Ранее отчетность в контролирующие органы подавалась на бумажном носителе согласно утвержденных бланков. Но с 01.01.2014 у субъектов хозяйственной деятельности появилось обязательство отчитываться в электронном виде. С одной стороны, у данного способа отправки документов существует ряд преимуществ: Вам не нужно тратить время на посещение налоговой или Росстата, нет необходимости стоять в очередях для передачи документа специалисту службы. Но с другой стороны у многих организаций возникают сложности на начальном этапе, в процессе организации документооборота, так и непосредственно при оформления отчета. Ниже мы постараемся прояснить ситуацию и сделать процесс составления и отправки отчетов более простым и понятным.

Кто обязан подавать отчеты в электронном виде

Перед тем, как Вы начнете разбираться в процедуре подготовки и отправки электронных отчетов, Вам следует убедиться, нужно ли Вам их подавать. Закон предусматривает, что прямую обязанность на подачу он-лайн отчетов имеют не все категории хозяйствующих субъектов (ИП или юрлица). Итак, Вы должны предоставлять отчеты в электронном виде, если:

• Вы зарегистрированы как ИП и имеете наемных работников, среднесписочная численность которых более 25 человек. В таком случае Вы должны отчитываться в ПФ и ФСС как страхователь. Аналогичный критерий действует для уже функционирующих организаций, а также вновь созданных или реорганизованных фирм;
• Вы как налогоплательщик (ИП или юрлицо) имеете среднесписочную численность работников более 100. Тогда Вы обязаны отчитываться в налоговую в электронной форме (речь идет о подаче налоговой декларации). Если фирма вновь создана или реорганизована, то электронную декларацию стоит подавать в случае, если в месяц создания численность работников была более 100;
• Ваша организация находится на учете ФНС как крупный налогоплательщик;
• Вы имеете статус плательщика НДС. В данной ситуации подавать электронный отчет Вам придется в любом случае, даже если численность работников ниже необходимого ограничения (100 человек). То же касается налоговых агентов.

Что касается Росстата, то в законе № 402-ФЗ нет прямого указания о том, что статистические отчеты должны подаваться исключительно в электронном виде. Тем не менее, в 2015 был разработан законопроект, обязующий экономических субъектов отчитываться перед Росстатом в электронной форме. Как известно, количество статистических отчетов, которые подают организации и предприниматели, достаточно велико. В связи с этим справедливо будет сказать, что электронный формат имеет несомненные преимущества по сравнению с бумажным: это касается и временных затрат на посещение службы статистики, и финансовых расходов (канцелярские, почтовые, транспортные), и возможности проверки правильности заполнения формы. Поэтому считаем инициативу относительно введения электронных отчетов статистики справедливой и экономически обоснованной.

Выбираем: электронные или бумажные отчеты

Стоит сказать, что не во всех случаях субъекты хозяйствования обязаны отчитываться в органы контроля он-лайн. Вы имеете право избрать бумажный формат документации, если:

• Вы подаете отчетность во внебюджетные фонды и при этом имеете наемных сотрудников в количестве равном 25 человекам и менее;
• Вы оформили ИП и (отчитываетесь от имени фирмы) с работниками до 100 человек (кроме НДС-ников и крупных налогоплательщиков);
• Вы отчитываетесь в органы статистики, при этом имеете работников до 15 человек, выручку – до 60.000.000 в год (согласно условиям законопроекта).

Что необходимо для отправки электронных отчетов

Для того, чтобы выполнить обязательства перед органами статистики и налоговой, необходимо несколько основных составляющих.

Программа для отправки документов

Электронная система позволяет Вам формировать и отправлять формы в электронном виде. Все бланки в системе всегда актуальны и соответствуют необходимым законодательным требованиям. Система проверяет данные на правильность внесения данных: если Вы заполнили информацию некорректно или внесли цифру не в ту графу, система сигнализирует об этом. Также программа контролирует сроки подачи отчетности. При просрочке отчета Вы получите информацию о штрафах и пенях, а также прочей ответственности за несоблюдение сроков подачи документов.

Средства подписи и сертификат

Аналогично документам на бумажном носителе, электронную форму отчета нужно подписать перед отправкой. Для этого Вам понадобится электронный ключ и сертификат. И сертификат КЭП, и средство подписи Вам выдадут центры, специализирующиеся на оказании подобных услуг и имеющие соответствующую лицензию.

Договор с оператором связи

Для полноты процесса Вам необходимо заключить соглашение с оператором он-лайн документооборота. Именно спецоператор занимается отправкой отчета с Вашего компьютера на сервер фискальной службы. Оператор обеспечивает полное сопровождение отчетности, контролирует и устраняет сбои и неполадки, подтверждает дату и время поступления документа. В настоящее время существует множество поставщиков услуг, которые совмещают в себе все необходимые компоненты. Оператор также берет на себя обязанности по подключению Вас (как ИП или юрлицо) к системе документооборота ПФ, Росстата или налоговой. Это позволяет Вам как абоненту просто и без проблем отчитываться в контролирующие органы.

Специфика подачи отчетов ИП и юрлицами

В силу специфики деятельности механизм электронного документооборота для юрлиц и ИП отличается друг от друга. В связи с этим для каждой из категорий субъектов хозяйствования существует наиболее приемлемый способ подачи отчетов. Рассмотрим основные их них.

Вопрос — ответ по сдаче отчетности через интернет

Вопрос: Сидоренко Г.Л. зарегистрировал ИП. Для того, чтобы сдавать отчетность в электронном виде, Сидоренко должен подключиться к системе документооборота ПФ и ФСС. Какие документы для этого понадобятся?

Ответ: Сидоренко должен написать заявление о подключении его как ИП к системе документооборота, после чего заключить соответствующие соглашения с ПФ и ФСС. После этого обмен электронными документами между Сидоренко и внебюджетными фондами будет разрешен.

Вопрос: ООО «Фаворит» является плательщиком НДС. Для подачи налоговой декларации по НДС «Фаворит» должен получить ключ электронной цифровой подписи. Ключ необходим для подписания документа перед отправкой. На кого должен быть оформлен ключ ЭЦП?

Ответ: Так как декларация по НДС подписывается руководителем, то ключ должен быть оформлен на директора «Фаворита» (либо лицо, его заменяющего, или имеющего доверенность на подписание подобных документов).

Вопрос: ИП Серов отправил отчет в ПФ в электронном виде. В какой срок Серов должен получить уведомления со стороны ПФ?

Ответ: Согласно регламенту, фонд принимает документы на проверку, о чем Серов получает уведомление по сроку 4 дня с момента отправки. Далее следует процесс проверки, который занимает еще 6 дней. Если все заполнено правильно, что в течение 10 дней после отправки Серов будет проинформирован о том, что отчет принят ПФ.